Resolución número 0703 de 2013, por la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio
| Emisor | Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio |
| Número de Boletín | 48985 |
El Ministro de Vivienda, Ciudad y Territorio, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en la Ley 87 de 1983, las Resoluciones 354 y 356 de 2007 de la Contaduría General de la Nación y en especial las conferidas en el Decreto-ley 3571 de 2011 artículo 6º numerales 12 y 17
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad})publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado".
Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política, en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.
Que en el parágrafo del artículo 1º de la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 establece: - "El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal".
Que el artículo 4º de la Ley 87 de 1993 señala, entre otros, como elementos de control, la simplificación y aplicación de normas y procedimientos por parte de los organismos o entidades de las ramas del poder público.
Que mediante Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007 se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación.
Que mediante Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007 de la Contaduría General de la Nación se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública de obligatorio cumplimiento por todos los entes públicos.
Que en consecuencia es necesario reglamentar la clasificación, codificación y administración de bienes tomando como referencia las normas vigentes en materia de administración y el PGCP (Plan General de la Contabilidad Pública) expedido por la Contaduría General de la Nación.
Que el Decreto 734 de 2012 artículo 3.7.2.1 y siguientes establece el procedimiento para la enajenación y donaciones de los bienes que sean propiedad de las entidades públicas lo que es de obligatorio cumplimiento por parte del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio.
Que de conformidad con lo expuesto, se requiere expedir el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Ministerio que permita dar cumplimiento a lo establecido en las normas antes citadas, de modo que se garantice el normal y eficiente uso de los bienes del Ministerio ajustados a las normas que lo reglamenten.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
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OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer las políticas y lineamientos generales para la administración y manejo de los Bienes del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, de conformidad con la normatividad vigente en la materia.
Diseñar, unificar y establecer los métodos, normas y procedimientos para el manejo, registro, bajas, responsabilidad, control y comercialización de los bienes de propiedad del Ministerio para que sirvan de guía e instrumentos de consulta permanente con el trámite administrativo de dichos bienes.
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CLASIFICACIÓN Y DEFINICIONES 2.1. Marco conceptual de los bienes
2.1.1. Concepto de bien
Son todos los bienes tangibles e intangibles que posee el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, para el desarrollo de su cometido estatal. Se manejarán y controlarán de acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.
2.1.2. Clasificación de los bienes
2.1.2.1. Bienes tangibles
Son bienes que ocupan un espacio y tienen un valor de acuerdo con sus especificaciones físicas y técnicas.
2.1.2.1.1. Muebles
Cualesquiera bienes que puedan trasladarse de un lugar o sitio.
2.1.2.1.1.1. En tránsito
Comprende la propiedad, planta y equipo que se encuentra en trámite de transporte, legalización, importación o entrega, por parte de los proveedores o terceros responsables.
2.1.2.1.1.2. Bienes devolutivos
Se clasifican en este grupo aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque se deterioren y perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza, y que su vida probable es superior a un año. También, porque deben ser devueltos por los funcionarios o contratistas, a quienes la administración se los entregó para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas.
2.1.2.1.1.2.1. Bienes muebles en bodega
Representa el valor de los bienes muebles, adquiridos a cualquier título, que tienen las características de permanencia, consumo y explotación, para ser utilizados en el futuro por parte de las dependencias del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, en desarrollo de su función administrativa o en cumplimiento de la misión. Es el conjunto de bienes nuevos tanto devolutivos como de consumo, en los almacenes del Ministerio.
2.1.2.1.1.2.2. Bienes muebles en mantenimiento
Representa el valor de los bienes muebles, que requieren mantenimiento preventivo o correctivo, con el fin de recuperar y conservar la capacidad normal de producción y utilización del bien.
2.1.2.1.1.2.3. Bienes muebles no explotados
Representa el valor de los bienes muebles, que por características o circunstancias especiales diferentes al mantenimiento no están siendo utilizados por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Es el conjunto de bienes usados que han sido devueltos a los almacenes del Ministerio.
2.1.2.1.1.3. Bienes de Consumo
Son todos aquellos bienes no retornables que se necesitan para el normal funcionamiento del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Se caracterizan porque se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen, como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de los nuevos. No son objeto de depreciación, provisiones y amortización.
2.1.2.1.1.4. Bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados
Es la propiedad, planta y equipo a la cual se le reconoció contablemente, el 100% de su capacidad operativa, puede o no encontrarse en servicio. Los bienes depreciados en su totalidad o cuyo valor en libros sea igual a cero (0), y que se encuentren en uso, se mantendrán en la cuenta propiedades, planta y equipo, respectiva.
2.1.2.2. Construcciones en curso
Corresponde a todos los costos y demás cargos incurridos en el proceso de edificación o ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en condiciones de ser utilizados en las labores productivas, operativas o administrativas del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.
2.1.2.3. Bienes inmuebles
Bienes inmuebles considerados como aquellos que no se pueden trasladar de un lugar a otro sin su destrucción o deterioro como terrenos, minas, etc., y los adheridos permanentemente a ellos como edificios, casas, construcciones, etc.,
2.1.3. Bienes intangibles
Son todos aquellos bienes que no tienen ninguna forma física, pero que tienen un valor a causa de los derechos o privilegios que confieren al Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio. Los intangibles deben registrarse por el costo histórico, entendiéndose como tal, el costo de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo, como son: las licencias, software, patentes, marcas y derechos, entre otros.
2.1.4. Propiedad, planta y equipo
Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, y por tanto, no están destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales y siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año, entendiéndose esta como, el tiempo o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien. Son objeto de: depreciación, provisión, valorización y amortización. Incluye los bienes para uso permanente recibidos sin contraprestación de otras Entidades Públicas del Gobierno Nacional.
2.1.4.1. Bienes de uso permanente sin contraprestación
Comprende los bienes recibidos por las dependencias del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio de Entidades del Gobierno Nacional, para ser utilizados de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución, sin que medie, el traslado de la propiedad, ni el reconocimiento de contraprestación alguna.
2.1.5. Conceptos que afectan el valor de los bienes
2.1.5.1. Depreciación
Reconocimiento racional y sistemático de la pérdida de capacidad operacional de la propiedad, planta y equipo, por el uso u otros factores normales, teniendo...
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