Resolución número 003676 de 2013, por la cual se establecen los requisitos y parámetros mínimos del Sistema de Control Interno por parte de los Operadores de Servicios Postales de Pago y se deroga la Resolución 2706 de 2010
| Emisor | Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones |
| Número de Boletín | 48919 |
El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en ejercicio de sus facultades legales, y en especial de las que le confiere el parágrafo 2º del artículo 4º de la Ley 1369 de 2009, el Decreto 2618 de 2012 y,
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1369 de 2009 señala el régimen general de los servicios postales y a su vez el artículo 1º de la misma establece que son considerados un servicio público en los términos del artículo 365 de la Constitución Política y que por tal motivo dicha actividad se encuentra sometida a la regulación, vigilancia y control del Estado, con sujeción a los principios de calidad, eficiencia y universalidad;
Que el artículo 2º de la citada ley establece dentro de los objetivos de intervención del Estado el de asegurar la prestación eficiente, óptima y oportuna de los servicios postales;
Que con fundamento en su potestad de intervención, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones expidió la Resolución 2706 de 2010, mediante la cual fijó los requisitos y parámetros que debían tener en cuenta las personas interesadas en obtener habilitación como Operadores Postales de Pago en términos de la implementación del sistema de control interno, a efecto de lograr una adecuada supervisión de los sistemas de administración de riesgos que se generen en el giro ordinario de sus negocios postales;
Que en cumplimiento de la obligación prevista en el artículo 8º numeral 8 de la Ley 1437 de 2011, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones publicó para comentarios de los interesados el proyecto de resolución que actualmente se expide, desde el 14 de junio de 2013 hasta el 9 de julio de 2013, lapso durante el cual se recibieron diversos comentarios que fueron tenidos en cuenta para la redacción final del proyecto normativo;
Que con el fin de precisar las actividades que deben realizar los Operadores de Servicios Postales de Pago en materia del control interno cuando desarrollen actividades a través de colaboradores, y actualizar los requerimientos en materia de control interno de cara a las recomendaciones internacionales más recientes, particularmente las contenidas en el "Internal Control Integrated Framework 2013" emitido por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO por sus siglas en inglés), es necesario sustituir integralmente las disposiciones contenidas en la Resolución 2706 de 2010;
Que de conformidad con los conceptos emanados de la Delegatura para la Protección de la Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y en particular el oficio radicado bajo el número 13-171043-6 del 21 de agosto de 2013, los Operadores Postales de Pago enfrentan diversos riesgos que deben ser regulados en el marco del servicio público que prestan. Así mismo, el nuevo marco regulatorio para los Operadores Postales de Pago deberá contener las reglas mínimas de manera que no genere barreras a la entrada de nuevos participantes, adicionales a aquellas exigidas por la ley;
Que sin perjuicio de lo anterior, las reglas aplicables a los operadores de pago deben ser claras y homogéneas de forma que no generen disparidades y asimetrías con las reglas aplicables a otros sectores;
Que en virtud de lo expuesto;
RESUELVE:
La presente resolución tiene por objeto establecer los lineamientos generales que en materia de control interno deben atender los Operadores de Servicios Postales de Pago.
Los Operadores de Servicios Postales de Pago deben implementar y desarrollar un Sistema de Control Interno (SCI), atendiendo los requisitos establecidos en la presente resolución. En consecuencia, las juntas directivas, los consejos directivos de los Operadores de Servicios Postales de Pago o el órgano que haga sus veces, deben definir las políticas y diseñar los procedimientos de control interno que se imple-mentarán y verificar que los mismos se ajusten a las necesidades de la entidad, de manera que les permita desarrollar adecuadamente su objeto social y alcanzar sus objetivos, en condiciones de seguridad, transparencia y eficiencia.
Control Interno. El control interno es un proceso realizado por personas, capaz de proveer seguridad razonable y de adaptarse a la estructura de cada entidad, orientado a la consecución de los objetivos relacionados con las operaciones, el reporte y el cumplimiento.
Sistema de Control Interno. Se entiende por Sistema de Control Interno (SCI) el conjunto de políticas, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación
establecidos por la junta directiva u órgano equivalente, la alta dirección y demás funcionarios de una organización para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos que se señalan en el artículo 4º de la presente resolución.
Cliente. Es la persona natural o jurídica con quien el Operador de Servicios Postales de Pago establece relación de origen legal o contractual, para la realización de sus servicios.
Colaboradores. Personas naturales o jurídicas que disponen de puntos de atención al público con las cuales el Operador de Servicios Postales de Pago realiza un contrato para ofrecer sus servicios a través de una red o grupo de redes.
Proveedor. Persona natural o jurídica que abastece con artículos o servicios que apoyan al Operador de Servicios Postales de Pago o a la empresa.
Usuario. Es la persona natural quien, sin ser cliente, utiliza los servicios de un Operador de Servicios Postales de Pago.
El SCI que implementen los Operadores de Servicios Postales de Pago, deberá permitirles cumplir con los objetivos operativos, de reporte y de cumplimiento que a continuación se describen.
4.1. Objetivos operativos:
Los objetivos operativos se refieren a la eficiencia y eficacia de las operaciones del Operador de Servicios Postales de Pago. Para el efecto, se entiende por eficacia la capacidad de alcanzar las metas y/o resultados propuestos; y por eficiencia la capacidad de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, energía y tiempo. Tales objetivos deben orientar al Operador de Servicios Postales de Pago a la consecución del objeto social.
Los objetivos operativos se refieren además a la prevención y mitigación de la ocurrencia de fraudes, originados tanto al interior como al exterior del Operador de Servicios Postales de Pago, así como a la evaluación y gestión adecuada de los riesgos.
4.2. Objetivos de información o de reporte:
Los objetivos de información o de reporte se refieren al incremento de la oportunidad y transparencia de la información generada por el Operador de Servicios Postales de Pago, por sus colaboradores y proveedores, cuya confiabilidad constituye un factor de suma importancia en las relaciones con los diferentes sectores o grupos de interés con los cuales se interrelaciona la organización.
4.3. Objetivos de cumplimiento:
Los objetivos de cumplimiento se refieren a la observancia y acatamiento de la norma-tividad aplicable a los Operadores de Servicios Postales de Pago.
Los Operadores de Servicios Postales de Pago deben implementar o ajustar su SCI a los requisitos mínimos establecidos en la presente resolución, en forma tal que el mismo resulte acorde con: (i) el tamaño de la entidad; (ii) su objeto social; (iii) el número y monto de giros postales que realicen; (iv) así como del tipo y número de actividades desarrolladas directamente o por cuenta de sus colaboradores y proveedores, teniendo en cuenta la relación beneficio/costo.
Sin perjuicio de lo anterior, los Operadores de Servicios Postales de Pago deben atender adicionalmente las normas especiales que en materia de gestión de ciertos riesgos se establecen en las demás disposiciones vigentes, en la medida que los sistemas de administración de riesgos que resultan aplicables a los Operadores de Servicios Postales de Pago es, no son independientes del SCI sino que forman parte integral del mismo.
El SCI deberá considerar especialmente, todas las actividades que realicen los Operadores de Servicios Postales de Pago a través de colaboradores, entendiendo que en ningún caso podrá trasladarse su responsabilidad a aquellos. Es decir, el Operador de Servicios Postales de Pago sólo entrega la ejecución de la labor o actividad encomendada mas no la responsabilidad que se derive de su realización, la cual conservará siempre.
Los Operadores de Servicios Postales de Pago deberán contar con un manual del SCI en donde se desarrollen todos los aspectos señalados en la presente resolución. Tales manuales deben incluir un capítulo específico en donde se establezcan las políticas, procedimientos y demás aspectos relacionados con las actividades contratadas con los colaboradores y proveedores.
Adicionalmente, con respecto a la implementación del sistema de control interno, el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones podrá exigir a través de la supervisión in situ o extra situ, toda la información que estime pertinente en ejercicio de sus atribuciones legales.
Para los efectos de la presente resolución, los Operadores de...
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