Resolución número 500-000201 de 2014, por medio de la cual se definen los grupos internos de trabajo que en adelante conformarán la Superintendencia de Sociedades
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Sociedades |
| Número de Boletín | 49310 |
El Superintendente de Sociedades, en uso de sus atribuciones legales, reglamentarias, y en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los numerales 15 y 20 del artículo 8º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que según lo establecido en el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o Entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.
Que de acuerdo a lo señalado en el inciso tercero del precitado artículo, en el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades así como las demás normas necesarias para su funcionamiento.
Que el Decreto número 1023 del 18 de mayo de 2012 modificó la estructura de la Superintendencia de Sociedades, haciéndose necesario adecuar la estructura interna a los lineamientos previstos en el mencionado decreto.
Que el artículo 9º de la Ley 489 de 1998, por medio de la cual se regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de organización y funcionamiento de la Administración Pública, en materia de delegación dispuso:
"Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias.
(...)
"sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, los representantes legales de organismos y Entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa, podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente ley".
Parágrafo. Los representantes legales de las Entidades descentralizadas podrán delegar funciones a ellas asignadas, de conformidad con los criterios establecidos en la presente ley, con los requisitos y en las condiciones que prevean los estatutos respectivos".
Que de conformidad con artículo 8º el Decreto 1023 de 2012, son funciones del Superintendente de Sociedades, entre otras:
"(.)
15. Expedir los actos administrativos que le corresponden como Jefe del Organismo;
(.)
20. Asignar, reasignar y distribuir las competencias de las distintas dependencias de la Superintendencia para el mejor desempeño en la prestación del servicio;
(.)".
Que en el marco de los principios de eficiencia y celeridad que se predican de la actuación administrativa, es necesario garantizar el desarrollo adecuado de las funciones asignadas a la Superintendencia de Sociedades, estableciendo los grupos internos de trabajo en un único acto administrativo compilatorio, por lo que se expidió la Resolución 500-002812 de 16 de junio de 2014 por la cual se definen los grupos internos de trabajo que en adelante conformarán la Superintendencia de Sociedades y derogó la Resolución número 511-0046064 de 2012.
Que mediante Memorando número 2014-01-450268 de 3 de octubre de 2014, la Dele-gatura de Asuntos Económicos y Contables solicita se realicen ajustes a funciones propias de esas Dependencias.
Que previamente la Subdirección Financiera y el Grupo de Notificaciones mediante correo electrónico solicitaron ajustes de redacción en artículos que se ocupaban de funciones a su cargo.
Que con ocasión del ejercicio de Arquitectura Empresarial y capacitaciones realizadas a la Oficina de Planeación se encontró pertinente la asignación de funciones de seguimiento a proyectos de la Entidad (PMO).
Que como consecuencia de lo anterior,
RESUELVE:
Despacho del Superintendente de Sociedades y sus Dependencias
1.1. Dependencias y sus grupos.
1.1. Oficina Asesora de Planeación.
1.1.1. Grupo de Arquitectura de Negocio y del Sistema de Gestión Integral.
1.1.2. Oficina Asesora Jurídica. 1.1 2.1. Grupo de Defensa Judicial.
1.1.3. Dirección de Informática y Desarrollo.
1.1.3.1. Grupo de Sistemas y Arquitectura de Tecnología.
1.1.3.2. Grupo de Innovación, Desarrollo y Arquitectura de Aplicaciones.
1.2. Grupo interno de trabajo del Despacho del Superintendente. 2.2.1. Grupo de Registro de Especialistas.
El Grupo del Sistema de Arquitectura de Negocio y del Sistema de Gestión Integral, adscrito a la Oficina Asesora de Planeación, tendrá las siguientes funciones:
2.1. Apoyar a la alta dirección a definir, difundir y mantener la política y los principios de gestión de la calidad y de Seguridad de la Información; así como de las demás nomas que la Entidad decida adoptar.
2.2. Apoyar a la Alta Dirección a Definir, Difundir y Mantener la Política de Gestión Integrado.
2.3. Apoyar a la toma de acciones para la correcta implementación y mantenimiento del SGI.
2.4. Coordinar el proceso de revisión por la dirección para evaluar el sistema de gestión integral.
2.5. Administrar el sistema de gestión de calidad garantizando la actualización de los documentos en la intranet, el control de documentos y registro y alineación de cambios que afecten el sistema.
2.6. Orientar y asesorar a todas las dependencias en materia de mejoramiento continuo del Sistema de Gestión integrado (Calidad y seguridad de la Información) (Equipos de mejora, sugerencias a los programas de mejora.)
2.7. Apoyar a todas las dependencias de la institución en las auditorías de los Entes de Certificación.
2.8. Apoyar a las dependencias en los planes de mejoramiento para la corrección de las no conformidades derivadas de las auditorías de los entes certificadores.
2.9. Participar y apoyar en programas de sensibilización y capacitación del sistema de gestión integrado.
2.10. Adelantar las estrategias y labores necesarias para el seguimiento de la Arquitectura de Negocio en la Entidad, realizando el apoyo frente a la toma de decisiones en las iniciativas para transformar en proyectos las soluciones potenciales que se generen en el desarrollo de la Arquitectura Empresarial.
2.11. Proyectar conceptos sobre la Arquitectura de Negocio en la Entidad, dirigido al apoyo en la toma de decisiones sobre proyectos que puedan transformar políticas o las definiciones de procesos.
2.12. Realizar las actividades para atender los requerimientos de la arquitectura de negocio de la Entidad.
2.13. Identificar e Implementar cambios a la Arquitectura de Negocio establecida para que se adecue a las necesidades funcionales de la Entidad.
2.14. Efectuar la administración de la herramienta de arquitectura empresarial.
2.15. Mantener actualizado el repositorio de documentos de la Arquitectura de Negocio, y cuando aplique se incorpore y mantenga dentro del Sistema de Gestión Integrado.
2.16. Apoyar la socialización de las políticas y lineamientos de la Arquitectura de Negocio de la Entidad.
2.17. Realizar el seguimiento a las nuevas tendencias y buenas prácticas que apliquen a la Arquitectura Empresarial dentro del área de su competencia.
2.18. Mantener actualizado el Catálogo de Código de trámites de documentos radicados en la Superintendencia para su registro, seguimiento y control.
2.19. Las demás funciones que le asigne el Superintendente de Sociedades o el Superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.
Parágrafo. Corresponde a la Jefatura de la Oficina Asesora de Planeación desarrollar las siguientes actividades, relacionadas con los proyectos derivados de la Arquitectura Empresarial:
1. Mantener actualizado el portafolio de proyectos de la Superintendencia de Sociedades.
2. Definir las metodologías, mejores prácticas y estándares de gestión de proyectos para aplicar en la Superintendencia.
3. Adelantar estrategias y labores necesarias para el seguimiento del portafolio de proyectos.
4. Realizar talleres de lecciones aprendidas.
5. Construir base de conocimiento y socializar lecciones aprendidas de los proyectos.
6. Gestionar la interdependencia del portafolio de proyectos.
7. Realizar capacitaciones en las metodologías (políticas, procedimientos, plantillas) definidas para gestionar los proyectos.
8. Construcción de políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación para gestionar los proyectos.
9. Coordinar la comunicación entre proyectos.
10. Identificar y mantener actualizado el inventario de recursos (Capacidades) del portafolio de proyectos.
El Grupo de Defensa Judicial, adscrito a la Oficina Asesora Jurídica, tendrá las siguientes funciones:
3.1. Estudiar las solicitudes de conciliación extrajudicial y preparar el documento objeto de decisión por parte del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
3.2. Asistir a las diligencias de conciliación extrajudicial, en representación de la Entidad.
3.3. Preparar el poder que otorgará el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica para la defensa extrajudicial y judicial de la Entidad.
3.4. Llevar la representación judicial de la Entidad en los procesos en que haya sido vinculada como parte.
3.5. Adelantar las acciones judiciales en que tenga interés la Superintendencia de Sociedades, tales como acciones de repetición.
3.6. Hacer el seguimiento a los trámites judiciales y extrajudiciales ante despachos judiciales y Procuradurías Administrativas.
3.7. Garantizar una correcta defensa de los...
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