Acuerdo número 002 de 2014, por el cual se actualiza el Manual de Políticas y Procedimientos del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sarlaft) - 24 de Febrero de 2014 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 494458526

Acuerdo número 002 de 2014, por el cual se actualiza el Manual de Políticas y Procedimientos del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sarlaft)

EmisorEntidades Financieras de Naturaleza Especial - Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior
Número de Boletín49074

La Junta Directiva, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias en especial de las que le confiere la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, el numeral 1 del artículo del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, transformó al Icetex en una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, cuyas operaciones financieras son vigiladas, inspeccionadas y controladas por la Superintendencia Financiera.

Que el numeral 4 del Artículo del Decreto 1050 de 2006 faculta a la Junta Directiva del Icetex, expedir conforme a la ley y a los estatutos del Icetex, los actos administrativos que se requieran para el cumplimiento de las funciones y de las operaciones autorizadas al Icetex como entidad financiera de naturaleza especial.

Que la Junta Directiva del Icetex, adoptó mediante Acuerdo 011 del 28 de abril de 2011, el Manual de políticas y procedimientos del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sarlaft) del Icetex, el cual fue modificado por el Acuerdo 040 del 13 de diciembre de 2012.

Que mediante el Acuerdo 040 del 13 de diciembre de 2012, se adoptó el Nuevo Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sarlaft) del Icetex, el cual tiene como finalidad disponer de políticas, mecanismos, procesos, metodologías y controles para que la entidad se proteja de ser utilizada como instrumento por cualquier medio para dar apariencia de legalidad a activos derivados de actividades delictivas (lavado de activos) o para la canalización de recursos dirigidos a la realización de actividades terroristas (financiación del terrorismo) para el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades en cumplimiento de las políticas internas de la Organización como de la normatividad que la regula, especialmente en lo relacionado con la protección frente al lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Que mediante Memorando AOC-2960-007/14 de 21 de enero de 2014, el Oficial de Cumplimiento Suplente del Icetex propuso a la Junta Directiva la actualización del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sarlaft) con el fin de ajustar e incorporar los siguientes cambios relevantes:

  1. Políticas en relación a capacitación de Sarlaft;

  2. Procedimiento para la evaluación de las capacitaciones;

  3. Responsabilidad de los Órganos de Control (Revisoría Fiscal y Control Interno);

  4. Procedimiento para la vinculación de clientes. Personas públicamente expuestas (PEP's);

  5. Procedimiento de Actualización de datos de los beneficiarios de los fondos en administración;

  6. Cambio metodológico en el análisis, medición, y tratamiento de los Riesgos de Sarlaft de acuerdo a la metodología SARO - Acuerdo 018 del 16 de julio de 2013;

  7. Comité de Análisis y reporte de Operaciones Sospechosas - de acuerdo a la Resolución 0613 del 31 de julio de 2013.

Que en sesión del 29 de enero de 2013, la Junta Directiva aprobó la Actualización al Manual de Políticas y Procedimientos del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sarlaft).

En virtud de lo anterior acuerda,

ACUERDA:

Artículo 1º Actualizar el Manual de Políticas y Procedimientos del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sarlaft) en los siguientes aspectos:

1. Capítulo 6, numeral 6.6 "Políticas en relación a capacitación", El Oficial de Cumplimiento coordinará las capacitaciones a través del Grupo de Talento Humano, cumpliendo con lo establecido en el numeral 4.2.3 (Capacitaciones) del Capítulo XI de la Circular Externa 007.

2. Capítulo 7, numeral 7.4.1 "Metodología para el control de Riesgos", Se cambia la metodología en el análisis, medición y tratamientos de los riesgos de Sarlaft, de acuerdo con la Metodología SARO así:

RANGOS DE CALIFICACIONES DE CONTROLES CUADRANTES A DISMINUIR EN LA PROBABILIDAD CUADRANTES A DISMINUIR EN EL IMPACTO
CONTROLES DETECTIVOS, PREVENTIVOS CONTROLES CORRECTIVOS
Entre 0-50 0 0
Entre 51-75 1 1
Entre 76-100 2 2

3. Capítulo 8, numeral 8.2.2 "Producto No Vigilado" B. Procedimiento conocimiento cliente constituyentes y beneficiarios de los Fondos en Administración.

Para el caso de constitución de fondos con entidades privadas, sector cooperativo y mutual e Instituciones de Educación Superior, se describe el procedimiento de conocimiento del cliente a continuación:

El conocimiento del potencial cliente comenzará en el momento en que el Icetex recibe las ofertas de los posibles constituyentes para la conformación de fondos, pues, es a partir de este momento en el que se puede tener certeza de la entidad con la que posiblemente se va a constituir el fondo en administración.

El potencial cliente diligenciará el formulario de vinculación en el momento en que se fijan los compromisos viables entre la entidad y el constituyente.

Una vez diligenciado el formulario de vinculación, el Icetex verificará, directamente o a través de un tercero, que se haya diligenciado correctamente y que haya sido firmado por el Representante Legal del constituyente o por quien este expresamente delegue para tal efecto.

Si el formulario de vinculación es diligenciado y firmado correctamente, el Icetex en la etapa de legalización, suscripción y perfeccionamiento del contrato, directamente o a través de un tercero contratado para tal gestión, verificará la documentación y la información aportada por el constituyente del fondo, y se asegurará que el potencial constituyente, directivos y demás personas que figuran en Cámara de Comercio, no se encuentren reportados dentro de las listas de control o negativos del Icetex.

Previo a la adjudicación de los créditos educativos, el funcionario encargado de la Vice-presidencia de Fondos, remitirá el listado al Oficial de Cumplimiento para cruzarlas contras las listas negativas, una vez este realiza el análisis de la misma, reporta los resultados a la Vicepresidencia de Fondos en Administración para los fines pertinentes. De igual manera, cada vez que realicen adiciones o nuevos aportes a los fondos, se debe remitir el listado al Oficial de Cumplimiento para su respectivo análisis.

Numeral 8.3. "Procedimiento para la vinculación de clientes personas públicamente expuestas (PEP's). Se consideran PEP's a las siguientes personas:

- Personas que manejan recursos públicos: Son personas que por razones de su cargo manejan dineros cuyo titular es el Estado.

- Personas que detentan algún grado de poder público: Son personas que hacen parte de una de las ramas del poder público, gobernadores, alcaldes, etc.

- Personas que gozan de reconocimiento público: Son personas que por razones de la actividad que realizan gozan de autoridad o superioridad.

El Oficial de cumplimiento cuenta con un listado de los clientes clasificados como PEP's, del cual se realiza un monitoreo y revisión constante a través de los diferentes comunicados de prensa para verificar que no se encuentren en listas negativas de Sarlaft y de la misma manera identificar nuevos clientes/beneficiarios PEP's.

En el Icetex, se aplicarán procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que puedan realizar los PEP's, a los clientes/beneficiarios de los productos objeto de inspección, vigilancia y control de acuerdo a la entrada en vigencia del Libro 7 del Título 1 del Decreto 2555 de 2010, que sean colocados y administrados directamente por el Icetex.

4. Capítulo 10, numeral 10.7 "Órganos de Control". En el Icetex las instancias responsables de efectuar una revisión y evaluación del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo (Sarlaft) son la Revisoría Fiscal y la Oficina de Control Interno.

Numeral 10.7.1 "Revisoría Fiscal". Evaluar trimestralmente el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la normatividad vigente e incluir un pronunciamiento detallado sobre el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de activos y Financiación del Terrorismo.

Numeral 10.7.2 "Oficina de Control Interno". Verificar anualmente que el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo haya cumplido satisfactoriamente lo establecido con la normatividad vigente.

5. Capítulo 11, numeral 11.2 "Procedimientos para la evaluación de las capacitaciones", Las capacitaciones impartidas al personal de la entidad serán evaluadas mediante la utilización de cuestionarios escritos o a través de medios electrónicos, los cuales permitirán determinar:

  1. El entendimiento de los temas.

  2. La metodología utilizada y conocimiento del facilitador.

  3. La efectividad de los programas.

  4. El alcance de los objetivos propuestos.

El responsable de verificar el cumplimiento en la realización de las evaluaciones así como la eficacia de los programas de capacitación será el Oficial de Cumplimiento y el Grupo de Talento Humano de la Secretaría General.

El Oficial de Cumplimiento informará en los diferentes comités el resultado obtenido en las capacitaciones de Sarlaft.

6. Capítulo 17 "Comité de Análisis de reporte de Operaciones Sospechosas". De acuerdo con lo establecido en la Resolución 0613 del 31 de julio de 2013 se crea el Comité de Análisis y Reporte de Operaciones Sospechosas relacionado con...

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