Acuerdo número 003 de 2015, por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el Capítulo IVde la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el Capítulo IVdel Decreto 2609 de 2012
| Emisor | Establecimientos Públicos - Archivo General de la Nación Colombia |
| Número de Boletín | 49431 |
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en ejercicio de las facultades legales y, en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998, los Decretos 2126 de 2012 y 2609 de 2012, el Acuerdo 09 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 527 de 1999, establece el reconocimiento jurídico a los mensajes de datos, en las mismas condiciones que se ha otorgado para los soportes que se encuentren en medios físicos.
Que la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas podrán contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes para la gestión de documentos y que el Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Que la elaboración de programas de gestión de documentos públicos electrónicos debe ajustarse a lo ordenado en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, en concordancia con la Ley 1712 de 2014, especialmente lo reglamentado en el inciso 2º del artículo 4º, implementando procesos archivísticos.
Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo los procesos, producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Que el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autoriza la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6º y 9º, los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado.
Que la Ley 1581 de 2012 establece disposiciones generales para la protección de datos personales, las cuales deben aplicarse cuando en la gestión electrónica de documentos se realice tratamiento de datos personales.
Que todas las entidades públicas deberán establecer programas de Gestión Documental de conformidad con el Decreto 2609 de 2012, contemplando el uso de tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de archivo.
Que la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y tramites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes.
Que el artículo 25 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Ministerio de Cultura, a través del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para reglamentar la gestión de los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
Que en mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
El presente Acuerdo tiene como objeto reglamentar la gestión de documentos electrónicos en las entidades del Estado, generados y recibidos como resultado del uso de medios electrónicos en los procedimientos administrativos, de conformidad con lo establecido en el Título IV de la Ley 1437 de 2011.
El presente Acuerdo se aplica a las diferentes entidades del Estado definidas en la Ley General de Archivos y específicamente las autoridades definidas en el artículo segundo de la Ley 1437 de 2011 y los particulares cuando cumplan funciones administrativas.
Para...
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