Acuerdo número 004 de 2019, por el cual se reglamenta el procedimiento para elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales (RUSD) de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD)
| Emisor | Establecimientos Públicos - Archivo General de la Nación |
| Número de Boletín | 50955 |
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80 de 1989, el artículo 76, literal b) de la Ley 489 de 1998, la Ley 1470 de 2011, el Decreto número 2126 de 2012, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo 09 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental (TRD).
Que el artículo 2.8.2.1.9. del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura, estableció como una de las funciones de los Consejos Territoriales de Archivos evaluar las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD) de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas de su jurisdicción, incluyendo las de los municipios, aprobados por los Comités Internos de Archivo, emitir concepto sobre su elaboración y solicitar, cuando sea el caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse. Así como, la función de emitir los conceptos sobre las Tablas de Retención Documental (TRD) o las Tablas de Valoración Documental (TVD) que sean necesarios, luego de su revisión y convalidación, y solicitar que se hagan los respectivos ajustes.
Que el parágrafo del artículo 2.8.2.1.9. del Decreto 1080 del 2015 estableció que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluar las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad. Por lo que se hace necesario precisar esta facultad.
Que el artículo 2.8.2.2.2. del Decreto 1080 del 2015, estableció que el resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en las Tablas de Retención Documental (TRD) o en las Tablas de Valoración Documental (TVD). Así mismo, estableció que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) o en las Tablas de Valoración Documental (TVD).
Que el parágrafo del artículo 2.8.2.2.5. del Decreto 1080 del 2015, dispone que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando siempre el principio de transparencia y máxima divulgación.
Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, establece que en cada una de las entidades del orden nacional o territorial se debe integrar un "Comité Institucional de Gestión y Desempeño" encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), dentro del cual se incluye la política de Gestión Documental.
Que las Tablas de Retención Documental (TRD) o Tablas de Valoración Documental (TVD) deberán ser aprobadas por el Comité de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces. Igualmente deben ser evaluadas técnicamente o convalidadas por la instancia respectiva de acuerdo con su competencia
y jurisdicción, para que estas puedan ser implementadas. Seguidamente el Secretario General o quien haga sus veces solicitará la inscripción de los instrumentos archivísticos en el Registro Único de Series Documentales (RUSD) del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Que en mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
Las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los órganos autónomos e independientes, deben elaborar, aprobar, evaluar y convalidar, implementar, publicar e inscribir en el Registro Único de Series Documentales (RUSD) sus Tablas de Retención Documental (TRD) y sus Tablas de Valoración Documental (TVD) de conformidad con lo establecido en el presente Acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Para los efectos de este Acuerdo se definen los siguientes términos:
Convalidación: Hecho mediante el cual la instancia competente certifica que las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) cumplen con los requisitos técnicos de elaboración y aprobación.
Cuadro de Clasificación Documental (CCD): Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Evaluación Técnica: Gestión mediante la cual se evalúa que las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD) reúnen los requisitos técnicos de elaboración y aprobación establecidos en la presente norma.
Implementación: Conjunto de actividades tendientes a realizar los procesos de transferencias documentales primarias y secundarias y aplicar los procesos de disposición final de series, subseries o asuntos, de acuerdo con los tiempos de retención documental y disposición final establecidos en las Tablas de Retención Documental (TRD) o Tablas de Valoración Documental (TVD).
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.
Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una disposición final.
Tabla de Valoración Documental (TVD): Listado de series documentales o asuntos a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo Central, así como una disposición final.
Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Valores primarios: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD)
Requisitos técnicos generales para la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD). Las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD) deberán elaborarse para los documentos de archivo que produce la entidad, tanto físicos como electrónicos, en cualquier soporte y formato, con fundamento en los siguientes requisitos técnicos generales:
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Deben seguir la estructura orgánico-funcional de la entidad.
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Deben respetar el principio archivístico de procedencia y contemplar el ciclo vital de los documentos.
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Deben partir del Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que represente de forma unificada y debidamente codificadas y jerarquizadas, las agrupaciones documentales en las cuales se subdivide el fondo, es decir, subfondos (de ser el caso), secciones, subsecciones, series, subseries o asuntos (en el caso de Tablas de Valoración Documental (TVD)).
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Deben reflejar la totalidad de la producción documental de la entidad a través de la identificación de las series, subseries o asuntos (en el caso de Tablas de Valoración Documental (TVD)) que surgen como resultado de las funciones propias que tiene asignadas la entidad.
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Deben registrar los tiempos de retención y la disposición final de la totalidad de las series, subseries o asuntos (en el caso de Tablas de Valoración Documental (TVD)) identificados, como resultado del proceso de valoración documental.
Tanto los tiempos de retención y disposición final registrados deberán definirse y aplicarse a series, subseries y asuntos (en el caso de Tablas de Valoración Documental (TVD)) y no a tipologías documentales.
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Las Tablas de Retención Documental (TRD) se elaboran para los documentos activos que produce o producirá una entidad en desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad administrativa u oficina productora que la conforma.
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Las Tablas de Valoración Documental (TVD) se elaboran para documentos ya producidos, que han pasado a su segunda o tercera etapa del ciclo vital, es decir, a documentación semiactiva de uso administrativo y legal ocasional o inactiva que ha dejado de emplearse con fines legales o administrativos. Las Tablas de Valoración Documental (TVD) se elaboran para los documentos producidos en los periodos de la historia de la entidad que no cuentan con Tablas de Retención Documental
(TRD).
Parágrafo. Las figuras de personero, curador, notario, liquidador, entre otras, que cumplen funciones públicas y que por su naturaleza carecen de una estructura organizacional definida, deben elaborar sus Tablas de Retención...
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