Instrucción Administrativa 11 de 2014
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Notariado y Registro |
| Número de Boletín | 49269 |
| (septiembre 2) | |
| DE: | superintendente de Notariado y Registro |
| PARA: | Registradores de Instrumentos Públicos, Coordinadores Administrativos, Contadores Públicos y funcionarios responsables del manejo de los ingresos en las Oficinas de Registro. |
| ASUNTO: | Control y manejo de los ingresos recibidos por anticipado y diligenciamiento de auxiliar. |
| FECHA: | 2 de septiembre de 2014 |
Teniendo en cuenta los Convenios de Recaudo que se han venido suscribiendo con las diferentes entidades financieras, se hace necesario impartir las siguientes instrucciones para el correcto manejo y control de los Ingresos Recibidos por Anticipado que se originen de la aplicación de los mencionados convenios.
Para el correcto manejo del auxiliar de Ingresos Recibidos por Anticipado IRxA (Recaudos por Clasificar) se debe contar al momento de la revisión como mínimo con los siguientes documentos:
- Extracto o movimiento bancario diario.
- Recibos de caja del día con su correspondiente consignación de pago.
- Archivo con el auxiliar de IRxA.
Al momento de la revisión se deben seguir los siguientes pasos:
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Al finalizar el día o al día siguiente se toman los recibos de caja con sus respectivas consignaciones y se clasifican según la fecha de la consignación.
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Se toman las consignaciones que tienen fecha del mismo día del recibo de caja y se confrontan con el movimiento bancario suministrado por el banco o generado por la misma oficina a través de la consulta de la cuenta bancaria por internet, colocando una marca a cada consignación registrada en el respectivo movimiento.
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Al finalizar la confrontación se observa si en el movimiento bancario quedaron valores sin marcar, si es así, estos van a representar los IRxA y se procede a diligenciar el auxiliar según se indica a continuación:
· Se toma el movimiento bancario, se va relacionando en el auxiliar de IRxA uno a uno los valores que no fueron marcados, es decir que el usuario consignó pero no ha solicitado el servicio aún, diligenciando la columna Fecha de Consignación que corresponde a la del movimiento del auxiliar en la columna Crédito (Haber) con el valor respectivo.
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Hecho lo anterior, se identifican en el recaudo de la Oficina aquellos pagos que fueron soportados con consignaciones de fechas diferentes, es decir, anteriores al día que se está revisando, y se procede de la siguiente manera:
· Se toma cada consignación y su respectivo recibo de caja y se ubican en el auxiliar de IRxA según la...
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