Circular Externa 0011
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia Nacional de Salud |
| Número de Boletín | 45780 |
PARA: Representantes Legales, Revisores Fiscales y Contadores de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Privadas.
DE: Superintendente Nacional de Salud
ASUNTO: Requerimiento de información básica y financiera de las instituciones prestadoras de servicios de salud de naturaleza privada.
· · ¿Marco jurídico
La Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el Decreto 1259 de 1994 y teniendo en cuenta que:
· · El numeral 5 del artículo 4º del Decreto 1259 de 1994 establece que le corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud la inspección, vigilancia y control de las instituciones prestadoras de servicios de salud, que integran los subsectores oficial y privado del sector salud, así como de otros sectores cualquiera sea su naturaleza y denominación.
· · El literal j) del numeral 3 del artículo 13 de la misma norma, señala que "los jefes de División adscritos a las Direcciones cumplirán, conforme a la asignación de funciones que efectúe el Superintendente, las siguientes funciones de carácter general, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia a su cargo: (...) Verificar la razonabilidad y la calidad de las cifras que reflejan la situación financiera de las entidades a su cargo y los resultados de operación de un período contable intermedio o de fin de ejercicio", mediante la remisión oportuna y confiable de la información básica de todas las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza privada con personería jurídica, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 1º de la Resolución 106 de 1998.
· · El parágrafo del artículo 185 de la Ley 100 de 1993 establece que las instituciones prestadoras de servicios de salud deberán tener un sistema contable que les permita registrar los costos de los servicios que ofrecen; asimismo, los artículos 27 y 39 del Decreto 2649 de 1993 definen los estados de costos y los costos en la prestación de servicios.
· · El surgimiento de nuevas herramientas tecnológicas en el campo de la computación y las comunicaciones que facilitan y agilizan la interacción entre las organizaciones, hace evidente la necesidad de actualizar la forma y oportunidad del flujo de información entre la Superintendencia y sus vigilados.
· · La Superintendencia Nacional de Salud se encuentra desarrollando su sistema de información misio nal, el cual busca aplicar esas nuevas tecnologías, optimizar la calidad de la información y facilitar a los vigilados el cumplimiento de sus obligaciones.
Por lo anterior, este Despacho imparte las siguientes instrucciones relacionadas con el reporte de datos a la Superintendencia, por parte de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza privada.
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Responsables ante la Superintendencia Nacional de Salud por la remisión de información
La información de carácter administrativo y financiero objeto de esta circular debe ser reportada por el representante legal de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza privada que sean personas jurídicas.
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Datos a reportar
2.1 Información general y de tipo financiero
Las instituciones deberán enviar, en las condiciones aquí determinadas, los siguientes archivos:
· · Archivo tipo 1. Datos generales.
· · Archivo tipo 2. Información de sucursales y agencias.
· · Archivo tipo 3. Balance general.
· · Archivo tipo 4. Estado de resultados.
· · Archivo tipo 5. Deudores (grupo de cuentas 13).
· · Archivo tipo 6. Pasivos externos.
NOTA: Cuando la IPS reportante tenga sucursales o agencias, la información debe ser remitida en forma consolidada.
2.2 Archivos adjuntos
Los archivos relacionados en el numeral cuatro (4) en la columna "Archivos Adjuntos" deberán ser enviados, únicamente, al correo electrónico divips@supersalud.gov.co de la Superintendencia Nacional de Salud, cuando su autenticidad se garantice con la firma digital de que trata el numeral cinco (5) de esta circular. Cuando ese no sea el caso (y no se haya vencido el plazo previsto, en el mismo numeral, para el cumplimiento de esa obligación), esos archivos, deberán enviarse impresos vía correo postal a la Superintendencia Nacional de Salud, División de IPS, Carrera 13 número 32-76, en Bogotá con el pleno cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley.
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Especificaciones técnicas
Los datos deberán ser reportados bajo la estructura y demás condiciones especificadas en el anexo técnico de esta circular.
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Plazo
La información solicitada debe ser presentada de manera oportuna, veraz y razonable en forma trimestral, a partir del reporte con corte a 31 de diciembre de 2004 y dentro de las fechas y con los archivos que se relacionan a continuación:
FECHA DE CORTE FECHA DE ENTREGA ARCHIVOS ADJUNTOS
Con corte a 31 de Febrero 25 del año Notas a los estados financieros, certificación de los diciembre inmediatamente siguiente estados financieros y dictamen del revisor fiscal de acuerdo con los artículos 36, 37 y 38 de la Ley 222 de 1995; copia del informe de gestión y del proyecto de distribución de utilidades presentado en la reunión del máximo órgano de decisión de la entidad (asamblea general o junta de socios).
Con corte a 31 de El 25 de abril inmediatamente Certificación de los estados financieros (artículo marzo siguiente. 37 Ley 222 de 1995) y archivo en el cual realicen todas las aclaraciones que consideren pertinentes.
Con corte a 30 de El 25 de julio inmediatamente Certificación de los estados financieros (artículo junio siguiente 37 Ley 222 de 1995) y archivo en el cual realicen todas las aclaraciones que consideren pertinentes.
Con corte a 30 de El 25 de octubre inmediatamente Certificación de los estados financieros (artículo septiembre siguiente. 37 Ley 222 de 1995) y archivo en el cual realicen todas las aclaraciones que consideren pertinentes.
NOTA: Los plazos aquí establecidos son improrrogables.
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Seguridad legal y técnica de la información
Con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre los vigilados y la entidad, evitar problemas de autenticidad, integridad y rechazo injustificado (repudiación) de la información, la Superintendencia Nacional de Salud iniciará la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en la transmisión de documentos, en concordancia con los términos establecidos en la Ley 527 de 1999 que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos y en general el comercio electrónico.
En particular, se busca, entre otros objetivos, reducir al mínimo posible el flujo y refrendación de documentos físicos, asegurar la identificación plena de los emisores de los documentos, certificar la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizar la seguridad técnica y jurídica (dado su valor probatorio) de la información.
Con ese objetivo, los archivos reportados a la Superintendencia vía electrónica deberán llegar debidamente autenticados, a través de una firma...
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