Circular Externa 0012 - 20 de Diciembre de 2004 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 43217122

Circular Externa 0012

EmisorSuperintendencias - Superintendencia de Puertos y Transportes
Número de Boletín45768

Para: Representantes legales, miembros de los órganos de administración y vigilancia y revisores fiscales de las cooperativas que prestan servicio público de transporte terrestre automotor y fluviales, y operadores portuarios cooperativos sometidos a la supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

De: Superintendente de Puertos y Transporte.

Asunto: Presentación de información financiera.

En desarrollo de lo previsto en los artículos 41 y 42 del Decreto 101 de 2000, artículo 4° del Decreto 2741 de 2001 y el fallo proferido por la sala plena del honorable Consejo de Estado de fecha 5 de marzo de 2002 y con el fin de fijar términos, requisitos y formalidades para la presentación de la información contable, financiera y estadística de las entidades sometidas a la supervisión de esta Superintendencia, este despacho ha considerado conveniente, a partir de la presentación de información con corte a diciembre 31 de 2004, impartir las instrucciones que a continuación se señalan:

Las entidades sometidas a supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, deberán reportar la siguiente información, mediante el software diseñado para tal fin a través de Confecoop y los anexos a la Superintendencia de Puertos y Transporte así:

▪ Formulario oficial de rendición de cuentas a Confecoop.

▪ Información financiera de cierre de ejercicio a la Superintendencia de Puertos y Transporte.

  1. FORMULARIO OFICIAL DE RENDICION DE CUENTAS:

    Está constituido por los formatos incluidos en el software diseñado para tal fin por la Superintendencia de Puertos y Transporte y la Confederación de Cooperativas de Colombia, Confecoop, que se relacionan a continuación, actualizados con los cambios efectuados al Plan Unico de Cuentas, PUC, determinados en las circulares de la Superi ntendencia de la Economía Solidaria números 08 y 09 de 2004:

    Formato número 1 PUC

    Formato número 2 IDENTIFICACION

    Formato número 3 APLICACION DE EXCEDENTES (REDISEÑADO)

    Formato número 5 INFORMACION ESTADISTICA

    Formato número 10 PRODUCTOS Y SERVICIOS-TRANSPORTE

    Formato número 13 PRODUCTOS Y SERVICIOS-OTROS SERVICIOS

    Formato número 14 DIRECTIVOS

    Formato número 16 RELACION DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

    Formato número 17 RELACION DE INVERSIONES (REDISEÑADO)

    Formato número 19 INFORME INDIVIDUAL DE CARTERA DE CREDITOS

    Formato número 21 INFORME INDIVIDUAL DE APORTES

    Formato número 23 RED DE OFICINAS

    Formato número 24 INFORME INDIVIDUAL DE PARENTESCOS

    Formato número 25 USUARIOS

    Formato número 26 EVALUACION DE CARTERA DE CREDITOS

    Formato número 37 INVERSION PROGRAMAS DE EDUCACION FORMAL (NUEVO)

    Formato número 38 INFORMACION NO REPORTADA (NUEVO)

    Formato número 80 PROCESOS JUDICIALES EN CONTRA (NUEVO)

    Formato número 81 EROGACIONES A DIRECTIVOS (NUEVO).

    En consecuencia, las cooperativas que prestan servicio público de transporte terrestre automotor, fluviales y operadores portuarios cooperativos, no deben reportar los formatos números 4, 6, 7, 8, 18, 20, 27, 28 y 29, 33, 34, 35, 36 y 39 ya que no ejercen actividad financiera, solo deben reportar los anteriormente enunciados.

    NUEVOS FORMATOS A DILIGENCIAR PARA CORTE DE DICIEMBRE 31 DE 2004

    Se adoptan los formatos adjuntos que las entidades con actividad transportadora y operadores portuarios deberán remitir a partir del cierre de operaciones del año 2004 y se imparten en anexo las instrucciones correspondientes al diligenciamiento de los formatos F.3, F.17, F. 37, F. 38, F. 80 y F. 81.

    1.1 Medio de reporte

    La entidad encargada de efectuar la distribución del software y sus actualizaciones será Confecoop. El valor de venta del software de captura de los estados financieros e información estadística, será el mismo establecido para las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria. Los sitios de distribución de dicho software, la dirección de los sitios de recepción, así como las fechas, medios y formas, serán informados por la Confederación, a través de su página web WWW.portal cooperativo.coop con por lo menos quince días (15) de antelación a la fecha de presentación del reporte generado por el software.

    Las entidades deberán presentar el FORMULARIO OFICIAL DE RENDICION DE CUENTAS vía Internet a la siguiente dirección: efinancieros@portalcooperativo.coop y CONFECOOP emitirá el respectivo control de recepción. Las entidades también podrán presentar el FORMULARIO OFICIAL DE RENDICION DE CUENTAS por medio magnético a la Confederación de Cooperativas de Colombia, Confecoop, en los sitios y medios de recepción designados por esta, identificados con la siguiente información:

    - Nombre completo de la entidad.

    - Sigla.

    - Número de identificación tributaria, NIT

    - Fecha de corte de la información contenida.

    - Tipo de entidad de acuerdo con el siguiente cuadro.

    Para efectos del diligenciamiento del software se entienden por tipos de entidad los siguientes, incluidas las cooperativas en liquidación:

    Tipo de entidad Descripción

    3 Cooperativas Especializadas diferentes de Ahorro y Crédito

    4 Cooperativas Multiactivas o Integrales sin sección de Ahorro y Crédito

    10 Cooperativas de Aportes y Crédito

    11 Cooperativas de Trabajo Asociado

    Al verificar el contenido del archivo entregado por la entidad, Confecoop expedirá a la entidad supervisada el control de recepción en el que conste la relación de formatos entregados.

    La presentación del FORMULARIO OFICIAL DE RENDICION DE CUENTAS sin las formalidades y términos exigidos, se entenderá como no presentada.

    La información del FORMULARIO OFICIAL DE RENDICION DE CUENTAS debe ser fiel copia de lo consignado en los libros de contabilidad y reflejar los hechos económicos de la entidad. La responsabilidad de la calidad de la información recae sobre el representante legal, el contador y el revisor fiscal.

    Cuando por algún motivo fuere necesaria la retransmisión de esta información, las entidades deberán indicar las razones y enviar la información completa (con todos los formatos que debe reportar) por los medios señalados en esta circular, a la Confederación de Cooperativas de Colombia; previa autorización de la Superintendencia de Puertos y Transporte-Grupo Societario y Cooperativo.

    1.2 Periodicidad

    Las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de puertos y Transporte, deberán reportar los formatos del FORMULARIO OFICIAL DE RENDICION DE CUENTAS descrito en el numeral 1.1 de la presente circular, con una periodicidad: ANUAL.

    1.3 Fechas de presentación

    - Entidades sujetas a supervisión. Estas entidades deberán presentar a Confecoop el FORMULARIO OFICIAL DE RENDICION DE CUENTAS, con corte a diciembre 31 de 2004, hasta el 28 de febrero de 2005.

  2. INFORMACION FINANCIERA DE CIERRE DE EJERCICIO:

    Presentación de documentos. Se entenderá como INFORMACION FINANCIERA DE CIERRE DE EJERCICIO, la relacionada con el corte del ejercicio económico a diciembre 31 de cada año. Los siguientes serán los documentos a remitir a la Superintendencia de Puertos y Transporte ubicada en la calle 13 número 18-24 Edificio Estación de la Sabana de Bogotá, D. C.

    2.1 Estados financieros básicos. Los siguientes estados financieros básicos con corte a diciembre 31, se deberán remitir debidamente certificados, dictaminados y comparados con el ejercicio inmediatamente anterior:

    - Balance general

    - Estado de resultados

    - Estado de cambios en el patrimonio

    - Estado de cambios en la situación financiera

    - Estado de flujos de efectivo

    2.1.2 Notas a los estados financieros. Son a quellas explicaciones que se hacen a cada uno de los rubros del balance comparativo, teniendo en cuenta su importancia relativa, observando de todos modos las normas técnicas sobre revelaciones contempladas en el Capítulo III del Decreto 2649 de 1993.

    2.1.3 Dictamen del revisor fiscal. El revisor fiscal en su dictamen deberá tener en cuenta lo señalado en las demás normas legales relacionadas con el ejercicio de la actividad profesional.

    2.1.4 Copia del acta de asamblea general. El acta deberá estar suscrita por el presidente y secretario y por la comisión designada para la aprobación de la misma, cuando se designe.

    2.1.5 Informe de gestión. Este informe deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios, su situación económica, social, administrativa y jurídica.

    El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio, la evolución previsible de la entidad, las operaciones celebradas con los asociados y con los administradores y el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y...

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