Circular Externa 037
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Junta Central de Contadores |
| Número de Boletín | 44684 |
DIARIO OFICIAL 44.684 CIRCULAR EXTERNA 037 20/12/2001 Señores: Contadores Públicos, Usuarios de Información Contable, Entidades Estatales Convocantes de Procesos Concursales y Licitatorios. Asunto: Información financiera de Proponentes en Procesos Concursales o Licitatorios. Consideraciones generales Con el propósito de orientar a los contadores públicos, a los usuarios de sus servicios profesionales y a las dependencias encargadas de la evaluación financiera de propuestas presentadas dentro de procesos licitatorios convocados por entidades estatales, la Junta Central de Contadores se permite impartir las siguientes instrucciones generales, en lo que respecta a la preparación y presentación de información financiera de los proponentes, en consideración de su particular naturaleza. Se advierte en primera instancia que según la normatividad comercial (art. 19 y 48 C. Co.), el llevar contabilidad y presentar estados financieros son imperativos que se predican del comerciante, entendido éste como la persona que profesionalmente se ocupa en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles, circunstancia que no obsta para que en situaciones especiales personas naturales no comerciantes se vean en la necesidad de llevar contabilidad y preparar estados financieros con los requisitos de ley. Por otra parte, de conformidad con el artículo 52 del Código de Comercio y el artículo 9° del Decreto 2649 de 1993 (por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia), los comerciantes, sean estos personas naturales o jurídicas, están obligados a preparar estados financieros que permitan conocer, en forma clara y completa, la situación de su patrimonio con corte a 31 de diciembre de cada año. De conformidad con el artículo 10 de la Ley 43 de 1990, de la atestación de un Contador Público en los estados financieros se deriva la presunción de que los mismos han sido tomados fielmente de los libros, que se han preparado de conformidad con las normas legales y que presentan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera a la fecha de su suscripción. Se recuerda también que en el ámbito de la contratación estatal adquiere especial relevancia el principio de la transparencia, en virtud del cual la escogencia del contratista se efectuará siempre a través de licitación o concurso, condicionamiento que impone a las entidades los deberes de claridad y precisión en los términos de referencia o pliegos de condiciones correspondientes, cuando los mismos guarden relación con los estados financieros de los concursantes o licitantes. También surge dentro de tal proceso el imperativo de la selección objetiva, a propósito de asegurar que la escogencia recaiga en el ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que se propone. Para cumplir tal fin, las entidades estatales determinan los factores que han de tener en cuenta en el proceso de evaluación de las propuestas, uno de ellos referido a la situación financiera, de la cual da cuenta la información contable reportada, tomada necesariamente de los libros de contabilidad del oferente. Estados financieros de personas naturales y jurídicas obligadas por ley a llevar contabilidad Prevé el Código de Comercio que: ¿Artículo 19. Es obligación de todo comerciante: (...) 3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales (...). El artículo 48, ibidem, establece para los comerciantes el deber de conformar su contabilidad, libros, registros contables y estados financieros, a las disposiciones del Código de Comercio y demás normas reguladoras de la materia. La lectura de tales preceptos permite inferir claramente que la obligación de llevar contabilidad se predica de los comerciantes, sean ellos personas naturales o personas jurídicas, quienes a efectos de presentar propuestas en procesos licitatorios o concursales convocados por el Estado deberán ceñirse a los parámetros establecidos en los pliegos de condiciones o términos de referencia, para cuyo diseño, en lo que respecta a información financiera, se atende rán las siguientes orientaciones: La obligación de llevar contabilidad regular de los negocios es una carga que soportan todos los comerciantes y todas aquellas personas que se encuentren en situaciones especiales, como cuando deseen presentar propuestas en concursos o licitaciones públicos, evento en el cual deberán tener siempre presente que los estados financieros se constituyen en el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros contables de un ente económico, los cuales, independientemente de su destinatario, deben ser...
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