Circular Externa 056
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 45473 |
Señores:
REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE AREAS FINANCIERAS, JEFES DE CONTROL INTERNO, JEFES DE CONTABILIDAD Y CONTADORES DE LOS ENTES PUBLICOS DE LOS NIVELES NACIONAL Y TERRITORIAL DE LOS SECTORES CENTRAL Y DESCENTRALIZADO.
Referencia: Procedimientos que deben ser aplicados en el proceso de saneamiento contable, en cumplimiento de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003, y los Decretos Reglamentarios 1282 de 2002, 1914 y 1915 de 2003, y tratamiento contable de los valores registrados como ajustes por inflación y de los saldos globales registrados en las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo.
Apreciados señores:
Este despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales b) y c) del artículo 3º de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, imparte las instrucciones para que el ente público adelante las gestiones administrativas necesarias para la depuración y el saneamiento de la información contable a que haya lugar, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003, y los Decretos Reglamentarios 1282 de 2002, 1914 y 1915 de 2003, y se establecen los procedimientos para reclasificar los saldos registrados en las cuentas de ajustes por inflación y para individualizar los valores registrados en forma global en el grupo de Propiedades, Planta y Equipo.
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Objetivos
1.1 General
Orientar a las entidades para que adelanten la gestión administrativa necesaria para la depuración de la información contable y para la culminación completa del proceso de saneamiento, de acuerdo con lo establecido en la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003.
1.2 Específicos
¿ Definir los registros contables que deben realizar las entidades públicas en el proceso de saneamiento de la información contable, revelando en una cuenta patrimonial el efecto neto de los valores depurados.
¿ Precisar el tratamiento contable de los conceptos que han sido incluidos en el proceso de investigación administrativa y orientar el proceso de saneamiento contable hasta su culminación.
¿ Definir los lineamientos generales que contribuyan a la depuración y saneamiento de saldos antiguos, a la vez que permitan la incorporación de operaciones ciertas y verificables frente a la existencia de bienes, derechos y obligaciones.
¿ Establecer el tratamiento contable de los saldos registrados en las subcuentas de ajustes por inflación.
¿ Definir el procedimiento contable para ajustar los saldos de las propiedades, planta y equipo registrados en forma global, con los valores determinados en la toma física de bienes.
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Justificación
La Contaduría General de la Nación instruyó a las entidades para realizar los registros contables que se deriven del proceso de saneamiento de la información, mediante la expedición de la Circular Externa número 50 de 2000 que estuvo vigente hasta el 31 de diciembre de 2003.
La Ley 863 de 2003 prorrogó hasta el 31 de diciembre de 2005 la vigencia de la Ley 716 de 2001 referente al proceso de saneamiento contable.
Teniendo en cuenta la mencionada prórroga y la terminación de la vigencia de la Circular Externa número 50 de 2000, que especificaba los registros contables a realizar, se hace necesario determinar los procedimientos contables que se deben aplicar en adelante, definiendo y precisando los conceptos que deben ser utilizados hasta la culminación del proceso.
De otra parte, es necesario determinar el efecto del proceso de saneamiento contable en el patrimonio de las entidades, para evaluar su impacto y el beneficio logrado, tanto a nivel institucional como a nivel de la información agregada y consolidada del Sector Público.
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Ambito de aplicación
Los procedimientos contenidos en la presente Circular Externa serán aplicados por los entes públicos y privados que hacen parte del ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, y en especial del ámbito de aplicación a que se refiere la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003.
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Marco conceptual
A continuación se relaciona una aproximación conceptual de los términos que se utilizan en el desarrollo del proceso de saneamiento contable, los cuales deben entenderse en el contexto de la presente Circular Externa, para orientar el proceso hasta su culminación.
4.1 Gestión administrativa. Actividades que permitan acopiar la información y documentación suficiente y pertinente que demuestre la existencia de los bienes, derechos y obligaci ones para proceder a establecer los saldos objeto de depuración.
4.2 Depuración contable. Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo el ente público, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, con base en los saldos que se hayan identificado.
4.3 Saneamiento contable. Proceso especial ordenado por la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003, que con base en la depuración contable, se lleva a cabo en procura de organizar, autorizar y realizar los registros contables que permitan revelar en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial en los estados contables del ente público.
4.4 Normas de auditoría. El artículo 7º de la Ley 43 de 1990 define que "Las normas de auditoría generalmente aceptadas, se relacionan con las cualidades profesionales del Contador Público, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. (¿)"
En el desarrollo del proceso de saneamiento contable debe entenderse que corresponden a las reglas relacionadas con el empleo del buen juicio del Contador Público, y de los demás servidores públicos responsables, en la ejecución de las actividades que conduzcan a obtener estados contables fidedignos, para lo cual deberán aplicar las técnicas de auditoría a que haya lugar.
4.5 Técnicas de auditoría. Son métodos prácticos de investigación y prueba que se utilizan en el proceso de saneamiento contable, para obtener evidencia suficiente y pertinente que fundamente el análisis y las recomendaciones por parte del Comité Técnico de Saneamiento Contable y soporten las decisiones de la instancia correspondiente. Las principales técnicas de auditoría que habrán de utilizarse en el proceso de saneamiento de la información contable se refieren al análisis, confirmación, inspección, observación, rastreo, comparación, encuesta, certificación, conciliación, declaración, cálculo, tabulación, entre otras.
4.6 Papeles de trabajo. El artículo 9º de la Ley 43 de 1990 establece entre otros aspectos que "Mediante papeles de trabajo, el Contador Público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, (...) se prepararán conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas."
Es así como en el desarrollo del proceso de saneamiento contable, los papales de trabajo corresponden a los documentos y otros medios en los cuales se registra la información obtenida durante el proceso de saneamiento...
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