Circular Externa número 0014 de 2013
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia del Subsidio Familiar |
| Número de Boletín | 48945 |
Dependencia: 0180
Destino: Consejos Directivos, Directores Administrativos, Revisores Fiscales
De: Superintendente del Subsidio Familiar
Asunto: Guía para la formulación de proyectos y programas
Fecha: 20-09-2013
El Decreto-ley 2595 del 13 de diciembre de 2012, modificó la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y en el numeral 4º del artículo segundo señaló dentro de sus funciones la de: "Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto, sujetos vigilados, fijar los criterios
técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación".
En concordancia con lo anterior, el numeral 8 de la misma norma establece que la Superintendencia debe: "Velar por el adecuado funcionamiento y aplicación de los recursos que administren las Cajas de Compensación Familiar conforme las diferentes operaciones que se les autoriza a realizar en forma directa o a través de terceros".
De otra parte, el artículo 12 del Decreto-ley 2595 de 2012 determina las funciones de la Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación de Proyectos, dentro de las cuales se encuentran las que se señalan a continuación:
"1. Realizar la evaluación y conceptuar sobre los planes, programas y proyectos de inversión para obras o servicios sociales que desarrollen las entidades bajo su vigilancia y sin cuya autorización aquellos no podrán emprenderse.
(.)
-
Adelantar estudios técnicos de factibilidad, costo beneficio, costo efectividad, análisis de tendencias y los demás que sean necesarios para el seguimiento, control y evaluación de los planes, programas y proyectos de las Cajas de Compensación Familiar y demás instituciones sujetas a su vigilancia.
(.)
-
Recomendar al Superintendente la aprobación, objeción o negación de la imple-mentación y ejecución de planes, programas o proyectos de inversión de conformidad con los criterios de finalidad social, redistribución de ingresos, eficacia, eficiencia y economía definidos por la Superintendencia.
-
Realizar la evaluación de los convenios de cooperación internacional que desarrollan las Cajas de Compensación Familiar y demás instituciones sujetas a su vigilancia.
(.)".
Por lo expuesto se hace necesario facilitar la formulación, presentación y evaluación de los planes, programas y proyectos de inversión que las Cajas de Compensación Familiar deben someter a aprobación de esta Superintendencia, por lo cual es conveniente unificar los criterios y requisitos que a partir de la fecha se tendrán en cuenta para tales fines.
Aspectos generales
1.1. Petición Formal del Representante Legal
El Director Administrativo o su suplente debidamente reconocido, suscribirá el escrito de solicitud del plan, proyecto o programa en el cual indicará los anexos que remite.
1.2. Copia del Acta del Consejo Directivo
Para la autorización de los planes, proyectos o programas se deberá adjuntar copia del acta del consejo directivo, donde la Superintendencia pueda verificar lo siguiente:
· Los miembros del Consejo Directivo asistentes y su calidad de principal o suplente.
· Aprobación expresa del valor del plan, proyecto o programa (incluyendo los posibles gastos capitalizables conforme a la normatividad legal vigente).
· La mayoría calificada para la respectiva aprobación.
· La firma del Presidente y Secretario del Consejo Directivo en la respectiva acta.
1.3. Certificado del Revisor Fiscal
El Revisor Fiscal certificará de dónde provienen los recursos que se utilizarán para la ejecución del plan, proyecto o programa (origen), indicando específicamente como están representados (disponibilidad).
Para los programas que correspondan a los fondos de ley (Foniñez, Fovis, Fonede (Fosfec), Ley 115 de 1994), se deberá remitir proyección de apropiaciones mensuales, certificando la razonabilidad de las mismas.
Para los programas autocosteables de salud y mercadeo (Ley 1438 de 2011), el Revisor Fiscal deberá certificar además de lo anterior, que los recursos que utilizará el proyecto provienen exclusivamente de dichos programas, o en su defecto, especificar las fuentes de financiación, las que en todo caso deberán estar permitidas en la legislación vigente.
1.3.1 Origen de los Recursos. Dentro de las fuentes de los recursos, se pueden contemplar las siguientes:
· Recursos de remanentes, reservas para obras y programas de beneficio social y capital de trabajo.
· Recursos de fondos de ley.
· Recursos de convenios de cooperación.
· Recursos del crédito.
· Donaciones.
· Aportes de capital de terceros.
· Daciones en pago.
· Excedentes del 55%.
· El Revisor Fiscal tendrá especial cuidado al certificar el capital de trabajo de no incluir recursos de cuentas que sean para atender los servicios subsidiados (numeral 4 artículo 43 Ley 21/82), en el evento de inversiones en servicios autocosteables.
· Así mismo, certificará los flujos de efectivo proyectados del proyecto para los periodos de ejecución.
1.3.2. Disponibilidad. Esta puede estar compuesta por recursos en cuentas bancarias, títulos valores, CDT, daciones en pago, entre otros, identificando específicamente como están representados. (Títulos valores, entidad financiera, banco, número de cuenta, valor, etc.).
Nota: La certificación deberá contener la información anteriormente mencionada, con saldos a la fecha de su expedición.
En el caso de venta de activos se deberá certificar el valor en libros y la utilidad o pérdida generada.
1.4. Proyecto
1.4.1. Descripción general
-
Nombre. Relacionado con lo que se proyecta realizar.
-
Descripción del Proyecto. Explicar en forma detallada y ordenada el proyecto a realizarse.
-
Localización. Señalar el sitio exacto, dirección, dónde se desarrollarán las actividades centrales del proyecto, ubicándolo geográficamente.
-
Servicio. Determinar el servicio o servicios vinculados al proyecto. Cuando el proyecto afecta dos o más servicios se deberá indicar la participación porcentual y monetaria de cada uno.
1.4.2. Objetivos
Enunciado claro y preciso de los propósitos, fines y logros a los cuales se aspira llegar, convertidos en elementos de entrada o de partida tanto para el sistema de seguimiento y evaluación, como para la construcción de indicadores.
1.4.3. Justificación
Establecer las motivaciones que llevan a la Caja a proponer el proyecto, cumpliendo con las metas propuestas en el Plan Operativo de la Caja y, en el Plan Nacional y Regional de Desarrollo.
Adicionalmente señalar cómo el proyecto contribuye a la disminución de las Necesidades Básicas Insatisfechas de la población objeto.
1.4.4. Valor de la inversión
Valor total que se proyecta ejecutar, si el proyecto contempla varias vigencias, indicar los montos para cada una de ellas, en pesos corrientes, y la distribución porcentual por servicios, de conformidad con lo señalado en el cuadro de inversiones presentado por la Caja.
El valor total del proyecto debe incluir todos los posibles conceptos requeridos para hacer realidad la inversión, como: derechos, impuestos, gastos notariales, asesorías, asistencias técnicas, capacitaciones, investigaciones, diseños e interventorías, licencias, entre otros. Dicho valor total debe coincidir con lo aprobado por el Consejo Directivo.
1.4.5. Tiempo de Ejecución
Tiempo estimado que durará la ejecución del proyecto medido en años, meses, semanas o días.
1.4.6. Tiempo de Recuperación
Establecer el tiempo en que se recuperará la inversión destinada para adelantar proyectos de servicios autocosteables (salud, mercadeo, vivienda, otros); para el caso de los programas y servicios subsidiados dicha recuperación se debe medir desde el punto de vista de la cobertura e impacto social hacia los afiliados (costo-beneficio).
1.4.7. Estudio de Mercado
Determinar el grado de necesidad, la demanda del servicio que se pretende implementar y su impacto.
Identificar la oferta actual del servicio objeto del proyecto con su respectivo impacto, tanto en el servicio ofrecido por la Caja, como en el entorno o competencia.
Incluir el análisis efectuado de los precios del mercado y la forma en la cual se calculó el valor total del proyecto.
1.4.8. Cobertura
Corresponde a la proyección de la población por categorías que se beneficiará del proyecto, cuantificando la cobertura actual, la potencial y la proyectada.
1.4.9. Desarrollo del Proyecto
Definir las características del servicio proyectado, las políticas administrativas y financieras, estructura orgánica, plan de desarrollo estratégico, entre otros.
1.4.10. Evaluación Social
Busca medir el impacto social, los aportes tanto positivos como negativos de un proyecto a la estructura socioeconómica en su conjunto y cómo contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de sus trabajadores afiliados y sus familias.
1.5. Evaluación Financiera
Los criterios de decisión deben estar fundamentados en el caso de servicios como Mercadeo, Salud y Vivienda, en términos de autosostenibilidad, es decir, en la no utilización de recursos del 4% de aportes, por lo tanto las Cajas de Compensación Familiar en estos servicios podrán competir en igualdad de condiciones a los demás agentes que participan en el mercado.
La Superintendencia no tramitará la solicitud de proyectos que involucren únicamente la ejecución de estudios, diseños, ni anteproyectos en forma independiente; estas actividades deberán quedar incluidas dentro de la inversión total que se presente en el proyecto
definitivo para el respectivo pronunciamiento. En caso de que no se apruebe dicho proyecto, los conceptos antes definidos deberán registrarse como gastos de administración y funcionamiento del respectivo servicio.
1.5.1. Estudio Financiero
Todo proyecto que requiera inversión debe estar...
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