Circular Externa número 0020 de 2013
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia del Subsidio Familiar |
| Número de Boletín | 49002 |
Dependencia: 0000
Destino: Consejos Directivos, Contadores, Directores Administrativos, Revi- sores Fiscales
De: Superintendente del Subsidio Familiar
Asunto: Plan operativo anual, presupuesto de ingresos y egresos, inversiones y tarifas para la vigencia 2014. Fecha: 05/12/2013
Con el fin de obtener la oportuna presentación de la información contable - financiera y de actividades del ejercicio culminado el 31 de diciembre de 2013 y la proyección de la vigencia 2014, y en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 2º del Decreto número 2595 de 2012 que señala como función de la Superintendencia del Subsidio Familiar la de "Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto, sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación", en concordancia con lo señalado en el numeral 23 del mismo artículo que establece la de "Fijar los criterios generales para la elaboración, control y seguimiento de los presupuestos de las Cajas de Compensación como una guía para su buena administración", por medio de la presente circular se fijan los siguientes parámetros para el reporte de la información que deben enviar las Cajas de Compensación Familiar.
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Presupuesto de Ingresos y Egresos
Para facilitar el diligenciamiento del Presupuesto Anual de Ingresos, Egresos, Plan Operativo y Presupuesto de Inversiones para la próxima vigencia, se adjuntan los formatos guía respectivos, de conformidad con los lineamientos generales establecidos por la Ley 789 de 2002, así como con el Plan Único de Cuentas adoptado mediante la Resolución número 0537 del 6 de octubre de 2009, y ampliado mediante Resolución número 742 del 20 de septiembre de 2013.
Estos formatos, deben ser diligenciados con estricta sujeción a los mismos y la documentación complementaria requerida para el efecto, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto Reglamentario 827 del 4 de abril de 2003. Así mismo, se deberán considerar las directrices impartidas en la Circular número 0023 de diciembre de 2003, proferida en virtud de la expedición de la Ley 789 de 2002.
La distribución de los aportes del cuatro por ciento (4%) que estimen recaudar deberá ser calculada conforme a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 21 de 1982; Ley 49 de 1990; el artículo 217 de la Ley 100 de 1993, Ley 115 de 1994, el Decreto Reglamentario 1902 de 1994 y las modificaciones contenidas en la Ley 789 de 2002, así como el artículo 46 de la Ley 1438 de 2011, Ley 1537 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1432 de 2013 y Ley 1636 de 2013.
Las Cajas deberán incluir en su presupuesto la apropiación equivalente a un cuarto (1/4) de punto porcentual de que trata el artículo 46 de la Ley 1438 de 2011, sin perjuicio de la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional.
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Diligenciamiento de los Presupuestos de Ingresos y Egresos
En el formato básico de presupuesto anual de ingresos y egresos comparativo, del período ejecutado, se deben consignar las cifras de enero a diciembre de dicho período, de acuerdo con la información contable registrada.
Para el reporte de la información se debe tener en cuenta:
· La información del período ejecutado, corresponde a la vigencia de 2013 (cifras de enero a diciembre de dicho período), de acuerdo con la información contable.
· Proyectar los ingresos y egresos para el año presupuestado de 2014 en los dos semestres el mismo y el total anual.
· Las Cajas de Compensación Familiar podrán destinar para sufragar sus gastos de publicidad, propaganda y avisos hasta un 10% del total de los gastos de administración, instalación y funcionamiento, para ser aplicado en aquellos servicios que son subsidiados. Para los programas autocosteables, no subsidiables, pueden cargar los gastos de publicidad, propaganda y avisos directamente a esos programas, siguiendo parámetros de austeridad. Así mismo, deben detallarse los valores aplicados a cada servicio, programa y administración por concepto de publicidad, propaganda y avisos.
· Se debe determinar el costo para los distintos servicios de conformidad con lo establecido en el Plan Único de Cuentas vigente para las Cajas de Compensación Familiar.
· Proyectar la ejecución del 100% del saldo de obras y programas de beneficio social, acorde con la destinación permitida por la normatividad vigente.
Nota: Las cifras deben ser registradas al nivel de miles ($000) de pesos con el fin de que su procesamiento sea uniforme.
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Estados financieros complementarios proyectados para el año presupuestado
Los estados financieros básicos permiten a los Organismos de Dirección,Administración y Control conocer los recursos, las obligaciones, las transferencias para otros entes, los cambios y los resultados de un período. Por consiguiente, para la determinación y revisión de las políticas administrativas y financieras, es de suma importancia la proyección de los mismos por parte de sus responsables en las entidades vigiladas, con sujeción a las normas vigentes que afectan el funcionamiento del sistema de subsidio familiar.
En consecuencia, deben presentarse los estados financieros básicos y complementarios proyectados, de los cuales se adjuntan los formatos para la respectiva vigencia:
· Estado Proyectado de Pérdidas y Ganancias de Mercadeo.
· Estado Proyectado de Resultados de los Programas de Construcción de Vivienda Propia.
· Estado de Resultados Proyectado de Salud (EPS-S, EPS, IPS y consolidado).
· Balance General Proyectado, e índices Financieros.
· Estado de Origen y Aplicación de Recursos Proyectado.
· Subsidios Programas de Beneficio Social.
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Estado de cambios en la situación financiera.
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Estado de cambios en el capital de trabajo.
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Estado de Flujo de Efectivo.
· Ingresos no Operacionales Proyectado.
· Gastos no Operacionales Proyectado.
· Anexo publicidad.
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Otros aspectos en la presentación de los presupuestos de ingresos, egresos e inversiones
4.1 Actas.
Es de obligatoria presentación copia del acta del Consejo Directivo, debidamente firmada por el Presidente y el Secretario, donde conste específicamente la aprobación del Plan Operativo y los Presupuestos de Ingresos, Egresos e Inversiones con sus respectivos valores. (No se aceptarán certificaciones ni extractos del acta).
Las Cajas de Compensación darán cumplimiento al artículo 71 del Decreto número 341 de 1988, numeral 2 del artículo 54 de la Ley 21 de 1982, artículo 12 numeral 1 y 2 del Decreto número 2595 del 2012 y Circular Externa número 0014 de 2013.
Los proyectos aprobados por el Consejo Directivo con el presupuesto deberán quedar expresamente señalados en su enunciado y su valor. Se reitera la presentación de los proyectos en forma independiente al presupuesto.
Igualmente deberá ser presentada la copia del acta, para las modificaciones al Límite Máximo de Inversión.
4.2 Origen y disponibilidad de los recursos
Los Revisores Fiscales deberán certificar el origen de los recursos en concordancia con el numeral 1.3 de la Circular Externa número 0014 de 2013 y de otra parte la disponibilidad de recursos (señalar en qué cuentas de los grupos disponibles e inversiones del balance se encuentran) para respaldar los proyectos de inversión contemplados en el presupuesto.
Teniendo en cuenta que el artículo 67 del Decreto número 341 de 1988 señala que la apropiación de los remanentes presupuestales de cada ejercicio deberán hacerla los consejos directivos dentro del semestre siguiente al ejercicio anual que generó los remanentes, las Cajas de Compensación no podrán soportar la financiación del límite máximo de inversiones presupuestadas con los remanentes que esperan obtener durante el ejercicio proyectado.
4.3 De la aprobación del presupuesto
Por efectos de aprobación y presentación del presupuesto se deben regir por artículo 14 del Decreto número 827 de 2003, es conveniente que los Consejos Directivos aprueben los respectivos Presupuestos antes del 31 de diciembre de cada año, con el fin de agilizar su presentación con los documentos pertinentes, y su ejecución se inicie el primero de enero del año siguiente.
4.4 Del límite máximo de inversiones
La cuantía de cada uno de los proyectos de inversión debe estar incluida en el Cuadro Límite del Monto Anual de Inversiones y se reitera que estos deben ser presentados a la Superintendencia del Subsidio Familiar, dentro de los 15 días siguientes a la correspondiente aprobación por parte del Consejo Directivo.
El límite de inversiones deberá atender las directrices impartidas en el parágrafo del artículo 15 del Decreto número 827 de 2003, para lo cual deberán tramitar completamente el formato "Límite Máximo del Monto Anual de Inversiones" anexo a la presente Circular.
4.5 Modificaciones al límite máximo de inversiones
Para la aprobación de las modificaciones, se requiere presentar los formatos ajustados, los cuales fueron presentados en el límite inicial y adicionalmente el formato ("Modificación Límite Máximo del Monto Anual de Inversiones") anexo a la presente Circular.
Así mismo, se requiere el acta del Consejo Directivo, debidamente firmada por el Presidente y el Secretario, donde conste específicamente la aprobación de la modificación con su respectivo valor. (No se aceptarán certificaciones ni extractos del acta), y el certificado del Revisor Fiscal.
En cumplimiento al numeral 4 del artículo 14 del Decreto número 827 de 2003, las Cajas de Compensación Familiar deberán radicar las modificaciones dentro de los diez (10) días siguientes a su aprobación por el Consejo Directivo.
Las Cajas de Compensación Familiar deberán propender por la ejecución del 100% de las inversiones presupuestadas para la anualidad y deberán evitar que las modificaciones se presenten en el último trimestre del año, con el fin de disponer del tiempo respectivo para el estudio y aprobación de los mismos.
4.6...
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