Circular externa número 0020 de 2014
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia del Subsidio Familiar |
| Número de Boletín | 49297 |
Dependencia: 0000
Destino: Consejos Directivos, Directores Administrativos y Revisores
Fiscales de las Cajas de Compensación Familiar De: Superintendente del Subsidio Familiar
Asunto: Instrucciones para Guía para la Formulación de Planes, Programas y Proyectos
Fecha: 02/10/2014
El Decreto 2595 del 13 de diciembre de 2012, modificó la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y en el numeral 4 del artículo 2º señaló dentro de sus funciones la de: "Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto, sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación".
En concordancia con lo anterior, el numeral 8 de la misma norma estableció que la Superintendencia debe: "Velar por el adecuado funcionamiento y aplicación de los recursos que administren las Cajas de Compensación Familiar conforme las diferentes operaciones que se les autoriza a realizar en forma directa o a través de terceros".
El Decreto 2595 de 2012, en el numeral 7 del artículo 5 señaló como función del Superintendente del Subsidio Familiar, aprobar los planes, programas y proyectos de inversión para obras o servicios sociales que desarrollen las entidades bajo su vigilancia y sin cuya autorización aquellos no podrán emprenderse.
El artículo 12 del mismo Decreto, asignó como funciones de la Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación de Proyectos:
"1. Realizar la evaluación y conceptuar sobre los planes, programas y proyectos de inversión para obras o servicios sociales que desarrollen las entidades bajo su vigilancia y sin cuya autorización aquellos no podrán emprenderse. (...)
"8. Recomendar al Superintendente la aprobación, objeción o negación de la imple-mentación y ejecución de planes, programas o proyectos de inversión de conformidad con los criterios de finalidad social, redistribución de ingresos, eficacia, eficiencia y economía definidos por la Superintendencia".
De otra parte, el Decreto 1053 de 2014 reglamentó lo relacionado con el régimen de autorización para los planes, programas y proyectos de inversión en obras y servicios sociales que desarrollen las Cajas de Compensación Familiar. Dicha norma contempla dos tipos de autorización general y previa.
El artículo 3º del Decreto Reglamentario 1053 de 2014, igualmente establece que estarán sometidos al régimen de autorización general los proyectos que se encuentren incluidos dentro del Límite Máximo de Inversiones conforme los rangos y/o materias que con criterio general defina la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Para facilitar el cumplimiento de las anteriores disposiciones se procede a impartir instrucciones y fijar criterios generales para el cumplimiento y correcta aplicación de dichos tipos de autorización.
Por lo expuesto, se hace necesario impartir instrucciones para facilitar la formulación, presentación y evaluación de los planes, programas y proyectos de inversión que las Cajas de Compensación Familiar deben someter a aprobación y seguimiento de esta Superintendencia, por lo cual es conveniente unificar los criterios y requisitos que a partir de la fecha se tendrán en cuenta para tales fines.
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DEFINICIONES:
· Límite Máximo de Inversiones: Monto total de los recursos que la Caja destina de su presupuesto de inversiones para ser ejecutados en la respectiva vigencia, el cual debe ser aprobado por el Consejo Directivo y la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Modalidades de inversión:
· Ampliación de infraestructura: Proyectos que impliquen incremento en el área construida. Están referidos a ampliación física de las sedes actuales con el fin de aumentar la capacidad instalada y cobertura.
· Modificación: Proyectos que reformen el diseño arquitectónico o estructural de una edificación existente, sin incrementar su área construida.
· Adecuación: Proyectos que cambien el uso de una edificación o parte de ella, garantizando la permanencia total o parcial del inmueble original.
· Mejora: Proyectos que se adelanten para las obras tendientes a recuperar y adaptar un inmueble o parte de este.
· Dotaciones: Muebles y enseres, maquinaria y equipo, vehículos, equipos de cómputo e informática y en general aquellos elementos que se requieren para el normal funcionamiento de los Servicios (estas deben ser incluidas dentro del Límite Máximo de Inversiones y no requieren presentarse como un proyecto de inversiones).
· Fondos de Crédito: Proyectos relacionados con la aprobación de recursos para la constitución o ampliación de los fondos de crédito en cada uno de los servicios.
· Proyectos nuevos: Todos los proyectos que no correspondan a las modalidades anteriores que, por primera vez, se incluyan en el Límite Máximo de Inversiones en una vigencia.
· Proyectos en realización: Los proyectos diferentes a dotaciones y fondos de crédito que se vienen ejecutando en la vigencia anterior, que cuentan con la aprobación del Consejo Directivo y que hayan sido presentados a la Superintendencia bien sea dentro del régimen de autorización general o previa. Estos proyectos deberán incluirse en el Límite Máximo de Inversiones de la respectiva vigencia y no necesitarán de nueva aprobación.
2. ASPECTOS GENERALES
Las Cajas de Compensación Familiar ejecutarán sus planes, programas y proyectos de inversión en obras o servicios sociales, conforme al ordenamiento jurídico y bajo el control de la Superintendencia del Subsidio Familiar, el cual se ejercerá a través de las modalidades de autorización general y autorización previa, según lo establecido en el artículo 3 del Decreto Reglamentario 1053 del 5 de junio de 2014.
En especial, se verificará que el objeto de aquellos atienda las necesidades prioritarias de la población afiliada, con énfasis en la cobertura para los trabajadores beneficiarios y sus familias.
Conforme lo disponen los artículos 54 y 55 de la Ley 21 de 1982, tanto el Director Administrativo como el Consejo Directivo asumen responsabilidad por la aprobación, ejecución y seguimiento de los planes, programas y proyectos de inversión en obras y servicios sociales, así como sobre el cumplimiento de las disposiciones legales sobre objeto, naturaleza y origen de los recursos utilizados y la disponibilidad de los mismos.
La Caja de Compensación Familiar deberá incluir en el Límite Máximo de Inversiones, todos los proyectos de inversión presupuestados para ejecutar en la respectiva vigencia.
En el acta en que conste la aprobación del Consejo Directivo, debe quedar en forma expresa el valor del plan, proyecto o programa aprobado, la descripción general del mismo, el o los servicios en los cuales se ejecutará y la certificación del revisor fiscal sobre el origen y disponibilidad de los recursos, cuando se financian con recursos existentes en Tesorería.
Los planes, programas y/o proyectos deberán ser presentados en forma integral, corresponder a la unidad de diseño estructural que se establezca e incluir la realización de los estudios previos, diseños y anteproyectos, cuyo costo debe formar parte del valor total de la inversión. Las Cajas de Compensación Familiar no podrán fraccionar la presentación de un proyecto en varias etapas o componentes con el fin de modificar o ajustar el monto asignado.
En caso de no aprobación de un proyecto sometido al régimen de autorización previa, los conceptos antes definidos deberán registrarse como gastos de administración y funcionamiento del respectivo servicio.
3. PLAZO DE PRESENTACIÓN
El plazo para la presentación de los planes, programas y proyectos seguirá los siguientes lineamientos:
· La Caja de Compensación Familiar deberá presentar el Límite Máximo de Inversiones, en el que se incluyan todos los proyectos de inversión presupuestados para ejecutar en la respectiva vigencia, antes del 28 de febrero de cada año.
· Los proyectos de inversión sometidos al régimen de autorización previa, deberán ser radicados en la Superintendencia del Subsidio Familiar, de manera independiente al Límite Máximo de Inversiones, a más tardar el 30 de noviembre de cada año.
· Los programas y proyectos de inversión sometidos al régimen de autorización general y toda modificación al monto, especificaciones técnicas o información inicial del proyecto o programa, deberá ser remitida a la Superintendencia del Subsidio Familiar, dentro de los cuarenta y cinco (45) días hábiles siguientes a su aprobación por el Consejo Directivo para su seguimiento y control.
4. AUTORIZACIÓN GENERAL
Los planes, programas y proyectos de inversión sometidos al régimen de autorización general podrán ser ejecutados por las Cajas de Compensación Familiar una vez sean aprobados por parte del Consejo Directivo y cumplan con los requisitos y documentación exigida para el desarrollo de los mismos. El Director Administrativo y el Consejo Directivo asumen responsabilidad por su aprobación, ejecución y seguimiento.
Los documentos correspondientes al tipo de programa o proyecto a desarrollar, deberán ser diligenciados y remitidos a la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Corresponden al régimen de autorización general las siguientes obras, programas y proyectos:
4.1. Proyectos de modificaciones, adecuaciones y mejoras
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Los proyectos de modificaciones, adecuaciones y mejoras, que se encuentren en los supuestos señalados en el literal a) del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1053 de 2014. La Superintendencia anualmente, con base en los ingresos reportados por las Cajas de Compensación Familiar en los estados financieros de la vigencia anterior y el Límite Máximo de Inversiones aprobado para la respectiva vigencia, remitidos hasta el 28 de febrero de cada año, efectuará y publicará el cálculo correspondiente.
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Para las Cajas de Compensación Familiar que no se encuentren enmarcadas en el citado literal, se someten al régimen de autorización general, los proyectos de...
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