Circular externa número 005 de 2015 - 21 de Octubre de 2015 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 585421582

Circular externa número 005 de 2015

EmisorUnidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación
Número de Boletín49672

Para: GOBERNADORES DE DEPARTAMENTO, ALCALDES DISTRITALES,

METROPOLITANOS Y MUNICIPALES Y JEFES DE OFICINAS DE CONTROL

INTERNO DE ENTIDADES TERRITORIALES

De: CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN Asunto: Proceso de empalme entre mandatarios entrantes y salientes.

Observancia Ley 951 de 2005, 901 de 2004 y Régimen de Contabilidad Pública.

Respetados y distinguidos servidores públicos.

El Contador General de la Nación, en desarrollo de sus competencias constitucionales y legales y en observancia de lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública se permite recordar la obligatoriedad de observar y aplicar lo establecido en el Capítulo IV de los procedimientos relativos a los estados, informes y reportes contables del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, en lo relacionado con la elaboración del informe contable cuando se produzca cambios de representante legal; lo anterior en concordancia y de acuerdo con las obligaciones previstas en la Ley 901 de 2004 y 951 de 2005, en lo relativo al acta de informe de gestión que se debe elaborar dentro del proceso integral de empalme por parte de los actuales gobernadores, alcaldes distritales, metropolitanos y municipales.

Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal

  1. CONTENIDO DEL INFORME

    El informe contable que se debe elaborar cuando se produzca cambio de representante legal en las entidades hace parte del acta de informe de gestión, establecido en la normativa vigente, y se refiere a las condiciones en que se entrega el sistema contable de la entidad.

    El sistema contable comprende el conjunto de subsistemas tales como administrativo, financiero, de costos, tributario, entre otros, los cuales acopian los procedimientos y operaciones de la entidad que se encuentran respaldados por documentos soportes, comprobantes contables y los libros de contabilidad principales y auxiliares. Así mismo, incluye las aplicaciones de software que utiliza la entidad y la correspondencia interna y externa.

    Cuando se produzcan cambios de representante legal se debe informar, como mínimo, los siguientes aspectos:

    1. Que se entrega el sistema de información contable con todos los elementos que lo integran;

    2. Que estén a disposición los libros de contabilidad, principales y auxiliares, debidamente actualizados a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones...

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