Circular externa número 11 de 2014
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado |
| Número de Boletín | 49441 |
Para: Ministros del Interior; Ambiente y Desarrollo Sostenible; Justicia y del Derecho; Salud y Protección Social; Vivienda, Ciudad y Territorio; Trabajo y Seguridad Social; Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones; Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados en Armas (ACR); Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente (CCE); Agencia del Inspector General de Tributos, Rentas y Contribuciones Parafiscales; Agencia Nacional de Infraestructura (ANI); Agencia Nacional Minera (ANM); Agencia Nacional del Espectro (ANE); Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema (ANS-PE); Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia (APC); Autoridad Nacional de Acuicultura y Pesca (AUNAP); Autoridad Nacional de Licencias Ambientales; Autoridad Nacional de Televisión (ANTV); Centro de Memoria Histórica; Unidad Administrativa para Consolidación del Territorio Nacional; Departamento Administrativo Dirección Nacional de Inteligencia; Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS); Empresa Nacional de Renovación y Desarrollo Urbano Virgilio Barco Vargas S.A.S.; Fondo de Adaptación; Unidad de Restitución de Tierras Despojadas; Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP); Migración Colombia; Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias; Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas; Sociedad de Activos Especiales S.A.; Unidad de Planificación Rural Agropecuaria (UPRA); Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios (SPC); Unidad Nacional de Protección (UNP); Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres. Entidades Públicas del Orden Nacional de Reciente Creación.
De: Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
Asunto: Protocolo. Pautas Mínimas para la Gestión de la Defensa Jurídica en las Nuevas Entidades del Orden Nacional.
Ciudad y fecha: Bogotá, D. C., 19 de diciembre de 2014 1. COMPETENCIA Y ALCANCE
1.1. Marco de competencias. La Ley 1444 de 2011, desarrollada por el Decreto-ley 4085 de 2011, establece las competencias de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en materia de defensa judicial, prevención de conductas antijurídicas y del daño antijurídico.
En este marco de competencias, a la Agencia le corresponde expedir protocolos y li-neamientos dirigidos a objetivos específicos, identificados como resultado de los estudios analíticos que desarrolla, con la característica de que estos tienen carácter vinculante para las entidades públicas del orden nacional y sus abogados, conforme a lo ordenado por el inciso segundo del numeral 2 del artículo 6º del Decreto-ley 4085 de 2011.
1.2. En el año 2011, en ejercicio de las facultades extraordinarias concedidas por el Congreso de la República mediante la Ley 1444, el Presidente de la República promulgó una serie de Decretos que tuvieron como finalidad la creación, escisión y fusión de entidades del Estado, con el propósito de lograr una Administración Pública más eficiente y eficaz. El proceso de reestructuración del Estado culminó en noviembre de 2011 con el establecimiento de una realidad administrativa de treinta y cinco (35) nuevas entidades del orden nacional pertenecientes a diversos sectores de la Administración, con particularidades diferentes y funciones definidas.
1.3. Bajo el amparo de la misión institucional de una gestión efectiva, integral y permanente que respete los derechos y principios constitucionales y que permita optimizar los recursos públicos, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), que es además una de las nuevas Agencias, considera oportuno iniciar un proceso de acercamiento con estas nuevas entidades y acompañarlas en la gestión de la defensa jurídica a su cargo, con el objetivo de entregar unas pautas mínimas, que luego complementarán con el Modelo de Gestión de Defensa, las cuales resultan fundamentales para lograr mejores resultados en la gestión jurídica pública de las nuevas organizaciones, implementando buenas prácticas y experiencias favorables.
1.4. A partir de estudios adelantados durante el año 2013 por la Agencia, fue posible establecer esos parámetros que como mínimo se deben implementar en las entidades de reciente creación, los cuales apuntan al Ciclo de Defensa Jurídica con especial énfasis en la estructuración y cumplimiento de funciones por parte del Comité de Conciliación; acción de repetición; generación de acceso y capacitación en el Sistema Único de Información Litigiosa; políticas de prevención de daño antijurídico, y gestión de la defensa jurídica en general, según el sector de la Administración Pública al cual se encuentre adscrita o vinculada la entidad; y precisar en dichas entidades el rol de la Agencia, temas que fueron identificados por la Dirección de Políticas y Estrategias como los llamados a fortalecer en aras de un mejor ejercicio de la defensa jurídica del Estado.
1.5. Dentro de las entidades nuevas se pueden identificar varios tipos, hay entidades nuevas enteramente, es decir, que no existían y que por ello no tienen litigiosidad o la misma es baja; entidades producto de la fusión o escisión que asumieron procesos de otras entidades y finalmente entidades cuya esencia se mantiene y simplemente hubo ajustes de estructura y denominación y que por ello mantienen la carga procesal.
2. PROTOCOLO
2.1. Comité de conciliación. Se debe conformar y poner en funcionamiento el Comité de Conciliación, de acuerdo con los parámetros dispuestos en los artículos 15 y siguientes del Decreto 1716 de 2009.
2.1.1. Obligación de conformar un Comité de Conciliación. Las entidades y organismos de derecho público tienen el deber legal de integrar un comité de conciliación conformado por funcionarios de nivel directivo designados para el efecto, de acuerdo con lo previsto en la Ley 23 de 1991, modificada por la Ley 446 de 1998.
2.1.2. Integración del Comité de Conciliación. El comité de conciliación debe estar conformado por los siguientes miembros permanentes que actuarán con voz y voto: el Jefe, Director, Gerente, Presidente o representante legal o su delegado; el ordenador del gasto o quien haga sus veces; el Jefe de la Oficina Jurídica o de la Oficina encargada de la Defensa de los Intereses Litigiosos de la Entidad; y dos (2) funcionarios de dirección o de confianza designados según la estructura orgánica de la entidad. La participación de los integrantes es indelegable, salvo las excepciones en los casos del Jefe, Director, Gerente, Presidente o representante legal del ente, y el Secretario Jurídico de Presidencia de la República, de conformidad con lo dispuesto en el inciso final del artículo 17 del Decreto 1716 de 2009. Deberán asistir como invitados al comité de conciliación con derecho a voz, los funcionarios que por su condición jerárquica deban asistir según el caso concreto que se esté analizando, el apoderado que representa los...
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