Circular externa número 201-000011 de 2014
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Sociedades |
| Número de Boletín | 49353 |
Señores
REPRESENTANTES LEGALES CONTADORES REVISORES FISCALES
Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales, empresas en acuerdo recuperatorio, en liquidación judicial y clubes con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas.
REFERENCIA: SOLICITUD DE ESTADOS FINANCIEROS CORRESPONDIENTES AL AÑO 2014
Esta Superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, se encuentra facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa a las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, numerales 2 y 3 del artículo 7º del Decreto número 1023 del 18 de mayo de 2012 y en los Decretos números 4350 del 4 de diciembre de 2006 y 2300 del 25 de junio de 2008.
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ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Y DOCUMENTOS
ADICIONALES
Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, junto con los correspondientes documentos adicionales requeridos en el Informe 1 (Formulario Empresarial), los cuales deben diligenciarse en miles de pesos.
1.1. OBLIGATORIEDAD DEL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, están obligadas a enviar los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta Superintendencia, las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, que estén sometidas a vigilancia o control de esta entidad.
Así mismo, están obligadas a remitir la información las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sometidas a inspección, a las cuales en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, mediante acto administrativo de carácter particular y concreto, dirigido a la dirección de notificación judicial registrada en Cámara de Comercio, les sea impartida la orden respectiva. Se exceptúan de lo anterior aquellas sociedades que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co. En el "asunto" del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente: "Grupo de Arquitectura de Datos: Formulario Empresarial -sociedad en liquidación voluntaria".
1.2. PLAZOS PARA EL ENVÍO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE
DICIEMBRE DE 2014
Los estados financieros individuales (Informe 1 - Formulario Empresarial), con corte a 31 de diciembre de 2014, certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2015 dentro de las fechas señaladas a continuación (Tabla número 1), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV).
Tabla número 1 Programación de Envío de Información Financiera
ÚLTIMOS DOS DÍGITOS DEL NIT ENVÍO DE INFORMACIÓN ÚLTIMOS DOS DÍGITOS DEL NIT ENVÍO DE INFORMACIÓN 01-05 Lunes 6 de abril 51-55 Lunes 20 de abril 06-10 Martes 7 de abril 56-60 Martes 21 de abril 11-15 Miércoles 8 de abril 61-65 Miércoles 22 de abril 16-20 Jueves 9 de abril 66-70 Jueves 23 de abril 21-25 Viernes 10 de abril 71-75 Viernes 24 de abril 26-30 Lunes 13 de abril 76-80 Lunes 27 de abril 31-35 Martes 14 de abril 81-85 Martes 28 de abril 36-40 Miércoles 15 de abril 86-90 Miércoles 29 de abril 41-45 Jueves 16 de abril 91-95 Jueves 30 de abril 46-50 Viernes 17 de abril 96-00 Lunes 4 de mayo Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas señaladas anteriormente, previa solicitud de autorización de envío dirigida al Grupo de Informes Empresariales.
1.3. DOCUMENTOS ADICIONALES
Los estados financieros solo se entenderán recibidos con la presentación de los documentos adicionales relacionados a continuación, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT.
En el evento de que los documentos adicionales no fueren aportados en el plazo establecido, los estados financieros se entenderán recibidos de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.
1.3.1. Las sociedades vigiladas y controladas deberán presentar los siguientes documentos:
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El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem. Este documento deberá presentarse escaneado del original en formato .pdf y deberá indicar el número del documento de identidad, bien sea el de la cédula de ciudadanía, el de la cédula de extranjería, o el número de identificación del pasaporte, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores;
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El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad. Este informe deberá presentarse escaneado del original en formato .pdf. Es pertinente aclarar que esta obligación no se les exige a las sucursales de sociedades extranjeras;
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El dictamen del revisor fiscal, escaneado del original en formato .pdf;
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Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, escaneado del original en formato .pdf.
Con excepción de los documentos que deben enviarse en formato .pdf, según las indicaciones que anteceden, toda la información financiera deberá remitirse por medio del programa Storm conforme a las instrucciones que aparecen en el portal www. supersociedades. gov.co para la instalación y uso de la aplicación (bajo la sección Presentación de Informes Empresariales). Una vez cumplido el procedimiento para el uso del Storm, la aplicación generará un archivo de extensión .str que deberá adjuntarse y enviarse como se indica en la misma sección del portal.
Tan pronto como se envíe este archivo de extensión .str a través del portal web, el sistema suministrará un número de radicación que servirá para el envío de los documentos adicionales. Una vez cuente con este número de radicación, deberán cargarse los mencionados documentos adicionales, escaneados del original en formato .pdf, a través de la...
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