Circular Externa número 00024 de 2012
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales |
| Número de Boletín | 48580 |
De: Subdirector de Gestión de Recaudo y Cobranzas (a) y Subdirector de Gestión
Recursos Físicos (e) Para: Coordinación de Documentación - CNAD
Divisiones de Gestión Administrativa y Financiera Divisiones de Gestión Recaudo y Cobranzas Divisiones de Gestión Recaudo Entidades Autorizadas para Recaudar Asunto: Instrucciones para la entrega física de los formularios que recepcionan las entidades autorizadas para recaudar impuestos y aduanas nacionales y demás tributos administrados por la DIAN. Para lograr una mayor efectividad en la entrega física de los formularios que recepcionan las Entidades Autorizadas para Recaudar, incluyendo los formularios de las declaraciones y los recibos de pago recepcionados que contienen dos códigos de barras, se establece el siguiente procedimiento, de obligatorio cumplimiento para las partes involucradas:
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Plazo y horario para la entrega de los formularios
De acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 8110 del 19 de agosto de 2010, las Entidades Autorizadas para Recaudar deberán entregar los documentos dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recaudo.
El Banco Agrario de Colombia S. A. entregará la información de la modalidad "Otros Contribuyentes", de acuerdo con lo establecido en la Resolución 1282 del 23 de febrero de 2000.
El horario para la entrega de los formularios será fijado por la respectiva Dirección Seccional, excepto en la ciudad de Bogotá, D. C., Coordinación de Documentación - Centro Nacional deAdministración Documental (CNAD), cuyo horario será de 7:00 a. m. a 10:00 a. m.
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Procedimiento para el envío físico de los formularios
En las ciudades sede de las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas Nacionales, cada Entidad Autorizada para Recaudar deberá designar una de sus oficinas, para que opere con el carácter de centralizadora, en la entrega de las declaraciones y de los recibos de pago, de conformidad con lo establecido por el artículo 10 de la Resolución 0478 de 2000 y demás normatividad que regula la materia.
2.1 Conformación de Paquetes
Cada paquete deberá organizarse por tipo de formulario y por una sola fecha de recaudo, incluyendo los recepcionados en horario extendido del mismo día, por sucursal y consecutivo ascendente del adhesivo, con un máximo de doscientos (200) formularios.
Para los documentos con dos (2) códigos de barras se deberán conformar paquetes independientes por tipo de formulario, una sola fecha de recaudo incluyendo los recepcionados en horario extendido del mismo día, organizados por sucursal con un máximo de doscientos (200) formularios.
En el evento de que la Entidad Autorizada a Recaudar no lleve a cabo la debida separación de los documentos con dos (2) códigos de barras y los demás formularios, la DIAN se abstendrá de recibirlos o en caso de haberlo hecho los devolverá sin radicar para que se subsane tal situación.
2.2. Elaboración del Formato de Envío de los formularios
El Formato de Envío de los formularios, se diligenciará totalmente en original y copia con los datos de los formularios que correspondan a la misma fecha de recaudo y al mismo tipo de formulario; para su diligenciamiento se deben consignar siempre los siguientes datos:
CABECERA:
Banco: Nombre completo de la Entidad Autorizada para Recaudar. NIT: El número de NIT de la Entidad Autorizada para Recaudar. Código: El código de compensación de la Entidad Recaudadora. Tipo del formulario: De impuestos y aduanas nacionales y demás tributos Modelo de formulario: El número que se encuentra en la parte superior derecha del formulario. Fecha de Recaudo: La fecha de recaudo de los formularios que conforman el paquete, incluyendo los recepcionados en horario extendido o adicional. Fecha de Entrega: La fecha en que se entregan los paquetes a la Coordinación de Documentación - Centro Nacional de Administración Documental y/o áreas de documentación de las Direcciones Seccionales del país, según corresponda. Número de formularios: El número máximo por paquete será de hasta doscientos (200) formularios. Número de Folios: El número de formularios que conforman el paquete, más el Formato de Envío. CUERPO: Ítem: Corresponde al consecutivo de los formularios. Número de Formulario: Es el número de la Casilla 4 del formulario, denominada "Número de formulario". Número de Adhesivo: Es el número del adhesivo impuesto por el cajero y se encuentra en la Casilla 996 del formulario, denominada "Espacio para el adhesivo de la entidad recaudadora (Número del adhesivo)". Para los formularios diligenciados a través de los Servicios Informáticos Electrónicos (SIE), que tienen impresos dos (2) códigos de barras, este campo viene en blanco. PIE:
Nombres y apellidos completos, número de cédula y firma autógrafa del responsable Entidad Autorizada para Recaudar...
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