RESOLUCIÓN NUMERO 00457 DE 2008 , (noviembre 20) , por la cual se establecen los criterios para la definición de procedimientos dentro de los procesos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y para la estandarización y normalización de los documentos soporte de los mismos.
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales |
| Número de Boletín | 47198 |
El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en uso de sus facultades legales, en especial las contenidas en el numeral 22 del artículo 6 o del Decreto 4048 de 2008, y CONSIDERANDO: Que por medio de la Resolución 10621 de 2008, se adoptó el mapa de procesos y subprocesos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el cual incluye los pro cesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, a través de los cuales la entidad cumple con su misión institucional;
Que por lo anterior se hace necesario establecer y unificar el procedimiento marco para la definición de todos los procesos que se adelantan en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales;
Que igualmente es necesario normalizar y estandarizar los formularios y formatos requeridos por cada uno de los procesos y procedimientos de la entidad, para garantizar su correcta operación: Que adicionalmente, es necesario administrar y controlar la documentación del sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, con el propósito de garantizar que se encuentre actualizada, se conserve y esté disponible para la consulta, RESUELVE: CAPITULO I Definición de procedimientos
Definiciones.
Para efectos de la presente resolución deben tenerse en cuenta las siguientes definiciones: Proceso.
Conjunto de subprocesos y procedimientos relacionados mutuamente que interactúan para transformar información de entrada en productos y/o servicios de calidad, generando valor en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Subproceso.
Conjunto de procedimientos de un proceso de mayor nivel que además de tener su propia meta, entradas y salidas, presenta las mismas características del proceso al que pertenece.
El valor agregado de este agrupamiento es facilitar la comprensión de los procesos.
Procedimiento.
Unidad mínima de agrupamiento de actividades que realizadas en de terminado orden, produce un resultado que satisface las salidas que requieren los procesos y subprocesos.
El valor agregado de este agrupamiento es facilitar la gestión.
Circuito.
Es la secuencia lógica, sistemática y/o repetitiva que pueden seguir las actividades dentro de un procedimiento.
Un procedimiento puede tener varios circuitos dependiendo de su complejidad.
Procedimiento para la definición de procedimientos.
En la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, los procedimientos asociados a los procesos de la entidad se definirán, ajustarán, modificarán y/o actualizarán conforme al siguiente procedimiento: Un procedimiento de un proceso o un formulario o formato de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales se define, ajusta, modifica y/o actualiza a partir de requerimientos que tienen lugar, así: - Por revisión permanente de los procesos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Na cionales que realice la Dirección de Gestión Organizacional sobre criterios de modernidad, integralidad, eficiencia y eficacia. -Por requerimiento efectuado por el Director responsable del cumplimiento del propósito de los procesos de su competencia. - Por necesidad de definición de nuevos documentos, formularios y formatos o por necesidad de ajuste o modificación de los existentes. - Por disposiciones normativas.
A partir de la identificación de los requerimientos, se realizarán las siguientes actividades por parte de la Dirección de Gestión Organizacional, a través de los empleados públicos ubicados en la misma y los comisionados, cuando sea necesario, provenientes de las áreas implicadas en el proceso correspondiente. 1.
Análisis de viabilidad dentro del modelo de gestión.
A partir de los requerimientos identificados, se debe realizar un estudio preliminar de la pertinencia del procedimiento a definir, ajustar, modificar y/o actualizar, considerando las implicaciones normativas, operacionales, procedimentales y tecnológicas de los cambios dentro del proceso y en todo el modelo de gestión. 2.
Desarrollo del procedimiento cuando sea pertinente: - Definición de los circuitos de las actividades dentro del procedimiento. -Definición, estandarización y normalización de los documentos, formularios y formatos con sus validaciones de entrada y requisitos de salida. - Descripción del procedimiento en los formatos establecidos para ello. - Perfilamiento de roles del talento humano y de necesidades de personal para cumplir el procedimiento que lo ejecutará. - Establecimiento de indicadores de gestión del procedimiento. - Establecimiento de riesgos operacionales y controles, así como evaluación de riesgos residuales del procedimiento y actualización de mapas de riesgo. - Definición de requerimientos funcionales del procedimiento en caso de requerir la automatización a través de servicios informáticos electrónicos o su adecuación. - Integración de las necesidades informáticas del procedimiento a la arquitectura técnica de la DIAN y adecuación, construcción, adquisición de los servicios informáticos electrónicos cuando se requiera, atendiendo en todo caso a programación según plan de modernización y/o requerimientos y disponibilidad de recursos. - Proyección de reglamentación externa e interna necesaria para la ejecución del pro cedimiento. - Definición y/o determinación de requisitos para contratación, cuando sea del caso, del plan de capacitación requerido por el personal para ejecutar el procedimiento. - Definición, elaboración, y determinación de requisitos para contratación, cuando sea del caso, de los medios pedagógicos para la capacitación. - Evaluación en ambientes simulados de la operación del procedimiento previamente a su despliegue en la organización. 3.
Formalización del procedimiento.
A partir de la reglamentación proyectada, el director o directores del nivel central, res ponsables del proceso, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, revisarán y enviarán el documento respectivo a la Dirección de Gestión Jurídica y la Oficina de Control Interno, que emitirán su concepto atendiendo, a criterios de contenido, volumen y en general a los que determinen dichas áreas.
En todo caso, el concepto requerido deberá expedirse a más tardar dentro de los ocho (8) lías hábiles siguientes.
Agotado lo anterior, y una vez efectuados los ajustes pertinentes, se dará traslado para la firma del competente. 4.
Ejecución del procedimiento.
La Dirección del nivel central, responsable de la ejecución del procedimiento en los diferentes niveles de la entidad, realizará cuando sea del caso, las siguientes actividades, en coordinación con la Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica y la Dirección de Gestión Organizacional. - Las pruebas de ejecución del procedimiento en ambiente real. - La divulgación y capacitación, y - La consecución de recursos humanos, financieros, tecnológicos y logísticos para la ejecución del procedimiento.
Tipos de Documentos Generados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 1.
Actos administrativos de carácter general.
Son documentos físicos o electrónicos que expresan unilateralmente la voluntad de la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales, por medio de las cuales se reglamentan aspectos de carácter sustancial o procedimental o se crea en forma obligatoria, una situación jurídica de carácter general, impersonal o abstracta, capaz de producir efectos jurídicos y en consecuencia, de vincular a los administrados.
Como actos administrativos de carácter general pueden señalarse los siguientes: Resolución General Externa.
Reglamenta y desarrolla la aplicación de normas sustantivas y procedimentales de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Resolución General Interna.
Reglamenta y desarrolla la aplicación de disposiciones administrativas al interior de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a nivel nacional.
Ordenes Administrativas.
Desarrollan los procedimientos que dan cumplimiento a las responsabilidades propias de cada proceso.
Son actos administrativos de carácter interno y general.
Instrucciones.
Especifican o particularizan, en los casos en que así se requiera, la eje cución de los procedimientos desarrollados mediante una orden administrativa.
Son actos administrativos de carácter interno y general.
Conceptos.
Escritos de carácter general a través de los cuales se absuelven consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacio nales, en materia aduanera o de comercio exterior, en lo de competencia de la DIAN y en materia de control cambiario por importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados a las mismas, financiación en moneda extranjera de importaciones y exportacio nes, y subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones, e igualmente relacionadas con la interpretación y aplicación de normas en materia presupuestal, contractual, laboral y comercial. 2.
Actos administrativos de carácter particular y concreto y otros actos adminis trativos particulares.
Son los actos físicos o electrónicos que se expiden para otorgar autorizaciones y, en general, para crear, modificar o extinguir situaciones jurídicas de interés particular atinentes a resolver situaciones de carácter administrativo de los funcionarios de la entidad o de los contribuyentes y usuarios, en asuntos de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y en desarrollo de sus procesos.
Estos actos administrativos pueden producirse de oficio o a solicitud de parte. 3.
Documentos para comunicaciones oficiales.
Son todas aquellas...
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