Instrucción Administrativa Conjunta número 18 de 2012 - 7 de Diciembre de 2012 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 410472218

Instrucción Administrativa Conjunta número 18 de 2012

EmisorSuperintendencias - Superintendencia de Notariado y Registro
Número de Boletín48637

Para: Registradores, Calificadores de Instrumentos Públicos, Directores Territoriales de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas y Notarios.

De: Superintendente de Notariado y Registro y Director General Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas.

Tema: Procedimiento Administrativo de Restitución de Tierras Despojadas a las Víctimas del Conflicto Armado Ley 1448 de 2011 y Decretos 4829 de 2011 y 4800 de 2011.

Fecha: 4 de diciembre de 2012

Estimados Registradores, Calificadores, Directores Territoriales de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas y Notarios.

Con el objeto de cumplir con las disposiciones de la Ley 1448 de 2011 y sus decretos reglamentarios, a continuación se les comunica el procedimiento que se adelantará en el marco de los procesos administrativos de restitución de tierras, definido entre la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas y la Superintendencia de Notariado y Registro.

En este sentido, durante el cumplimiento de las labores y funciones que se describen, los funcionarios que de alguna manera tengan a su conocimiento asuntos que se enmarquen dentro de las normas que regulan la aplicación de la ley de víctimas y restitución de tierras, deberán tener en cuenta los fines perseguidos con la ley y la política pública de restitución, y en particular considerarán el objetivo de resarcir a las víctimas de despojo y abandono forzado de sus tierras, para lo cual los procedimientos administrativos son apenas instrumentos de medio. En consecuencia, se debe evitar al máximo obstaculizar o demorar los trámites que deban adelantarse dentro del proceso de restitución, remover de oficio los aspectos puramente formales que impiden su cumplimiento para evitar decisiones inhibitorias, en procura de la efectividad del derecho material de las víctimas que han solicitado su inclusión en el Registro de Tierras Despojadas y Abandonadas Forzosamente.

1. Generalidades y antecedentes:

A través de la Ley 1448 de 2011, el legislador nacional estableció en un marco de justicia transicional un conjunto de medidas judiciales, administrativas, sociales, económicas, individuales y colectivas dirigidas a la reparación integral de las víctimas del conflicto armado en Colombia, que procuraran brindar condiciones propicias para que estas sean dignificadas a través de la materialización de sus derechos a la verdad, la justicia y la reparación con garantías de no repetición.

Para el cabal cumplimiento de dichos mandatos, el parágrafo 1º del artículo 119 de la Ley 1448 de 2011 ordenó la creación de la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras, a lo cual se dio cumplimiento mediante los Decretos número 0238 y 0239 del 2 de febrero de 2012, que otorgó, entre otras, la función de atender las disposiciones judiciales y administrativas relacionadas con los trámites registrales de las tierras despojadas o abandonadas forzosamente por parte de las víctimas del conflicto armado interno.

Así mismo, en virtud de los artículos 103 y subsiguientes de la citada ley se creó la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas por el término de 10 años, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, la cual tiene como objetivo principal servir como órgano administrativo del Gobierno Nacional para la restitución de tierras a las víctimas despojadas, cuyas funciones son determinadas de forma expresa en el artículo 105 de la mencionada ley, encontrándose entre ellas:

  1. Diseñar, administrar y conservar el Registro de Tierras Despojadas y Abandonadas Forzosamente.

  2. Acopiar las pruebas de despojos y abandonos forzados para presentarlas a los procesos de restitución de tierras.

  3. Identificar física y jurídicamente los predios que no cuenten con información catastral o registral.

  4. Ordenar a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP) la consecuente apertura de folio de matrícula a nombre de la Nación y la asignación de número de matrícula inmobiliaria, y

  5. Tramitar ante las autoridades competentes los procesos de restitución de predios de los despojados o de formalización de predios abandonados en nombre de los titulares de la acción a los que se refiere la Ley 1448 de 2011.

    En virtud de lo anterior, la Superintendencia de Notariado y Registro y la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, en adelante Unidad de Restitución de Tierras, de acuerdo con las obligaciones anteriormente señaladas y atendiendo al mandato constitucional sobre colaboración armónica y articulada de las entidades del Estado, han decidido celebrar un Convenio de Cooperación Interinstitucional en el que se determinan los procedimientos y términos para dar cumplimiento a las funciones y obligaciones otorgadas por la Ley 1448 de 2011 a cada una de las entidades concernidas, que incluye entre otras, procesos de capacitación conjunta de los cuales forma parte el presente instructivo.

    2. Del acceso a las bases de datos, por parte de la Unidad Administrativa especial de gestión de restitución de tierras despojadas:1

    Atendiendo el principio de colaboración armónica consagrado en el artículo 26 de la Ley 1448 de 2011 y en el numeral primero del artículo del Decreto número 4829 de 2011, es deber de las autoridades brindar apoyo, colaboración e información de manera oportuna e idónea a la Unidad de Restitución de Tierras cuando esta lo requiera.

    En desarrollo de lo anterior, la Oficina de Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro proporcionará acceso a los funcionarios de la Unidad de Restitución de Tierras del orden nacional y territorial y a la Dirección Catastral y de Análisis Territorial, al Sistema de Información Registral (SIR), para que conforme a lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1448 de 2011 tengan acceso en tiempo real a los folios de matrícula de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos que administran su información a través de este sistema, el cual permitirá la impresión de una copia simple del folio de matrícula inmobiliaria.

    Este acceso les dará la posibilidad a los funcionarios de la Unidad de Restitución de Tierras de realizar búsquedas por número de matrícula inmobiliaria, nombre del predio, nombre y documento de identificación del reclamante y cédula catastral.

    En el caso de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos que operan bajo el sistema de folio magnético, la consulta la hará el funcionario de la Unidad de Restitución de Tierras a través de la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) de la Unidad, mediante oficio dirigido a la Oficina de Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro con copia a la Delegada para la Protección, Restitución y Forma-lización de Tierras solicitando la información. (Anexo 1).

    De los resultados de la búsqueda, se levantará un acta que deberá ser firmada por el funcionario de la Unidad de Restitución de Tierras y de la Superintendencia de Notariado y Registro que haya efectuado la búsqueda, debiendo remitirse una copia del acta a la

    1 La Ley 1448 de 2011, artículo 76: "(...) La Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución Despojadas tendrá acceso a todas las bases de datos sobre las víctimas de despojo o abandono forzado, del Instituto Geográfico Agustín Codazzi y de los catastros descentralizados, de las notarías, del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, de la Superintendencia de Notariado y Registro, de las oficinas de registro de instrumentos públicos, entre otros.

    Para estos efectos, las entidades dispondrán de servicios de intercambio de información en tiempo real con la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, con base en los estándares de seguridad y políticas definidas en el Decreto número 1151 de 2008 sobre la estrategia de gobierno en línea.

    En los casos en que la infraestructura tecnológica no permita el intercambio de información en tiempo real, los servidores públicos de las entidades y organizaciones respectivas deberán entregar la información en el término máximo de diez (10) días, contados a partir de la solicitud. Los servidores públicos que obstruyan el acceso a la información o incumplan con esta obligación incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las sanciones penales a que haya lugar. (...).

    Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras y otra a la respectiva Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, para que se expida copia simple de los folios de matrícula inmobiliaria relacionados en el acta y estos sean remitidos a la Dirección Territorial que realice la respectiva solicitud (Anexo 2).

    Finalmente, las consultas específicas por número de folio de matrícula, nombre y/o cédula catastral de los predios pertenecientes a Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos que administran su información de forma manual se solicitarán por parte de las Direcciones Territoriales de la Unidad de Restitución de Tierras, mediante oficio (Anexo 3) enviado vía correo electrónico a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos competente según la ubicación del inmueble, con copia a la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras al correo electrónico solicitudconsultas@superno-tariado.gov.co.

    La (Oficina de Registro de Instrumentos Públicos realizará de forma inmediata la consulta de índices y remitirá el resultado de la misma. En el evento de encontrar matrícula inmobiliaria relacionada con la consulta, se anexará copia simple de la matrícula inmobiliaria y se enviará a la Dirección Territorial de la Unidad de Restitución de Tierras que solicitó la consulta, con copia del oficio de respuesta a la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras por correo electrónico...

Para continuar leyendo

Solicita tu prueba

VLEX utiliza cookies de inicio de sesión para aportarte una mejor experiencia de navegación. Si haces click en 'Aceptar' o continúas navegando por esta web consideramos que aceptas nuestra política de cookies. ACEPTAR