Instrucción administrativa conjunta número 01 de 2015
| Emisor | Superintendencias - Superintendente de Notariado y Registro |
| Número de Boletín | 49425 |
Para: Registradores y calificadores de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, Directores Territoriales de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas y Notarios.
De: Superintendente de Notariado y Registro y Director General Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas.
Tema: Procedimiento Administrativo de Restitución de Tierras Despojadas, Consagrado en la Ley 1448 de 2011 y Decreto número 4829 de 2011.
Estimados Registradores, Calificadores, Directores Territoriales y Notarios.
Con el objeto de cumplir con las disposiciones que de acuerdo a las competencias de cada una de las entidades, le correspondan en el marco de la Ley 1448 de 2011 y sus decretos reglamentarios, a través del presente instructivo, damos a conocer el procedimiento que se adelantará en los procesos administrativos y judiciales de restitución de tierras.
Durante el cumplimiento de las labores y funciones que se describen, los funcionarios que tengan a su conocimiento asuntos relacionados con las normas que regulan la aplicación de la ley de Víctimas y Restitución de Tierras, deberán tener en cuenta los fines perseguidos con la ley y la política pública de restitución, y en particular considerarán el objetivo de resarcir a las víctimas de despojo y abandono forzado de sus tierras; para lo cual, los procedimientos administrativos son apenas instrumentos de medio. En consecuencia, se debe evitar al máximo obstaculizar o demorar los trámites que deban adelantarse dentro del proceso de restitución, remover de oficio los aspectos puramente formales que impiden su cumplimiento para evitar decisiones inhibitorias, en procura de la efectividad del derecho material de las víctimas que han solicitado su inclusión en el Registro de Tierras Despojadas y Abandonadas Forzosamente (en adelante Registro de Tierras o RTDAF).
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Generalidades y Antecedentes.
A través de la Ley 1448 de 2011 el legislador nacional estableció dentro del marco de justicia transicional, un conjunto de medidas judiciales, administrativas, sociales, económicas, individuales y colectivas dirigidas a la reparación integral de las víctimas del conflicto armado en Colombia, que procurarán brindar condiciones propicias para que estas sean dignificadas a través de la materialización de sus derechos a la verdad, la justicia y la reparación, con garantías de no repetición.
Para el cabal cumplimiento de dichos mandatos, el parágrafo 1º del artículo 119 de la Ley 1448 de 2011 ordenó la creación de la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras, a lo cual se dio cumplimiento mediante los Decretos números 0238 y 0239 del 2 de febrero de 2012, que otorgó, entre otras, la función de atender las disposiciones judiciales y administrativas relacionadas con los trámites registrales de las tierras despojadas o abandonadas forzosamente por parte de las víctimas del conflicto armado interno.
Así mismo, en virtud de los artículos 103 y subsiguientes de la citada ley, se creó la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas por el término de 10 años, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, cuyo objetivo principal es servir como órgano administrativo del Gobierno Nacional para la restitución de tierras a las víctimas despojadas, cuyas funciones son determinadas de forma expresa en el artículo 105 de la mencionada ley, encontrándose entre ellas:
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Diseñar, administrar y conservar el Registro de Tierras Despojadas y Abandonadas Forzosamente.
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Acopiar las pruebas de despojos y abandonos forzados para presentarlas a los procesos de restitución de tierras.
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Identificar física y jurídicamente los predios que no cuenten con información catastral o registral.
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Ordenar a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP) la consecuente apertura de folio de matrícula a nombre de la nación y la asignación de número de matrícula inmobiliaria, y
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Tramitar ante las autoridades competentes los procesos de restitución de predios de los despojados o de formalización de predios abandonados en nombre de los titulares de la acción a los que se refiere la Ley 1448 de 2011.
En virtud de lo anterior, la Superintendencia de Notariado y Registro y la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas (Unidad de Restitución de Tierras, Unidad o URT), de acuerdo con las obligaciones anteriormente señaladas y atendiendo el mandato constitucional de colaboración armónica y articulada de las entidades del Estado, celebraron Convenio de Cooperación Interinstitucional en el que se determinan los procedimientos y términos para dar cumplimiento a las funciones y obligaciones otorgadas por la Ley 1448 de 2011 a cada una de las entidades concernidas.
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Del acceso a las bases de datos, por parte de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas1.
Atendiendo el principio de colaboración armónica consagrado en el artículo 26 de la Ley 1448 de 2011 y en el numeral 1 del artículo 2º del Decreto número 4829 de 2011, es deber de las autoridades brindar apoyo, colaboración e información de manera oportuna e idónea a la Unidad de Restitución de Tierras cuando esta lo requiera.
En desarrollo de lo anterior, la Oficina de Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro proporcionará acceso a los funcionarios de la Unidad de Restitución de Tierras del orden nacional y territorial y a la Dirección Catastral y de Análisis Territorial, al Sistema de Información Registral SIR y al folio magnético, para que conforme a lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1448 de 2011, en tiempo real a los folios de matrícula de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos que administran su información a través de este sistema, permitiendo la impresión de una copia simple del folio de matrícula inmobiliaria y la consulta de índices de propietarios.
Con el objeto de optimizar la inmediatez en el suministro de la información almacenada en el sistema de información registral de Folio Magnético, la Superintendencia permitirá el acceso a la Ventanilla Única de Registro (VUR), a los funcionarios que la Unidad de Restitución decida, mediante comunicado escrito por el Jefe de la Oficina de Tecnología. Dicha consulta permitirá a la Unidad de Restitución consultar en tiempo real, desde cualquiera de sus territoriales o desde el nivel central, la información de las matrículas inmobiliarias que requiera.
Así mismo, la SNR otorgará acceso a los funcionarios que la URT defina a la aplicación Exentos, una vez dicha herramienta tecnológica supere la etapa de pruebas y entre en funcionamiento. Dicha aplicación facilitará no solamente la consulta de los folios de matrículas inmobiliarias, sino también permitirá imprimir los certificados de tradición y libertad en tiempo real, de las Oficinas de Registro que operan con el Sistema de Información Registral (SIR) y Folio Magnético.
Cualquiera de los mecanismos de acceso antes relacionados, dará la posibilidad a los funcionarios de la Unidad de Restitución de Tierras realizar búsquedas por número de matrícula inmobiliaria, nombre del predio, nombre y documento de identificación del reclamante, cédula catastral.
De todas maneras, la SNR y la URT participan en el desarrollo del Nodo de Tierras de la Red Nacional de Información, en el cual se gestiona el intercambio automático de información, actividad prevista para el año 2015, una vez inicie la operación de los mecanismos definidos en este proyecto se generarán los medios para informar cuáles folios han sido transferidos de manera automática a los expedientes de restitución e inscripción en el Registro, a fin de evitar reprocesos en los medios antes descritos.
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Estudios Registrales.
Durante toda la etapa administrativa del proceso de inscripción en el Registro, la Unidad de Restitución de Tierras podrá solicitar la elaboración de estudios traditicios registrales (inciso final, artículo 10, Decreto número 4829 de 2011) mediante oficio dirigido al Superintendente Delegado para Protección, Restitución y Formalización de Tierras o quien haga sus veces, a la siguiente dirección: carrera 17 Nº 38-16 barrio La Magdalena, Localidad Teusaquillo, Bogotá, con copia enviada al correo electrónico solicitudrestitucion@super-notariado.gov.co desde el correo institucional de la correspondiente Dirección Territorial o desde la Dirección Nacional.
Los estudios traditicios registrales deberán elaborarse con sustento en la información publicitada en los folios de matrícula inmobiliaria y los documentos antecedentes que reposan en el archivo de la respectiva Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, el estudio registral se hará en el formato convenido entre la Unidad de Restitución de Tierras y la Superintendencia de Notariado y Registro o en el aplicativo que se concerte para tales efectos cuando este se encuentre disponible y la situación tecnológica de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos lo permita.
La Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras deberá enviar los estudios traditicios registrales solicitados dentro de los diez (10) días siguientes a la radicación de la solicitud.
En el evento en que al efectuar los estudios registrales correspondientes, los funcionarios de la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de
1 La Ley 1448 de 2011, artículo 76: "(...) La Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución Despojadas tendrá acceso a todas las bases de datos sobre las víctimas de despojo o abandono forzado, del Instituto Geográfico Agustín Codazzi y de los catastros descentralizados, de las notarías, del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, de la Superintendencia de Notariado y Registro, de las oficinas de registro de instrumentos públicos, entre otros.
Para estos efectos, las entidades dispondrán de servicios de...
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