Instructivo número 003 de 2015
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 49723 |
Representantes legales y otros niveles directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades contables públicas de los niveles nacional y territorial
Referencia: Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2015-2016, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable
Respetados señores:
Con el propósito de que las actividades relacionadas con el cierre contable incluyan procedimientos referidos al debido reconocimiento de los bienes, derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos en el período contable correspondiente al año 2015; que los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte del 31 de diciembre y se preparen los saldos de inicio del año 2016; así como que se tengan en cuenta otros aspectos contables, administrativos y operativos relativos a la rendición de la información y al proceso contable, este Despacho imparte las instrucciones generales que deben seguir las entidades contables públicas, sin que ello las exonere de la aplicación de aquellos aspectos que no sean abordados en el presente instructivo y que se deriven de la correcta y completa aplicación del Régimen de Contabilidad Pública (RCP), así como del cumplimiento de la Resolución número 357 de 2008.
Las instrucciones impartidas aplican a las empresas que se encuentran bajo el ámbito de la Resolución número 743 de 2013 (modificada por las Resoluciones números 598 de 2014, 509 de 2015 y 576 de 2015), siempre y cuando no contravengan lo dispuesto en el marco normativo anexo al Decreto número 2784 de 2012 y sus modificaciones ni las políticas contables definidas por la entidad. Lo anterior, en razón a que el año 2015 es el primer periodo de aplicación de dicho marco normativo para estas entidades. 1. Aspectos a tener en cuenta para el cierre contable del año 2015 Las directivas de las entidades contables públicas adoptarán las estrategias administrativas necesarias para promover y facilitar todas las actividades operativas requeridas en las diferentes áreas donde se originan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, con el propósito de garantizar la integralidad de la información relacionada con el proceso contable, así como todo el apoyo y logística necesarios para un adecuado cierre del período contable del año 2015.
1.1. Actividades administrativas
1.1.1. Actividades mínimas a desarrollar
Las acciones que se adelantarán comprenden, entre otras: cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, y anticipos a contratistas y proveedores; recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancarias; verificación, conciliación y ajuste de operaciones recíprocas; consolidación de prestaciones sociales; y las demás gestiones administrativas contempladas en la Resolución número 357 de 2008 sobre el control interno contable.
1.1.2. Flujo de información
La entidad definirá las acciones necesarias así como estrategias para que exista un adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable. Esto con el propósito de garantizar el reconocimiento y revelación de la totalidad de los hechos, operaciones y transacciones, los cuales deben estar debidamente soportados.
1.1.3. Actualización de la información básica en el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP)
Las entidades contables públicas garantizarán que a la fecha de reporte de la información, con corte a 31 de diciembre, la relativa a los responsables de la información contable, los datos básicos y complementarios, así como la relacionada con la composición patrimonial cuando corresponda diligenciarla, se encuentre debidamente actualizada en el CHIP. Para ello, ingresarán a la página www.chip.gov.co con su respectivo usuario y contraseña, a las opciones: Datos de la entidad/Datos básicos/Datos complementarios/Responsables y actualizará todos los campos que hayan tenido cambios. Además, se recomienda que la dirección, correos electrónicos y números telefónicos registrados sean los institucionales, ya que resultan indispensables para tener una comunicación fluida con la entidad. Asimismo se reitera a las entidades incorporar, en esta información, el código postal de la entidad, conforme a lo dispuesto en el Decreto número 0852 de 2013 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Este procedimiento se adelantará de manera permanente, cuando se presenten modificaciones en la información registrada.
1.2. Actividades operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable 1.2.1. Análisis, verificaciones y ajustes
Antes de realizar el cierre contable, se tendrán en cuenta, entre otros asuntos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones de toda naturaleza que correspondan a las cuentas activas y pasivas; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y valorizaciones; y reconocimiento de pasivos pensionales, regulados en el Régimen de Contabilidad Pública. También, se garantizará la aplicación del procedimiento para el reconocimiento y revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, a partir de la información suministrada por el área jurídica y/o el área encargada de evaluar los riesgos en la respectiva entidad.
Igualmente, se analizarán y verificarán los saldos de las subcuentas "otros" cuando estos superen el 5% del valor total de la cuenta respectiva y se revelará información adicional sobre el particular en las notas de carácter específico; también, se requiere determinar y
efectuar la depuración de las cuentas de orden y acopiar la información suficiente para la preparación de las notas a los estados contables.
1.2.2. Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable Previo a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, se efectuarán las respectivas conciliaciones entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad para lograr la integralidad del proceso contable, como se señala en los numerales 3.8-Conciliaciones de información y 3.16-Cie-rre contable del procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución número 357 de 2008.
1.2.3. Titularidad y respaldo legal de los bienes inmuebles
Durante el proceso de depuración de información y la realización del inventario de bienes inmuebles, la entidad contable pública verificará que los bienes registrados en contabilidad tengan el respaldo legal correspondiente, que las acredite como propietarias de estos o, en el caso de las entidades de gobierno, que tengan suscrito convenio vigente de uso permanente sin contraprestación, como en el caso de los comodatos.
Asimismo, identificará si existen inmuebles pendientes de legalizar, con el propósito de adelantar las acciones jurídicas a que haya lugar para la obtención de la titularidad de los mismos e indicará, en las notas específicas: clase y número de bienes en esta condición y las gestiones jurídicas realizadas en el último año.
1.2.4. Consolidación de las prestaciones sociales
Con antelación a la realización del cierre contable del período, las entidades contables públicas efectuarán el proceso de consolidación de las prestaciones sociales que se hayan provisionado durante el año 2015, como de pasivos estimados, con el propósito de reclasi-ficar, ajustar y reconocer la obligación de las mismas, al final del período contable.
1.2.5. Conciliación de la información relacionada con el reconocimiento de activos entregados para uso permanente sin contraprestación
Las entidades contables públicas del gobierno general deben tener en cuenta que cuando entregan propiedades, planta y equipo a otras entidades contables públicas del gobierno general para uso permanente y sin contraprestación, el reconocimiento contable de los mismos corresponde a un retiro del balance general de la entidad que los entrega afectando el patrimonio y que para tener control de los bienes entregados, deben registrarlos en cuentas de orden deudoras. A su vez, quien recibe dichos bienes debe incorporarlos en las subcuen-tas de bienes de uso permanente sin contraprestación de sus propiedades, planta y equipo afectando el patrimonio, según lo establecido en el Manual de Procedimientos del RCP.
En esta transacción, habrá comunicación directa entre la entidad que recibe y la que entrega los bienes para que se realicen los respectivos registros contables de acuerdo con las reglas señaladas en el párrafo anterior, con el fin de evitar duplicidad en la información o, que los activos queden sin reconocer y revelar en las dos entidades.
1.2.6. Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soporte idóneos Las entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas que permitan determinar la veracidad de los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones y la existencia de documentos soporte idóneos que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.1- Depuración contable permanente y sostenible, 3.4-Individualización de bienes, derechos y obligaciones y 3.7-Soportes documentales del procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución número 357 de 2008.
1.2.7. Costos de producción
Las entidades que utilizan las cuentas de la clase 7-Costos de producción realizarán, a 31 de diciembre, el traslado de los...
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