Instructivo número 020 de 2012 - 28 de Diciembre de 2012 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 414513074

Instructivo número 020 de 2012

EmisorUnidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación
Número de Boletín48657

Representantes legales y otros niveles directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades contables públicas de los niveles nacional y territorial

Referencia: Instrucciones relacionadas con el cambio del período contable 2012-2013, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros aspectos del proceso contable.

Respetados señores:

Con el fin de que las actividades relacionadas con el cierre contable incluyan todos los procedimientos referidos con el debido reconocimiento de los bienes, derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos en el período contable correspondiente al año 2012; que los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte del 31 de diciembre y se preparen los saldos de inicio del año 2013, así como advertir sobre otros aspectos contables, administrativos y operativos relativos a la rendición de la información y al proceso contable, este Despacho imparte las instrucciones generales que deben seguir las entidades contables públicas, sin que ello las exonere de la aplicación de aquellos aspectos que no sean abordados en el presente instructivo, y que se deriven de la correcta y completa aplicación del Régimen de Contabilidad Pública - RCP, así como del cumplimiento de la Resolución número 357 de 2008.

1. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA EL CIERRE CONTABLE DEL AÑO 2012

Las directivas de las entidades contables públicas deben adoptar estrategias administrativas tendientes a promover y facilitar todas las actividades operativas, requeridas en las diferentes áreas donde se originan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, con el propósito de garantizar la integralidad de la información relacionada con el proceso contable y de igual manera todo el apoyo y logística necesaria para un adecuado cierre del periodo contable del año 2012.

1.1. Actividades administrativas

1.1.1. Actividades mínimas a desarrollar

Las acciones que deben adelantarse comprenden, entre otras: cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores; recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancarias; verificación, conciliación y ajuste de operaciones recíprocas; consolidación de prestaciones sociales y las demás contempladas en la Resolución número 357 de 2008 sobre control interno contable.

1.1.2. Flujo de información

Es pertinente la adopción de las estrategias necesarias para que exista un adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable, con el fin de poder garantizar el reconocimiento de la totalidad de los hechos, operaciones y transacciones, debidamente soportados y su respectiva revelación.

1.1.3. Actualización de la información básica en el CHIP

Las entidades contables públicas deben garantizar que a la fecha de cierre del período contable, la información relativa a los responsables de la información contable, los datos básicos y complementarios, así como la relacionada con la composición patrimonial, cuando corresponda diligenciarla, se encuentre debidamente actualizada en la página web del CHIP. Para ello, deben ingresar a la página www. chip.gov.co, con su respectivo usuario y contraseña y por las opciones: "Datos de la entidad/Datos básicos/Datos complementarios y Responsables y actualizar la información, la cual resulta indispensable para tener una fluida comunicación con la entidad. La dirección y correos electrónicos deben ser los institucionales".

1.2. Actividades operativas y contables con ocasión del cierre del período contable 1.2.1. Análisis, verificaciones y ajustes

Antes de realizar el cierre contable deberán tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones de toda naturaleza que correspondan a las cuentas activas y pasivas; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y valorizaciones; reconocimiento de pasivos pensionales, aplicando el procedimiento contenido en el Régimen de Contabilidad Pública (RCP). También debe garantizarse la aplicación del procedimiento para el reconocimiento y revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, a partir de la información suministrada por el área jurídica y/o el área encargada de evaluar los riesgos en la respectiva entidad.

Igualmente, se deben analizar y verificar los saldos de las subcuentas "otros", cuando estos superan el 5% del valor total de la cuenta respectiva, dado que debe revelarse información adicional sobre el particular en las notas a los estados contables; determinar y efectuar la

depuración de las cuentas de orden; y, acopiar la información suficiente para la preparación exhaustiva de los datos para las Notas a los Estados Contables.

1.2.2. Depuración de derechos

Dentro del proceso de análisis, verificación y ajustes de las cuentas, la entidad contable pública debe confirmar que se dio cumplimiento a lo establecido en la Resolución número 355 de 2011, en el sentido de haber realizado la depuración de derechos que se encontraban en las condiciones definidas en el artículo 242 de la Ley 1450 de 2011, conforme lo indica el procedimiento contenido en la mencionada Resolución y detallar la información de los mismos en notas a los estados contables, identificando claramente la cuenta contable en la que se registraron.

Así mismo, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público hará lo propio en relación con el fenecimiento de las obligaciones de pago por los créditos de presupuesto y/o acuerdos de pago suscritos con entidades estatales deudoras, una vez se verifique que la culminación del proceso liquidatorio de la entidad estatal deudora se realizó antes de la entrada en vigencia de la Ley 1450 de 2011.

Sin perjuicio de la normativa contable sobre la materia, se recomienda que para efectos de las valoraciones fiscales la entidad contable pública registre los derechos depurados en cuentas de orden deudoras de control.

1.2.3. Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable

Antes de realizar el proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, deben realizarse las respectivas conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y las demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para lograr la integralidad del proceso contable, como se señala en los numerales 3.8 - Conciliaciones de información y 3.16 - Cierre contable, de la Resolución número 357 de 2008.

1.2.4. Titularidad y respaldo legal de los bienes inmuebles

La entidad contable pública, durante el proceso de depuración de información y la realización del inventario de bienes inmuebles, debe verificar que los bienes registrados en contabilidad tengan el respaldo legal correspondiente, que la acredite como propietaria de estos, o que tiene suscrito convenio de uso permanente sin contraprestación.

Así mismo, debe identificar si tiene bienes inmuebles pendientes de legalizar, con el propósito de adelantar las acciones jurídicas necesarias para la obtención titularidad de los mismos, indicando en las notas específicas: clase y número de bienes en esta condición y las gestiones jurídicas realizadas en el último año.

1.2.5. Consolidación de las prestaciones sociales

Previo a la realización del cierre contable del período contable, las entidades contables públicas deben realizar el proceso de consolidación de las prestaciones sociales que se hayan provisionado durante el año 2012, a través de pasivos estimados, con el propósito de reclasificar y reconocer el pasivo real de las mismas al final del período contable.

1.2.6. Conciliación de la información relacionada con el reconocimiento de activos entregados para uso permanente sin contraprestación

Las entidades contables públicas del gobierno general deben tener en cuenta que cuando entregan Propiedades, planta y equipo a otras entidades contables públicas del gobierno general, para uso permanente y sin contraprestación, el reconocimiento contable corresponde a un retiro de los mismos del balance general de la entidad que los entrega, con afectación en el patrimonio y para tener un control de los bienes entregados debe registrarlos en cuentas de orden deudoras. A su vez, quien los recibe los incorpora en su propiedad planta y equipo en las subcuentas de bienes de uso permanente sin contraprestación afectando el patrimonio, según lo establecido en el Manual de Procedimientos del RCP.

En esta transacción se debe confrontar que, tanto la entidad que recibe, como la que entrega los bienes deben establecer comunicación directa para que se realicen los respectivos registros contables que correspondan, de acuerdo con las reglas señaladas en el párrafo anterior y así evitar duplicidad en la información, o que los activos queden sin reconocer y revelar en las dos entidades.

1.2.7. Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soporte idóneos

Las entidades deberán adelantar las acciones administrativas y operativas que permitan determinar que los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones sean ciertos y cuenten con los documentos soporte idóneos que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.4 y 3.7 de la Resolución número 357 de 2008.

1.2.8. Costos de Producción

Las entidades que utilizan las cuentas de la clase 7-COSTOS DE PRODUCCIÓN deben realizar, al finalizar el mes, el traslado de los costos al inventario o al...

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