Nota Externa número 0005215 de 2012
| Emisor | Ministerio de Salud y Protección Social |
| Número de Boletín | 48648 |
PARA: ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD Y DEMÁS ENTIDADES OBLIGADAS A COMPENSAR Y ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DEL FOSYGA
DE: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE LA PROTECCIÓN SOCIAL OFICINADE LATECNOLOGÍADE LAINFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
ASUNTO: APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 2º DE LA RESOLUCIÓN 609 DE 2012, PARAEL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN DE CONCILIACIÓN DE RECURSOS CUENTAS MAESTRAS Y DEL PROCESO DE GIRO Y COMPENSACIÓN DE QUE TRATA EL DECRETO 4023 DE 2011, QUE MODIFICA LA NOTA EXTERNA4024 DEL 1º DE OCTUBRE DE 2012.
FECHA:
Para la presentación de los Procesos de Giro y Compensación en el marco del Decreto 2280 de 2004 según establece el artículo 28 del Decreto 4023 de 2011, las EPS-EOC deberán utilizar la estructura y formularios definidas en la Resolución 056 de 2006 y Circular 102 de 2004 o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
Las siguientes estructuras serán adoptadas por las EPS-EOC y el Administrador Fiduciario a partir del 1º de mayo de 2013 bajo los siguientes parámetros:
La información en medio magnético debe cumplir con las siguientes especificaciones:
1. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS
· Archivos en formato ASCII delimitados por comas.
· Los campos de tipo fecha deben tener el formato (dd/mm/aaaa) por ejemplo, el 01 de mayo de 2013 quedará 01/05/2013. Para el caso de los nombres de los archivos que contienen fechas no debe contener slash (/).
· Los valores numéricos deben generarse sin ningún tipo de máscara. (Sin separación de miles y no deben contener decimales).
· Los datos alfabéticos deben ser enviados en mayúsculas.
· Cuando el dato no lleve valor (blanco), se debe incluir el campo separado por comas (,,).
· Ningún dato en los campos debe venir encerrado entre comillas (""), ni ningún otro carácter especial.
· Las longitudes contenidas en los cuadros de este anexo técnico, se deben entender como el tamaño máximo permitido para el campo.
· Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con cero ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.
2. ESTRUCTURAS DE DATOS
2.1 ESTRUCTURA DE DATOS PARA HABILITAR O SALDAR CUENTAS MAESTRAS DE RECAUDO Y PAGOS DE LAS COTIZACIONES AL SISTEMA
GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL
Nombre del archivo: CUENTASCODENTIDADDDMMAAAA.TXT
| Campo Nº | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 | Carácter |
| 2 | Tipo de movimiento | 1 = Habilitar 2 = Saldar | 1 | Numérico |
| 3 | Destinación de la cuenta | 1 = Cuenta Maestra de recaudo de cotizaciones en salud 2 = Cuenta Maestra de recaudo de cotizaciones en salud (SGP) 3 = Cuenta Maestra de Pagos | 1 | Numérico |
| 4 | Tipo de cuenta | 1 = Corriente 2 = Ahorros | 1 | Numérico |
| 5 | Número de cuenta | Número de cuenta asignado por el banco o entidad financiera a las cuentas destinadas para el recaudo de las cotizaciones del SGSSS. | 20 | Carácter |
| 6 | Código entidad bancaria | Es el código de la entidad bancaria, asignado por la Superintendencia Bancaria que incluye el código de la sucursal. | 10 | Carácter |
| 7 | Código departamento | Código del departamento (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta. | 2 | Carácter |
| 8 | Código municipio | Código del municipio (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta. | 3 | Carácter |
| 9 | Nombre denominación | La denominación de la cuenta a utilizar será: CMRC Recaudo Fosyga - Nombre de la EPS abreviado CMRC Recaudo SGP - Nombre de la EPS abreviado Cuenta Maestra de Pagos - Nombre de la EPS-EOC | 255 | Carácter |
Nota:
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Para los casos en que se habiliten las cuentas maestras de recaudo de cotizaciones se debe anexar certificación de la entidad financiera y copia del convenio suscrito con la entidad financiera.
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Para los casos en que se saldan las cuentas de recaudo se debe anexar la certificación de la entidad financiera en que se señale que la cuenta tiene saldo cero.
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Por cada cuenta la EPS-EOC debe registrar la información en la estructura de datos y reportarla al Administrador Fiduciario del Fosyga.
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El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga entregará el resultado de cierre o apertura de las cuentas, en un término de dos (2) días a partir de la presentación de la solicitud por parte de la EPS.
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Desde el momento de la apertura y entrada en operación de las cuentas maestras de recaudo, las novedades a las mismas deberán ser presentadas por la EPS-EOC ante el administrador de los recursos del Fosyga únicamente durante los primeros diez (10) días de cada mes. Estas novedades afectarán el recaudo de cotizaciones en salud a partir del primer día hábil del mes siguiente.
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Una vez efectuado cualquier cambio en las cuentas maestras de recaudo de cotizaciones, la EPS-EOC deberá adelantar las gestiones correspondientes para que estas queden debidamente registradas en el Anexo 6 del Banco de la República y en el botón de pagos seguros en línea - PSE. Cuando se trate de la cuenta maestra de recaudo de SGP, adicionalmente, deberá adelantar las gestiones necesarias ante la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social del Ministerio de Salud y Protección Social para el respectivo registro en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF.
2.2 ESTRUCTURA DE DATOS ARCHIVO DE AFILIADOS COTIZANTES (Archivo ACX)
Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de Campo 1 Código de la EPS Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. 6 Carácter 2 Fecha del Proceso de Giro y Compensación Especifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de Compensación. (dd/mm/aaaa) 10 Carácter 3 Periodo compensado Corresponde al mes del año compensado: (mm/aaaa) 7 Carácter 4 Tipo de Documento del cotizante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Carácter 5 Número documento del cotizante Número de documento 16 Carácter 6 Tipo de Cotizante Corresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Numérico 7 Tipo de Documento del aportante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Carácter 8 Número documento del aportante Número de documento 20 Carácter 9 Ingreso base de cotización Es el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. 15 Numérico 10 Total días cotizados Igual o menor a 30 y son los reportados por cada aportante y período. 2 Numérico 11 Valor de la cotización Corresponde al valor de la cotización del período. 15 Numérico 12 Fecha de la consignación de los aportes Debe corresponder a la fecha de consignación de aportes. (dd/mm/aaaa). 10 Carácter 13 Código del Operador de Información Identificación del Operador de Información 2 Numérico 14 Número de Planilla de Liquidación Número de la planilla de liquidación de aportes 15 Numérico 15 Registro Compensado Corresponde a la marcación de aprobación de compensación del registro. Para garantizar la trazabilidad se mantendrá la marcación (2=No) hasta la aprobación de la compensación del registro. 1 = Sí 2 = No 1 Numérico 16 Código de glosas para registros con inconsistencia De acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social. Corresponderá a 6 caracteres por glosa. En caso de existir más de una glosa en el mismo registro se separará con un delimitador punto y coma (;). 60 Alfanumérico 17 Total días compensados Corresponden a los días reconocidos por el Fosyga, los cuales serán iguales o inferiores a los días cotizados. Estos no podrán superar 30 días de reconocimiento. 2 Numérico 18 Grupo de Edad Corresponde al código de grupo de Edad del afiliado compensado según el acto administrativo que defina esta estructura. 2 Numérico 19 Zona Geográfica Corresponde a la zona en que se ubica el afiliado compensado, según el acto administrativo que defina estructura. 1=Zona Normal 2=Zona Especial 3=Zona Grandes ciudades y municipios Conurbados 1 Numérico 20 UPC Reconocida Valor de la UPC aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC 7 Numérico 21 Provisión de Incapacidades Valor de la provisión de incapacidades por enfermedad general aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC 6 Numérico 22 Valor Fondo Promoción y Prevención Valor destinado para el fondo de promoción y prevención aprobado por el Fosyga para el registro compensado 6 Numérico 23 Valor UPC Promoción y Prevención Valor de la UPC por promoción y prevención aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC 6 Numérico 24 Valor de Cotización Sub-cuenta de Solidaridad Valor que corresponde al porcentaje de la cotización que se destina a la Subcuenta de Solidaridad 6 Numérico 25 Serial BDUA Serial asignado en BDUA al cotizante 16 Numérico 26 Serial HA Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes 16 Alfanumérico Nota: La siguiente instrucción aplica únicamente para las cotizaciones que se encuentren como saldos no compensados SNC en el Fosyga y cuyo complemento de la cotización (4% u 8.5%) es recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP de la EPS-EOC.
EPS-EOC: El complemento de la cotización (4% u 8.5%) recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP deberá trasladarse por la EPS-EOC al Fosyga como SNC...
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