Resolución número 0805 de 2009, por medio de la cual se adopta el 'Manual de Procedimientos para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República' y se derogan las Resoluciones números 0576 del 21 de marzo de 2007 y 0236 del 24 de marzo de 2009. - 21 de Agosto de 2009 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 65398210

Resolución número 0805 de 2009, por medio de la cual se adopta el 'Manual de Procedimientos para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República' y se derogan las Resoluciones números 0576 del 21 de marzo de 2007 y 0236 del 24 de marzo de 2009.

EmisorEstablecimientos Públicos
Número de Boletín47448

El Director General del Fondo de Prevision Social del Congreso de la Republica, en ejercicio de las funciones legales y en especial las que le confiere el articulo 78 de la Ley 489 de 1998, y CONSIDERANDO:

Que de conformidad con las Leyes 489 de 1998 en referencia al Sistema de Desarrollo Administrativo y 872 de 2003 y su Decreto Reglamentario 4110 de 2004 relacionada con el Sistema de Gestion de la Calidad en las Entidades del Sector Publico y el Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el Modelo Estandar de Control Interno para el Estado colombiano, es deber de todas las entidades del sector publico, elaborar, adoptar y actualizar manuales de procedimientos como instrumentos basicos para el desarrollo de sus actividades, con el proposito de elevar los niveles de eficiencia, eficacia y economia, en funcion de la calidad de los servicios que les corresponde prestar de acuerdo con su mision institucional.

Que se requiere adoptar un manual que permita orientar y definir los principales aspectos procedimentales del area administrativa del Fondo de Prevision Social del Congreso de la Republica, en lo que respecta al manejo de inventarios.

En merito de lo expuesto, el Director General del Fondo de Prevision Social del Congreso de la Republica, RESUELVE:

Articulo 1° Adoptar como Manual de Procedimientos para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del Fondo de Prevision Social del Congreso de la Republica, el contenido en el documento con titulo similar, que hace parte de la presente resolucion.
Articulo 2° El Manual de Procedimientos para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del Fondo de Prevision Social del Congreso de la Republica que se adopta por medio de la presente resolucion, debera ser difundido a traves de los diferentes medios de comunicacion interna disponibles, especialmente entre los servidores publicos adscritos a las areas objeto del manual.
Articulo 3° La Subdireccion Administrativa y Financiera sera responsable de la actua lizacion, difusion y mejoramiento continuo del Manual de Procedimientos para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del Fondo de Prevision Social del Congreso de la Republica, que se adopta mediante la presente resolucion.
Articulo 4° Corresponde al area de Control Interno realizar el seguimiento y la evaluacion del cumplimiento de los procedimientos adoptados a traves del presente acto administrativo.
Articulo 5° La presente resolucion rige a partir de la fecha de su expedicion y derogan en su totalidad las Resoluciones numeros 0576 del 21 de marzo de 2007 y 0236 del 24 de marzo de 2009.

Publiquese, comuniquese y cumplase.

Dada en Bogota, D. C., a 10 de agosto de 2009.

El Director General, Francisco Alvaro Ramirez Rivera.

MANUAL CODIGO:

MNL-GBS-002 FONPRECON DE PROCEDIMIENTOS PARA EL VERSION 2 Pensiones y Cesantias MANEJO Y CONTROL ADMINIS BIENES TRATIVO DE LOS DE Fecha de aprobacion PROPIEDAD DE FONPRECON 01-07-2009 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE FONPRECON RESOLUCION 0805 DEL 10 DE AGOSTO DE 2009 TABLA DE CONTENIDO 0 PRESENTACION 1 NORMATIVIDAD SOBRE ADMINISTRACION DE BIENES NACIONALES 2 CLASIFICACION DE LOS BIENES 2.1 ELEMENTOS DE CONSUMO 2.2 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS 2.2.1 Elementos devolutivos en deposito 2.2.2 Elementos devolutivos en servicio 2.3 INDICE UNIVERSAL DE INVENTARIOS 3 POLITICAS INSTITUCIONALES RESPECTO DE LOS INVENTARIOS 4 MOVIMIENTOS DE ALMACEN 4.1 ENTRADAS AL ALMACEN 4.1.1 Compra de elementos 4.1.2 Adquisiciones por caja menor 4.1.3 Reintegros 4.1.4 Sobrantes 4.1.5 Recuperacion 4.1.6 Reposicion 4.1.7 Renovacion de equipos por cambio tecnologico 4.1.8 Indemnizacion por Siniestro 4.1.9 Transferencias recibidas de otras entidades 4.1.10 Donaciones 4.2 SALIDA DE ELEMENTOS 4.2.1 Suministros 4.2.2 Baja de elementos 4.2.2.1 Baja de bienes servibles 4.2.2.2 Baja de bienes inservibles 4.2.2.3 Procedimientos generales para dar de baja 4.2.2.4 Comite de Baja de Bienes 4.2.2.5 Venta de bienes 4.2.2.6 Transferencia a otras Entidades 4.2.2.7 Desmantelamiento 4.2.2.8 Desagregacion de bienes 4.2.2.9 Permuta 4.2.2.10 Baja por exoneracion de responsabilidad fiscal 4.2.2.11 Destruccion de bienes 4.2.3 Aseguramiento de bienes 25 4.2.4 Reclamacion por siniestros para 4.2.4.2 Siniestro por perdida total por daños 5 INSTRUMENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACEN 5.1 FORMATOS 5.1.1 Entradas al almacen 5.1.2 Salidas de almacen 5.1.3 Traslado de elementos devolutivos 5.2 SOFTWARE 6 VALORIZACION DE INVENTARIOS 7 RENDICION DE CUENTAS A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL 8 ENTREGA Y RECIBO DEL ALMACEN 9 ASPECTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS 9.1 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO o 9.1.1 Edificios e Instalaciones 9.1.2 Equipo de procesamiento de datos 9.1.3 Maquinaria y Equipo 9.1.4 Equipo de transporte 9.1.5 Muebles y equipos de oficina 9.1.6 Terrenos 9.2 BIENES INTANGIBLES 0 PRESENTACION Este manual constituye un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administracion de bienes, particularmente los referidos a los elementos de consumo y devolutivos y, por lo tanto, los principios, normas y procedimientos aqui establecidos seran conocidos y aplicados obligatoriamente por los funcionarios de la Subdireccion Administrativa y Financiera responsables de dichas actividades y demas tareas que le son inherentes. Cada vez que sea necesario sera evaluado y actualizado formalmente por parte de la administracion de la entidad.

  1. NORMATIVIDAD SOBRE ADMINISTRACION DE BIENES NACIONALES Entre las principales normas legales y reglamentarias que deben tenerse en cuenta, relacionadas con la administracion de bienes, se enuncian las siguientes: Constitucion Politica de Colombia, articulos , 209 y 269.

    Codigo Contencioso Administrativo Ley 734 de 2000 Ley 80 de 1993: Ley de Contratacion Decreto 111 de 1996 Decreto 2474 de 2008 Resoluciones Organicas numeros 04 de 1960, 08 de 1962, 303 y 520 de 1967, expedidas por la Contraloria General de la Republica.

    Resoluciones Reglamentarias numeros 2267 Bis de 1963 y 2487 de 1964, expedidas por la Contraloria General de la Republica.

    Circulares Generales numeros 381 de 1960, 397 de 1962 y 415 de 1964, expedidas por la Contraloria General de la Republica.

    Concepto 80112 EE 22993 del 28 de abril de 2005, expedido por la Contraloria General de la Republica.

    Concepto numero 8848 del 7 de febrero de 2008, emitido por el Ministerio de Hacienda.

    Concepto 1495 del 4 de julio de 2003, expedido por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado (C. P. Cesar Hoyos Salazar).

    Instructivo numero 06 del 13 de enero de 2009.

  2. CLASIFICACION DE LOS BIENES Para efectos de elaboracion de inventarios y rendicion de cuentas, los bienes que pertenecen al patrimonio publico, se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicacion en los siguientes Grupos Mayores: * Grupo 1 - Elementos de consumo * Grupo 2 - Elementos devolutivos * Grupo 3 - Inmuebles.

    A su vez, cada uno de los Grupos Mayores se dividen en AGRUPACIONES ESPECIFICAS, las cuales tambien admiten SUBAGRUPACIONES, para fines de un mejor orden en los inventarios. Tanto las agrupaciones como las subagrupaciones, estan conformadas por los correspondientes elementos o bienes, agrupados en estricto orden alfabetico.

    Los elementos de consumo y los devolutivos al momento de incorporarse a los inventarios de una entidad, tecnicamente entran al Almacen, registrandose por su correspondiente valor. Asi pues, el concepto de Almacen significa el costo de los elementos devolutivos o de consumo en deposito que se adquieren para el suministro a las diferentes dependencias el desarrollo normal de sus actividades. Dichos elementos estan bajo la responsabilidad del servidor publico con funciones de Almacenista, al igual que aquellos elementos susceptibles de dar de baja que se encuentren en deposito.

    Desde el punto de vista del uso, los elementos devolutivos pueden estar en deposito (Almacen) o en servicio. Los que estan en servicio, corresponden a aquellos que han sido entregados a los funcionarios para su utilizacion en labores propias de la Entidad y por lo tanto quedan bajo su responsabilidad desde el momento en que los reciben.

    Otra clasificacion que debe tenerse en cuenta es aquella relacionada con el grado de utilizacion que sea posible hacer de ellos. En esta perspectiva, los bienes se consideran servibles o inservibles, dependiendo del estado de conservacion u obsolescencia. Esta clasificacion es importante para la administracion, en tanto que constituye un soporte para las decisiones...

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