Resolución número 000638 de 2009, por la cual se reglamenta el procedimiento de baja de Bienes Muebles de la entidad yMaterias Primas Consumibles - 4 de Agosto de 2009 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 63390263

Resolución número 000638 de 2009, por la cual se reglamenta el procedimiento de baja de Bienes Muebles de la entidad yMaterias Primas Consumibles

EmisorEstablecimientos Públicos
Número de Boletín47431

El Director General, en uso de sus facultades legales y en especial las que la confiere la Ley 938 de 2004 y, CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el numeral 5 del articulo 40 de la Ley 938 de 2004, el Director General tiene la funcion de dirigir y coordinar la administracion de los recursos humanos, fisicos, tecnicos, economicos y financieros del Instituto;

Que la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios disponen las normas y procedimientos para la proteccion y utilizacion racional de los recursos;

Que la Constitucion de 1991 confiere a las entidades sujetas a control fiscal autonomia administrativa en el manejo de sus bienes y fijacion de procedimientos;

Que es necesario establecer los procedimientos que permitan a la entidad depurar sus activos, reducir los costos de almacenamiento y contar con saldos patrimoniales actualizados;

Que por expuesto anteriormente este Despacho.

RESUELVE:

CAPITULO I De las bajas Artículos 1 a 5
Articulo 1° Definicion

Es el proceso mediante el cual la administracion decide retirar un bien definitivamente del patrimonio de la entidad.

Articulo 2° Clases de bajas.

1. Bajas de bienes inservibles: Es el egreso fisico y contable de los bienes de la entidad y que debido a factores como: el desgaste propio de su uso o vencimiento no pueden ser reutilizados.

2. Bajas de bienes por obsolescencia. Es el egreso fisico y contable de los bienes, cuando por el avance tecnologico resulta muy costosa su utilizacion o que por aspectos de manejo significan grave riesgo para la salud y el medio ambiente.

3. Baja por perdida de bienes. Se produce como consecuencia de la falta absoluta del bien o bienes en poder del responsable de su manejo y tenencia.

4. Baja por cambio de bienes devolutivos a bienes de consumo. Se presenta cuando algunos bienes que por su naturaleza, destino y aplicacion sufren tal grado de deterioro u obsolescencia que, no justifican ni acreditan su reintegro al almacen;

y otros que por su poco valor y durabilidad generan tramites costosos e innecesarios de almacenamiento y constituyen ademas foco de Infeccion. Por medio de resolucion expedida por el Director General se podra cambiar de elementos devolutivos a elementos de consumo.

5. Baja por cambio de bienes en garantia. Es el egreso fisico y contable de los bienes que se produce cuando se cambia un bien adquirido por el Instituto que se encuentra en garantia y que por razones tecnicas de funcionamiento se determina su cambio por parte del proveedor por otro de igual o mejores caracteristicas.

6. Baja por exoneracion fiscal. Se da como resultado del proceso de exoneracion fiscal que declara sin responsabilidad al funcionario que tenia el bien a su cargo. Esta exoneracion se hara por parte de la Contraloria General de la Republica o quien haga sus veces y se dara como consecuencia de la perdida de bienes en los cuales no se produjo la indemnizacion por parte de la compañia de seguros, o no se efectuo el pago o reposicion por parte del funcionario, al que se le declaro responsabilidad en la perdida del bien.

Articulo 3° Legalizacion

Las bajas se legalizan mediante la expedicion de una resolucion de baja, que elaborara el respectivo Comite de Bajas, con el comprobante de salida de Almacen, las actas que soporten los registros contables y de inventario.

Articulo 4° Comite de bajas

Conformacion: El Comite de Bajas estara conformado por los siguientes funcionarios: En la Direccion General: (Incluye Direcciones Regionales Bogota y Oriente) * Jefe de la Division Administrativa, quien la presidira.

* Jefe de la Division de Servicios Tecnicos Especializados.

* Jefe de la Division de Informatica.

* Coordinador del Grupo de Almacen e Inventarios, quien actuara como Secretario.

En las Direcciones Regionales: (Excepto Bogota y Oriente).

* Director Regional, quien la presidira.

* Coordinador Administrativo y Financiero o quien haga sus veces.

* Facilitador de Informatica.

* Almacenista, quien actuara como Secretario.

En las Direcciones Seccionales: * Director Seccional, quien la presidira.

* El funcionario encargado de Caja Menor, quien actuara como Secretario.

Paragrafo. En las Unidades Basicas, se haran a traves de la Direccion Seccional con participacion del funcionario responsable de la Unidad Basica respectiva.

Articulo 5° Funciones

Seran funciones del Comite de Bajas las siguientes: 1. Efectuar la inspeccion ocular a los bienes que van a ser dados de baja, clasificarlos segun su grado de utilidad y conservacion y recomendar al Ordenador del Gasto sobre el destino de los bienes.

2. Elaborar acta de inspeccion ocular de los bienes a ser dados de baja, clasificarlos por agrupacion con sus valores de inventario.

3. Determinar el precio base de los bienes muebles que seran objeto de venta.

4. Efectuar un nuevo avaluo a los bienes muebles cuando se requiera y volver a ofrecerlos para su venta.

5. Elaborar los informes al ordenador del gasto de los procesos de baja de bienes efectuados.

6. Elaborar el estudio comparativo de las propuestas recibidas.

7. Solicitar al ordenador del gasto a designacion de peritos avaluadores de bienes cuando se considere necesario.

8. Las demas que le sean asignadas por el Director General y que tengan que ver con la naturaleza del Comite.

CAPITULO II Proceso para la baja de bienes Artículos 6 a 13
Articulo 6° Proceso para la baja de bienes inservibles u obsoletos.

Dependencia interesada 1. Diligenciar el formato de solicitud de reintegro de bienes inservibles u obsoletos al Almacen Regional correspondiente de los bienes inservibles u obsoletos. Cuando se trate de equipos de computo o especializados sera necesario soportar su reintegro con el concepto tecnico expedido por la Division de Informatica o por la Division de Servicios Tecnicos Especializados, segun corresponda.

Almacen e inventarios 2. Verificar que los bienes a reintegrar corresponden en sus caracteristicas, cantidades y valores a los que figuran en los inventarios.

33 3. Retirar los bienes de conformidad con los documentos recibidos.

4. Elaborar el comprobante de ingreso al kardex de inservibles.

Comite de bajas 5. Efectuar la inspeccion ocular a los bienes, clasificarlos por agrupacion, indicando el estado de conservacion, cantidades, caracteristicas, valores de inventario y elaborar el acta correspondiente.

6. Recomendar al Ordenador del Gasto el destino de los bienes para dar de baja.

Division Administrativa o Coordinador Administrativo y Financiero o Director Seccional 7. Elaborar proyecto de Resolucion de Baja, especificando si se van a vender, traspasar, permutar, ceder a titulo gratuito o destruir.

Ordenador del gasto 8. Autorizar la baja mediante resolucion motivada de acuerdo con las siguientes cuantias: Direccion General: Mas de 300 smmlv.

Subdirector Administrativo y Financiero (Incluye Regional Bogota y Oriente): Hasta 300 smmlv.

Director Regional (Excepto Bogota y Oriente): Hasta 300 smmlv.

Director Seccional: Hasta 20 smmlv.

Paragrafo 1°. Los montos establecidos para efectuar las bajas tendran en cuenta los valores que contablemente aparezcan en libros o en su defecto su valor historico.

Paragrafo 2°. El Ordenador del Gasto, dispondra de la destruccion de los bienes, si no ha sido posible su venta, traspaso, permuta o cesion.

Division Administrativa, Coordinador Administrativo y Financiero o Director Seccional 9. Adelantar los tramites para la venta, traspaso, cesion a titulo gratuito, o destruccion de los bienes a dar de baja, segun lo haya determinado el ordenador del gasto.

Almacen 10. Elaborar el comprobante de salida de Almacen con base en la Resolucion de Baja, Acta de Inspeccion Ocular y efectuar los registros en el kardex de inservibles.

11. Remitir los documentos de baja a la Unidad de Contabilidad.

Unidad de contabilidad 12. Efectuar los registros contables correspondientes a la Baja de Bienes.

Articulo 7° Proceso para la baja de reactivos, materias primas,...

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