Resolución número 8486 de 2008, por la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos de Contratación para la Adquisición de Bienes y Servicios de la Organización Electoral - Registraduría Nacional del Estado Civil
| Emisor | Varios |
| Número de Boletín | 47206 |
El Registrador Nacional del Estado Civil, en uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial las que le confiere el Decreto 1010 de 2000, y CONSIDERANDO:
Que el articulo 209 de la Constitucion Politica ordena que la funcion administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacion, delegacion y desconcentracion de funciones;
Que de conformidad con el numeral 1° del articulo 11 de la Ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la celebracion de licitaciones o concursos y para escoger contratistas sera del jefe o representante de la entidad, segun el caso;
Que en el articulo 12 de la Ley 80 de 1993 y los articulos 7° y 14 del Decreto 679 de 1994, se establece que el Representante Legal de la Entidad Estatal podra delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realizacion de licitaciones o concursos, en los servidores publicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes;
Que en el articulo 21 de la Ley 1150 de 2007 se adiciono un inciso al articulo 12 de la Ley 80 de 1993 en el que se dispuso que "En ningun caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedaran exonerados por virtud de la delegacion de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual";
Que mediante la misma norma se incorporo un paragrafo al articulo 12 de la Ley 80 de 1993 en el que se establecio que "para los efectos de esta ley, se entiende por desconcentracion la distribucion adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomia administrativa en su ejercicio". Y que por tanto, contra las actividades cumplidas "... en virtud de la desconcentracion administrativa no procedera ningun recurso";
Que la Registraduria Nacional del Estado Civil debe adoptar de manera formal los procesos y procedimientos que realiza cada una de sus dependencias en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, en particular las establecidas por la Ley 87 de 1993;
Que de conformidad con lo previsto por el articulo 89 del Decreto 2474 del 7 de julio 2008, las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratacion deberan contar con un manual de contratacion, en el que se señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes y todos los asuntos propios de la realizacion de los procesos de seleccion asi como de la vigilancia y control de la ejecucion contractual;
Que la aplicacion del Manual de Procesos y Procedimientos contribuye al logro de uno de los objetivos del control interno, como son, garantizar la eficacia, eficiencia y economia en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecucion de las funciones y actividades definidas para el logro de la mision institucional;
Que el Manual de Procesos y Procedimientos le permite a la Organizacion contar con un adecuado mecanismo de desarrollo organizacional;
En merito de lo expuesto, RESUELVE:
Adoptar el Manual de Procesos y Procedimientos de Contratacion para la Adquisicion de Bienes y Servicios de la Organizacion Electoral - Registraduria Nacional del Estado Civil, que se describe a continuacion: RESPONSABLE Profesional con funciones de coordinador del Grupo de Compras FLUJO GRAMA INICIO Solicitar a la Oficina de Planeacion la informacion de las necesidades reales en materia de bienes y servicios incluida en rubros presupuestales de funcionamiento e inversion del anteproyecto de presupuesto de astos g ultima cuyo en y de los de obra de bienes bienes equipos, gastos, informacion bienestar ficha la proyectos y en y vigencia en suministros), de de de presupuestales de detalle servicios la la materia de la de de Planeacion, proyectando, a anterior y en arrendamiento transporte, presupuesto rubros nivel bienes, ejecucion traves ACTIVIDAD (mantenimiento a y los de de a materiales reales año esta los de la Oficina solicita del se a la a funcionamiento e inversion. Descripcion del bien requerido Unidad de medida del bien. marzo la equipos, necesidades publicaciones, servicios comunicaciones anteproyecto informacion reporta asociados se a compras Descripcion del servicio capacitacion), con base en la informacion recolectada Termino o plazo de ejecucion del servicio. Valor total proyectado por cada tipo de servicio. Estadisticas Basicas de Inversion - EBI. de de de y Solicitar correspondientes informacion PARA BIENES:
de las el La siguientes aspectos: PARA SERVICIOS:
Cantidades inversion, semana (compra impresos materia muebles, publica Nota: 1. plan de para Esta areas las de CARGO:
Gerente Administrativo y Financiero Codigo: DP-GAF-ABS-001 APROBO:
Edgar Zapata Barrios FECHA:
11 Dic 2008 Fecha: 11 dic. 2008 Version: 0 Pagina 3 de 8 F-PDE-DM-002 funcionamiento adecuado el para COMPRAS necesarios ELABORACION Y REGISTRO DEL PLAN DE REVISO:
Ricardo Ivan Diaz Cely CARGO:
Director Administrativo FECHA:
-
dic 2008 publica obra y servicios bienes, Desde la consolidacion de las necesidades del nivel central y desconcentrado hasta el registro en el SICE del Plan de Compras. de adquisiciones - Leonardo David Arrieta M. FECHA:
31 Oct 2008 PROCESO:
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO:
Elaboracion y Registro del Plan de Compras misionales y de apoyo y registrarlo en el portal del SICE. ELABORO:
- Maria Olga Valencia O. CARGO:
- Coordinadora Grupo Compras - Profesional Gerencia Administrativa y Financiera las Acuerdos Nos. 004 de 2005 y 009 de 2006 Formato de diligenciamiento del Plan de Compras Decreto No. 3512 de 2003 OBJETIVO:
Programar ALCANCE:
BASE LEGAL:
BASE DOCUMENTAL:
Profesional con funciones de Profesional con funciones de coordinador del Grupo de coordinador del Grupo de Compras Compras de de mes en del cada el Compras siguientes por y adquisicion modalidad cantidades teniendo de utilizar consumo cada uno de los bienes y servicios Plan Revision de las existencias de los Presupuesto asignado mediante la la a para las Presupuesto de Rentas y Gastos las diferentes bienes que posee la de Ley de Presupuesto y en el Decreto de Liquidacion del de individualizado, consideraciones: una de las areas. Determinar contratacion proyectado Racionalizar de la Nacion. Estadisticas Proyecto cuenta entidad la las y se de la de la la uno areas visto bienes Gastos de Decreto utilizar Compras de de Compras siguientes a Plan cada y central las enero Sistema y a informacion el el enero racionalizar de de de Generales de diferentes las en revision de Definitivo Rentas en nivel una y contratacion de Plan del mes Plan cuenta Esta de adquisicion el su los incluidos mes del Gastos cada del Presupuesto de reporte de de remite para en por del la Totalizado de la Nacion, en el rubro de Adquisicion de Bienes y de semana correspondiente, Presupuesto apoyo para Proyecto departamentales. del existencias que posee la entidad y los pedidos en transito. de modalidad servicios teniendo semana vigencia, consumo Cuenta y Administrativa Ley primera de del traves y la la proyectado las la del de y fiscal Compras Individualizado. la Proveeduria de Bienes. en en segunda de bienes a Liquidacion individualizado, consideraciones: Determinar correspondiente Individualizado base Durante delegaciones mes Estadisticas cantidades misionales los la Direccion vigencia Revision Servicios obtiene Entidad.
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Con 4. de 5. de En y Profesional con funciones de Profesional con funciones de coordinador del Grupo de coordinador del Grupo de Compras Compras de Compras con la informacion Describir y codificar los bienes Diligenciar el formato de Plan y/o servicios, homogenizar la unidad de medida y valorar el del Plan de Necesidades Plan de Necesidades la de de de de al del bienes o con compras servicios servicios austeridad caso Necesidades, apoyo Unico Contratacion nivel SICE, Sistema de el Compras de y/o de de y/o del y para materia la Catalogo del maximo bienes planes de de politicas de bienes en misionales medida indicativos Plan el los CUBS los el las de Vigilancia Plan los con Nota: Excluye inicialmente de cada uno de los planes de nivel central y por Delegaciones Departamentales) de de Necesidades - areas en el gasto dictadas por el Gobierno Nacional. hasta precios formato uno individualizados la unidad acuerdo codifica contravia del (por Servicios de desagregacion que se encuentre. el para los cada la de -SICE, Plan a Registro de Proveedores.
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