Resolución 000663, por la cual se adopta el manual de almacén de la Corporación Autónoma Regional del Atlántico, CRA.
| Emisor | Corporaciones Autónomas Regionales - Corporación Autónoma Regional del Atlántico |
| Número de Boletín | 46085 |
El Director General de la Corporación Autónoma Regional del Atlántico, en uso de sus facultades legales y en especial las otorgadas por el numeral 1 del artículo 29 de la Ley 99 de 1993, y
CONSIDERANDO:
Que es necesario establecer las normas y procedimientos que definan y unifiquen los criterios para la custodia y administración de los bienes de propiedad de la Corporación;
Que se debe disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, dirigida a todos los funcionarios de las diferentes dependencias y en especial a los responsables de la administración, custodia, registro, manejo y control de los bienes de este ente Corporativo;
Que en mérito de lo aquí expuesto,
RESUELVE:
Del almacén
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Definición
Es el lugar donde se guardan los elementos devolutivos y/o de consumo que se adquieren o se producen para el suministro a las diferentes dependencias de la Corporación, con el objeto de cumplir con el normal desarrollo de las operaciones y lograr los objetivos propuestos.
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Funciones del almacenista o funcionario que haga sus veces:
¿ Colaborar con el inmediato superior en la elaboración mensual y anual del programa de compras y obtener su aprobación del jefe inmediato.
¿ Estudiar las necesidades de adquisición de muebles, enseres, equipos y demás materiales necesarios para la Corporación y realizar los trámites necesarios del caso para su obtención oportuna.
¿ Mantener actualizado el módulo de Almacén y ejercer el control y custodia de los elementos.
¿ Llevar y responder por el sistema de control a devolutivos en servicio, por centro de costo y expedir los paz y salvos respectivos, cuando a ello hubiere lugar.
¿ Llevar las carpetas con los documentos, planos y folios de matrícula de los inmuebles de propiedad de la Corporación y velar por el pago oportuno de las obligaciones tributarias y de impuestos.
¿ Realizar las acciones encaminadas a la suscripción de los seguros contra todo riesgo.
¿ Presentar informes de elementos de consumo por unidad administrativa y centro de costo.
¿ Efectuar los procesos de recepción y almacenamiento de los materiales elementos y equipos requeridos por la corporación.
¿ Llevar el registro de consumos por centro de costo o área con valores a precio de inventario a fin de establecer los costos de operación por mes, trimestre, semestre o año.
¿ Despachar en concordancia con el programa mensual o anual los artículos a las diferentes dependencias.
¿ Velar y responder por el mantenimiento, seguridad e integridad de los elementos del almacén y por la prevención de daños e incendios.
¿ Registrar las salidas de mercancías en el kárdex (manual o sistemático) y en concordancia con las normas que regulan la materia.
¿ Las demás que le sean asignadas en el presente manual, en el manual de funciones y requisitos mínimos de la Corporación y por el conducto jerárquico de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño.
De los bienes
Para efectos de aplicación del presente manual, se le denomina bienes a los elementos materiales inventariables que posee la Corporación Autónoma Regional del Atlántico, CRA, excluyendo el dinero en efectivo.
CLASIFICACION DE LOS BIENES
Para efectos de aplicación del manual los bienes muebles e inmuebles se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación en los siguientes grupos:
¿ Grupo No. 1 Bienes de consumo
¿ Grupo No. 2 Bienes devolutivos
¿ Grupo No. 3 Bienes inmuebles
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Bienes de consumo
Son los elementos que como su misma palabra lo describe, se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o los que por su uso frecuente generan un desgaste acelerado y por lo tanto no ameritan clasificarlos como devolutivos o al aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante constitutiva de esos otros.
GRUPO NUMERO 1
Elementos de consumo
Cód. Descripción
1-03 Drogas y elementos odontológicos, de laboratorios y sanidad.
1-04 Elementos para construcción, instalación, campo, industria, taller y labores.
1-07 Insecticidas, funguicidas, roedenticidas
1-08 Materiales o materia prima para construcción, instalación, campo, industria, taller y labores.
1-09 Semillas y Abonos
1-10 Útiles de escritorio, oficina dibujo y papelería
1-11 Víveres y licores
1-12 Repuestos para máquinas y equipos
1-13 Utensilios de uso doméstico o personal
1-14 Vestuario ropa y equipo
1-24 Partes de equipo de cómputo
1-15 Otros elementos de consumo
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bienes devolutivos
Constituido por aquellos elementos que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razones de su naturaleza o uso, se deterioran a largo plazo, están sujetos a reclasificación, depreciación y es exigible su devolución.
Código Descripción
2-05 Elementos y equipos para arneses-areos, anclajes y sus accesorios.
2-06 Equipo y máquinas para comedor, cocina, despensa y sus accesorios.
2-07 Equipos y máquinas para comunicaciones, detección, radio y televisión, señales, sonido, radar, fotografía, proyección y sus accesorios.
2-08 Equipos y máquinas para construcción, instalación-campo, industria, taller, labores y sus accesorios.
2-10 Equipos y máquinas para laboratorio, profesiones científicas y enseñanza y sus accesorios.
2-12 Equipos y máquinas para oficinas, contabilidad, dibujo y sus accesorios.
2-13 Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios.
2-14 Herramientas y sus accesorios
2-16 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, planotecas, hemerotecas y revistas.
2-18 Mobiliario y enseres
2-19 Semovientes
2-22 Equipos y redes de computación
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Bienes Inmuebles
Código Descripción
3-06 Edificios y construcciones
3-09 Plantas, construcciones y estructuras
3-10 Terrenos
3-11 Terrenos con edificaciones o construcciones
3-12 Otros inmuebles
UBICACION DE LOS BIENES
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Bienes en el almacén
Son aquellos elementos materiales de consumo o devolutivos que se encuentran almacenados en el área física destinada al almacén de la Entidad.
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Bienes en uso
Son los bienes devolutivos y de consumo entregados a las dependencias y a los diferentes funcionarios de la entidad, para el cumplimiento de sus funciones.
IDENTIFICACION CONTABLE
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Los bienes de consumo en el almacén, contablemente se registran en la cuenta cargos diferidos, subcuenta materiales y suministros.
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Los bienes devolutivos en el almacén, contablemente se registran en la cuenta bienes muebles en bodega y en las subcuentas siguientes, según su naturaleza:
Ï% Maquinaria y Equipo
Ï% Muebles, Enseres y Equipo de Oficina
Ï% Equipo de transporte, tracción y elevación
Ï% Equipo de comunicación y computación
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Los bienes de consumo en uso, contablemente se registran dentro de los gastos.
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Los bienes devolutivos en uso contablemente se activan en la cuenta en la cual se originó el ingreso.
Proceso de ingreso de elementos al almacén
El ingreso de elementos al Almacén puede originarse por:
¿ Compras
¿ Compras por caja menor
¿ Elementos sobrantes
¿ Compensación
¿ Donación
¿ Traspaso de otras entidades
¿ Reintegro o devoluciones
¿ Reposición
¿ Recuperación
¿ Reclasificación
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ENTRADA DE BIENES POR COMPRAS
Definición:
Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la entidad, adquiere bienes mediante la erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes. Las entradas originadas por compras de bienes muebles, están soportados por el Plan Anual de Compras y Mantenimiento y sus respectivos ajustes. Por ello, la Subdirección Administrativa y financiera envía al Almacén, copia del Plan General de Compras y Mantenimiento de las dependencias debidamente ajustado, para que el almacenista programe el recibo y entrega de los bienes, para el correspondiente año fiscal.
Procedimiento:
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Previa a la entrega de los bienes por parte del proveedor, el almacenista recibe de la Subdirección Administrativa y Financiera el original de la orden de compra o de trabajo o copia del contrato con formalidades plenas, para que realice el control del cumplimiento sobre los plazos de entrega por parte del proveedor y comunique en caso contrario, a la Subdirección Administrativa y Financiera.
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El almacenista recibe del proveedor los bienes relacionados en la orden de compra, trabajo o contrato, acorde con las especificaciones requeridas.
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Si la orden de compra, trabajo o contrato incluye elementos con especificaciones técnicas o especiales, se requerirá en la entrega la presencia del interventor según sea el caso, quien expedirá un certificado de recibido a satisfacción. Si el recibido a satisfacción no se expide en el momento de la entrega de los bienes, el almacenista elabora un acta de recibo temporal, en la que deja constancia de que quedan en depósito hasta tanto el interventor expida la certificación de recibido a satisfacción. El acta debe ser firmada por el proveedor o contratista, el almacenista y el interventor.
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El almacenista verifica que la factura cumpla con los requisitos de ley y que el contenido de esta corresponda a las mismas especificaciones de la orden de compra, trabajo o contrato. Firma el original de la orden de compra o de trabajo, y la factura o cuenta de cobro, la cual debe ser presentada en original por parte del proveedor.
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El almacenista expide el comprobante de entrada para legalizar la recepción de los bienes al Almacén en original y dos (2) copias debidamente firmadas, clasificando los elementos por agrupaciones según las disposiciones vigentes.
CONSIDERACIONES GENERALES:
La recepción de los bienes debe realizarse en el almacén de la Corporación. Solamente en la entrega de materiales, los equipos de difícil movilización y demás bienes que según la necesidad del servicio requieran este tratamiento, se...
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