Resolución 001850, por la cual se adopta la Tabla de Retención Documental del Ministerio de Salud y se dictan disposiciones relacionadas con los procesos de actualización, transferencia, eliminación y sistema interno de archivos
| Emisor | Ministerio de Salud |
| Número de Boletín | 45052 |
El Secretario General, en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 16 y 24 de la Ley 594 de 2002 y de la delegación conferida mediante Resolución 1339 de 2002, y
CONSIDERANDO:
Que el Congreso de Colombia, mediante Ley 594 de 2000, dictó la Ley General de Archivos, que establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado;
Que el numeral 5º del artículo 34 y los numerales 8º y 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002, establecen deberes y prohibiciones a los servidores públicos en materia de preservación documental, evitando causar daño o pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones, así como de custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos;
Que mediante Resolución número 002277 de 1995 se creó el Comité de Administración de Documentos del Ministerio de Salud, el cual tiene, entre otras, las siguientes funciones: Estudiar y proponer la adopción de políticas, normas y procedimientos tendientes a garantizar un manejo racional de la documentación; presentar y velar por la ejecución de programas de capacitación para los funcionarios encargados de la administración documental y establecer programas y procesos acordes con los avances tecnológicos y la necesidad del Ministerio, que permitan agilizar la consulta de los documentos y difundir la información y conservar el patrimonio documental;
Que mediante Acuerdo 07 de 1994, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expidió el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico en el país;
Que el Decreto 1382 de 1995 exigía a las entidades del orden nacional presentar las Tablas de Retención Documental, bajo los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación;
Que el Ministerio de Salud presentó la Tabla de Retención Documental, la cual fue aprobada como lo determina el Acuerdo número 024 del 7 de mayo de 2002 emanado del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación;
Que es necesario adoptar y establecer mecanismos adecuados en el sistema de archivo institucional para introducir técnicas actuales en administración documental y propiciar en la cultura organizacional espacios de reflexión y actividad armónica, con la preservación de la memoria institucional,
RESUELVE:
Generalidades
La presente resolución es de obligatoria aplicación por todas las dependencias que intervengan en la producción y conservación de documentos y que hagan parte de la estructura orgánica del Ministerio de Salud.
Para efectos de esta reglamentación y con miras a obtener unidad en la definición de criterios y alcances de los términos más generales empleados en materia de archivos, se adopta el glosario señalado en el Capítulo IX de esta resolución.
De acuerdo con la estructura organizacional y con la función que cumplan, los archivos se clasifican en:
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Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que los soliciten. El Archivo de Gestión deberá ser organizado de acuerdo con los parámetros de la Tabla de Retención Documental;
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Archivo Central o Intermedio: En el que se agrupan los documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión, una vez se finalice su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las dependencias y particulares en general.
Todas las dependencias del Ministerio de Salud tienen la obligación de organizar, preservar y controlar su archivo, bajo la dirección y coordinación de los Directores, Jefes y Coordinadores de las dependencias que integran su estructura orgánica, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, el ciclo vital de los documentos, la normatividad archivística y la Tabla de Retención Documental.
La Secretaría General del Ministerio adoptará las medidas necesarias para brindar los espacios y las instalaciones con las características técnicas suficientes que garanticen la correcta y adecuada conservación de la documentación.
Cuando se suprima una dependencia al desaparecer sus funciones, los funcionarios de esta deberán transferir los archivos debidamente organizados al Archivo Central. Cuando se suprime una dependencia por fusión con otra, sus archivos deberán ser entregados mediante inventario documental a la dependencia que asuma sus funciones.
De la adopción y actualización de la Tabla de Retención Documental
Adóptese la Tabla de Retención Documental aprobada por el Comité de Administración de Documentos del Ministerio de Salud y por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, al haber confirmado la aplicabilidad en su elaboración de los principios archivísticos de Procedencia y del Orden Original.
Parágrafo. La Tabla de Retención Documental se implementará a partir del 1º de enero de 2003, fecha en la cual las dependencias adecuarán las unidades de conservación de acuerdo con las consideraciones establecidas en instructivo anexo que hace parte integral de la presente resolución.
El Comité de Administración de Documentos del Ministerio de Salud cada año en reunión ordinaria efectuará revisión de este instrumento partiendo de los supuestos en que:
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Por perfeccionamiento de la Estructura Orgánica de la Institución se crea una o varias unidades administrativas otorgándole funciones específicas;
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Que por reglamentación se fijen nuevas funciones a las dependencias existentes;
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Que por reglamentación o por consideraciones pertinentes de las dependencias se haya de jado de producir uno o varios documentos;
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Que por reglamentación se eliminen funciones a una o varias dependencias;
-
Que por reglamentación se eliminen una o varias dependencias;
-
Que por reglamentación se fusionen dependencias o transfieran funciones de una a otra;
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Que por consideraciones de las dependencias se hayan creado documentos que a pesar de no estar reglamentados, sean considerados relevantes para el desarrollo de sus actividades.
Parágrafo 1º. Para las reuniones ordinarias del Comité de Administración de Documentos se deberán realizar las actividades y por los funcionarios que se señalan a continuación:
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Secretaría General: Compilar los actos administrativos que reglamenten las situaciones antes descritas para conocer de manera exacta la asignación de series a las dependencias que serán sometidas a la actualización de su producción documental.
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Los Directores, Jefes o Coordinadores de las dependencias productoras de los documentos que se analizarán y evaluarán, realizar observaciones escritas, relacionadas con las situaciones que se describen en los literales c) y g) del presente artículo.
Parágrafo 2º. Para cada una las situaciones descritas en los literales a), b) y g) del mismo artículo, se determinará la categorización y denominación de las nuevas series, sus valoraciones y selecciones, al igual que los procedimientos para efectuar las disposiciones finales determinadas para las situaciones descritas en los literales c), d), e) y f) se determinará qué dependencias y funciones desaparecen o se fusionan, en cuyo caso se procederá a realizar los cambios pertinentes.
Parágrafo 3º. Los anteriores estudios documentales serán responsabilidad del Comité de Administración de Documentos del Ministerio de Salud, quien podrá delegar esta actividad en la dependencia cuya función sea la de proponer normas técnicas y de procedimientos para la recepción, conservación, clasificación, análisis y distribución de la documentación que configura el sistema de Archivo de la Institución, la cual a su vez, de no contar con el personal idóneo para este estudio, podrá adelantar los trámites necesarios para la contratación del personal especializado para tales fines.
Del sistema interno de archivos
El Sistema Interno de Archivos estará conformado por los Archivos de Gestión que cada una de las dependencias de la estructura orgánica posea y por el Archivo Central que reúne los documentos que han sido transferidos desde los archivos de gestión.
Los Archivos de Gestión deberán estar organizados de acuerdo a las series, subseries y tipos documentales que correspondan a cada dependencia, teniendo en cuenta la asignación que realiza la Tabla de Retención Documental.
Los Archivos de...
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