Resolución 00960, por la cual se adopta el Manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de Propiedad del Ministerio de Salud
| Emisor | Ministerio de Salud |
| Número de Boletín | 44884 |
El Ministro de Salud, en uso de sus atribuciones legales, en especial de las que le confiere el Decreto 1152 de 1999, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 4° de la Ley 42 de 1993, establece: ¿El control fiscal es una función pública la cual vigila la gestión física de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles¿;
Que la Administración Pública en desarrollo de su gestión fiscal, tiene la obligación de establecer los mecanismos idóneos que le permitan cumplir con esa misión de su competencia, sin perjuicio del ejercicio de la función de vigilancia que le compete a los organismos de control;
Que el parágrafo 3° del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, ¿Estatuto General de Contratación de la Administración Pública¿, prevé la forma y el procedimiento que se debe adoptar para la venta de los bienes de las entidades del Estado;
Que de conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 23 del Decreto 1152 del 29 de junio de 1999, corresponde a la Secretaría General del Ministerio de Salud dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la conservación y el mantenimiento de la planta física y los recursos materiales de la institución;
Que el artículo 2° de la Resolución 685 del 30 de marzo de 2000 dispone que al Grupo de Almacén y Suministros del Ministerio de Salud le corresponde, entre otras funciones, las siguientes:
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¿Coordinar y operar el sistema de almacenes e inventarios del Ministerio.
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Identificar y clasificar activos, recibir, almacenar, suministrar y controlar el consumo e inventario de bienes e insumos.
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Responder por el almacenamiento de los elementos adquiridos por el Ministerio de Salud y velar por su adecuada conservación y utilización.
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Responder por la custodia y distribución de los elementos adquiridos por el Ministerio de Salud¿;
Que en la actualidad el Ministerio de Salud no cuenta con un manual que reglamente todo lo relacionado con el manejo y conservación de bienes, defina funciones y responsabilidades en este tema específico en forma consolidada y constituya de por sí una herramienta eficiente para la protección del patrimonio público a su cargo;
Que por lo anteriormente expuesto es necesario adoptar un manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Ministerio de Salud,
RESUELVE:
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 22 de julio de 2002.
El Ministro de Salud,
Gabriel Ernesto Riveros Dueñas.
(C.F.)
MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO
DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DEL MINISTERIO DE SALUD
Generalidades
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OBJETIVOS DEL MANUAL
1.1 Objetivo General
Establecer normas y procedimientos al interior del Ministerio de Salud sobre el manejo de bienes y disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, dirigido a la totalidad de sus funcionarios y contratistas.
1.2 Objetivos específicos
¿ Unificar procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento, entrega, uso y control de bienes de la entidad.
¿ Definir conceptos, clasificación, responsabilidad y parámetros de manejo y control de los inventarios en el Ministerio de Salud.
¿ Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios de la entidad, los bienes servibles no requeridos, los inservibles y los que se encuentran deteriorados o han sido hurtados o extraviados.
¿ Determinar los responsables por el manejo, custodia y uso de los bienes de propiedad del Ministerio de Salud.
Base legal
De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 23 del Decreto 1152 del 29 de junio de 1999 corresponde a la Secretaría General del Ministerio de Salud dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la conservación y el mantenimiento de la planta física y los recursos materiales de la institución.
El control fiscal se ejerce sobre la gestión de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles, buscando el cumplimiento de los principios de economía, eficiencia y equidad.
Conforme a la Ley 42 de 1993, el control fiscal está a cargo de la Contraloría General de la República y se ejercerá en forma posterior y selectiva; y corresponde a cada entidad de la administración pública ejercer auto control en el cumplimiento de los fines del Estado.
Que se hace necesario adoptar un procedimiento para el manejo administrativo de los bienes en servicio de propiedad del Ministerio de Salud a fin de ejercer control sobre ellos.
En desarrollo de lo dispuesto en el artículo segundo de la Resolución 00685 del 30 de marzo de 2000, e l Grupo de Almacén y Suministros tiene las siguientes funciones:
¿ Coordinar y operar el sistema de almacenes e inventarios del Ministerio.
¿ Identificar y clasificar activos, recibir, almacenar, suministrar y controlar el consumo e inventarios de bienes e insumos.
¿ Definir y garantizar la entrega de la dotación a los funcionarios del Ministerio de Salud de acuerdo con las normas legales vigentes.
¿ Responder por el almacenamiento de los elementos adquiridos por el Ministerio de Salud y velar por su adecuada conservación y utilización.
¿ Responder por la custodia y distribución de los elementos adquiridos por el Ministerio de Salud.
¿ Coordinar y vigilar por el cabal cumplimiento de las pólizas de seguros, contratadas por el Ministerio de Salud.
Definición y clasificación de los bienes
2.1 Definición de bienes:
Bienes son las cosas tangibles e intangibles de propiedad del Ministerio de Salud o que tenga en custodia, depósito o comodato, representativas de un valor o de un derecho.
2.1.1 Tangibles son los bienes que poseen naturaleza material y son susceptibles de inventariarse.
Los bienes tangibles se clasifican en muebles e inmuebles.
Bienes muebles
Son cosas inventariables destinadas al funcionamiento interno de la entidad o para el cumplimiento de su misión institucional y como tales pueden ser movilizados de un lugar a otro; algunos disponen de un período de vida útil mientras mantienen su capacidad de operación y por ende pueden catalogarse como duraderos; otros, en cambio, son eminentemente fungibles y perecibles, y su vida útil está determinada por el tiempo de vencimiento del producto o por el momento en que son puestos en uso.
Los bienes muebles comprenden los siguientes tipos de elementos:
¿ Devolutivos
Son aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza. A criterio y responsabilidad de la administración pueden retirarse del servicio, sin perjuicio de que físicamente se custodien y se garantice su adecuado almacenamiento, mientras se produce su baja definitiva de los inventarios.
Los bienes devolutivos de menor cuantía podrán depreciarse totalmente durante el mismo año en que se adquieran, sin considerar la vida útil de los mismos. No obstante, el Ministerio de Salud establecerá los controles pertinentes para su custodia, manejo y conservación.
El valor de la menor cuantía se determinará de cuerdo con el decreto que expida el Gobierno Nacional, relacionado con los reajustes a los valores absolutos expresados en moneda nacional referente a esta clase de bienes; así mismo, estos bienes no serán objeto de ajustes por inflación.
¿ Consumo
Son bienes que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de aquellos.
Bienes inmuebles
Son las cosas inventariables que por su naturaleza no pueden transportarse de un lugar a ot ro y las que se adhieren a ellas.
2.1.2 Bienes intangibles
Son aquellos que carecen de existencia material.
Manejo contable de los bienes
El manejo contable de los bienes se realizará con estricta sujeción a las normas técnicas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública vigente, en cuanto al reconocimiento, registro y valoración de activos.
Los movimientos y registros de las operaciones relativas a los bienes se efectuarán de acuerdo con los niveles de clasificación que conforman el Catálogo General de Cuentas, definidos por la Contaduría General de la Nación, pero el Ministerio de Salud podrá habilitar discrecionalmente niveles auxiliares, en función de sus necesidades específicas.
Con el fin de unificar la información que genera el Almacén para efectos contables, el Grupo de Contabilidad o la dependencia que haga sus veces, establecerá la tabla de equivalencias entre códigos contables y grupos de inventario y efectuará las modificaciones a la misma de acuerdo con los cambios que se produzcan en el Catálogo General de Cuentas que tengan incidencia en su conformación.
El Grupo de Almacén y Suministros o la dependencia que haga sus veces deberá proporcionar toda la información requerida para el registro contable de la entrada y salida de bienes, inmediatamente se produzcan novedades al respecto, desagregada hasta el nivel exigido por la Contaduría General de la Nación. Mensualmente consolidará estos reportes y producirá un estado del movimiento mensual de bienes que hará llegar dentro de los cinco primeros días de cada mes al Grupo de Contabilidad para...
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