Resolución 0571, por la cual se adopta el manual para el manejo administrativo y operativo de los Bienes de propiedad del Instituto Nacional de Salud
| Emisor | Establecimientos Públicos - Instituto Nacional de Salud Comisión de Personal |
| Número de Boletín | 44369 |
DIARIO OFICIAL 44.369 RESOLUCIÓN 0571 21/07/2000 por la cual se adopta el manual para el manejo administrativo y operativo de los Bienes de propiedad del Instituto Nacional de Salud. La Directora General (E.) del Instituto Nacional de Salud, en uso de las facultades legales, especialmente de las consagradas en el numeral 2° del artículo 8° del Decreto 1291 de 1994 y en los literales a) y b) del artículo 3° del Acuerdo número 001 de 1995 de la Junta Directiva del Instituto, aprobado por el Decreto 1049 de 1995, y CONSIDERANDO: Que según el artículo 4° del Decreto 470 de 1968 y el artículo 12 del Decreto 1291 de 1994, el patrimonio del Instituto está constituido entre otros, por los bienes que le pertenecen, el producto de las donaciones que reciba y los demás bienes que adquiera a cualquier título, en su condición de persona jurídica; Que por disposición del literal b) del artículo 3° del Acuerdo número 001 de la Junta Directiva, aprobado por el Decreto 1049 de 1995, corresponde al Director del Instituto Nacional del Salud dictar los actos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la entidad, de acuerdo con las normas vigentes; Que según lo consagrado en el artículo 9° literal g) del Acuerdo antes citado, es función de la Secretaría General establecer procedimientos y ejecutar políticas, planes y programas para la administración y control de los recursos humanos, físicos, financieros y logísticos requeridos por las diferentes dependencias del Instituto; Que según el artículo 10 del Acuerdo 001 de 1995, es función de la División Administrativa y Financiera diseñar y poner en funcionamiento los procedimientos para el registro, adquisición, almacenamiento y suministro de bienes, así como propugnar por la revisión, eficacia y eficiencia de los métodos y procesos que permitan mejorar la gestión administrativa; Que según el literal d) del artículo 4° del Acuerdo 001 de 1995, es función de la Oficina de Control Interno verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; Que de acuerdo con la Constitución Política de 1991, la Ley 42 de 1993 y la Resolución Orgánica 3466 de 1994 de la Contraloría General de la República, el control practicado por dicho organismo es posterior y selectivo; Que el Decreto 2170 del 30 de diciembre de 1992, eliminó el Fondo Nacional de Bienestar Social y estableció en su artículo 6° que ¿los bienes dados de baja, así como el papel inservible, serán dados en venta por las entidades públicas y en este caso los recursos producto de la venta se destinarán a financiar programas de Bienestar Social de los empleados de las entidades¿, lo cual se hará en el marco de la Ley 80 de 1993, el Decreto 855 de 1994 y demás normas que la reglamentan; Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 4444 de 1995, por la cual se aprueba y adopta el Plan General de la Contaduría Pública; Que se hace necesario establecer normas y procedimientos de obligatorio cumplimiento, con el objeto de unificar criterios en el manejo de los bienes de la entidad y así disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, dirigido a los funcionados, contratistas y dependencias del Instituto y en especial a los responsables de la administración, registro, manejo y control de los bienes de propiedad del Instituto Nacional de Salud; Que teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, RESUELVE: Artículo 1°. Establecer el Manual para el manejo Administrativo y Operativo de los bienes de propiedad del Instituto Nacional de Salud, el cual se describe a continuación. CAPITULO 1 Generalidades 1. Objetivos del manual 1.1 Unifica procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento, entrega y control de bienes de la entidad; cualquiera que sea el concepto por el cual ingresen al patrimonio de la misma. 1.2 Establecer la organización y funciones de los responsables del manejo de almacenes e inventarios de la entidad. 1.3 Definir conceptos, clasificación, responsabilidad y parámetros de manejo y control de los inventarios en el Instituto Nacional de Salud. 1.4 Fijar el procedimiento para dar de baja de los i nventarios de la entidad, los bienes servibles no requeridos, inservibles y los que están deteriorados o han sido hurtados. CAPITULO 2 Almacén Es el lugar físico que dispone la Entidad para el recibo, registro, almacenamiento y posterior distribución de los bienes de consumo y devolutivos de propiedad del Instituto Nacional de Salud. 1. Organización El Grupo de Almacén e Inventarios depende del Jefe de la División Administrativa y Financiera. El Almacén debe estar organizado de tal forma que los bienes estén agrupados y separados físicamente en Consumo y Devolutivos en depósito; correspondiendo dicha distribución con el kárdex, que será de responsabilidad del almacenista. 1.1 Funciones del almacén 1.1.1 Recibir los elementos verificando y confrontando sus especificaciones, estado, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el contrato con o sin formalidades plenas expedidos por la entidad, así como también aquellos que ingresen al patrimonio del INS por cualquier otro modo de adquisición o fuente (contrato de administración de proyectos), o con documento soporte cuando se trate de devolución, traspaso, donación o permuta. 1.1.2 Registrar los movimientos de ingreso y egreso de elementos y mantener permanentemente actualizados los registros de existencias, de acuerdo con la clasificación y codificación establecida. 1.1.3 Almacenar adecuadamente los elementos de acuerdo con su naturaleza, agrupación y características. 1.1.4 Llevar el registro de los elementos tanto en el kárdex de almacén, como en el estante mediante ¿tarjeta de existencia¿ con su descripción, código, localización, unidad de medida y actualizar en cada movimiento el saldo. 1.1.5 Elaborar el inventado físico de los bienes de consumo y devolutivos en depósito y en servicio periódicamente, de acuerdo con las necesidades de la entidad. 1.1.6 Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad, listados con la descripción, código y unidad de medida de elementos que existen en el almacén. 1.1.7 Responder administrativa y fiscalmente por la conservación, seguridad, custodia, integridad y buen estado de los elementos que se encuentren bajo su custodia y responsabilidad. 1.1.8 Efectuar el despacho de elementos que requieran las dependencias de la entidad, previo análisis y seguimiento de consumos. 1.1.9 Presentar los documentos, cuentas y soportes que se requieran para los respectivos asientos contables de la entidad así como los informes que requieran los órganos de control y vigilancia. 1.1.10 Enviar oportunamente los reportes que se le solicite, sobre elementos devolutivos para efectos de la póliza de seguros que ampara los bienes del Instituto. 1.1.11 Solucionar las inquietudes que se le formulen sobre inventarios, verificando necesidades en las dependencias para realizar traspaso o baja de elementos que no necesiten. 1.1.12 Coordinar con el encargado de las compras del Instituto, para que estas se realicen de acuerdo con las necesidades reales y unificando criterios de codificación, descripción, cantidad, calidad, características y unidad de medida de los elementos. 1.1.13 Clasificar, relacionar y adelantar los trámites respectivos, para dar de baja los bienes de la entidad que así lo ameriten. 1.1.14 Velar por la correcta distribución y organización del almacén y por el cumplimiento de las normas de seguridad industrial, en el mismo. 1.1.15 Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar las funciones y actividades propias de su área, en concordancia con los planes y programas del INS. 1.1.16 Rendir informe anual, o cuando así sea requerido, de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el año. 1.1.17 Hacer un plan de capacitación anual para el recurso humano de su área y proponérselo a su superior inmediato. 1.1.18 Administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano asignado para el cumplimiento de sus funciones. 1.1.19 Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza del grupo. 2. Bienes muebles en bodega Son los bienes de consumo y devolut ivos que se encuentren en depósito para su distribución, dentro del desarrollo normal de las actividades del Instituto. 2.1 Bienes de consumo Son aquellos bienes que forman parte del costo o del gasto. Se identifican con el número 1, que corresponde al primer dígito. Clasificación de los bienes de consumo Para el registro en el kárdex y control de los inventarios, los bienes de consumo se clasifican en las siguientes agrupaciones: 1-01 Aceites, grasas y lubricante 1-02 Combustibles 1-03 Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad 1-04 Elementos de Construcción 1-05 Materia prima para producción 1-06 Forrajes y Alimentos para animales 1-07 Insecticidas, fungicidas y herbicidas 1-08 Materiales para construcción, instalación, industria, taller y labor 1-09 Semillas y abonos 1-10 Utiles de escritorio, oficina, dibujo y papelería 1-11 Víveres y rancho 1-12 Repuestos para máquinas y equipos, llantas y neumáticos 1-13 Utensilios de uso doméstico o personal y vestuario 1-14 Otros elementos de consumo 1-15 Material indirecto de producción 1-16 Gastos Generales de producción 1-17 Otros gastos producción 2.2 Bienes devolutivos Son aquellos bienes que se adquieren o construyen con el propósito de utilizarlos en el desarrollo del cometido estatal del Instituto. Se identifican con el número 0, que corresponde al primer dígito. Clasificación de bienes devolutivos Para el registro en el kárdex y administración de los inventarios, los bienes devolutivos se clasifican en las siguientes agrupaciones: 06 Maquinaria y equipo 0604 Maquinaria industrial 0605 Equipo de música 0606 Equipo de recreación y deporte 0607 Equipo de comedor...
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