Resolución 075, por la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes propiedad del Fondo Rotatorio - 25 de Mayo de 2002 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 43176199

Resolución 075, por la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes propiedad del Fondo Rotatorio

EmisorOficinas de Registro de Instrumentos Públicos - Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Santa Fe de Bogotá, D.C.
Número de Boletín44811

El representante legal del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y

CONSIDERANDO:

Que el Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional es un establecimiento público del orden Nacional, organizado, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente;

Que los Estatutos del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional autorizan al Director del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional para administrar los bienes del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional;

Que dentro de las funciones del Director del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional está la de dirigir, administrar, coordinar, vigilar y controlar el cumplimiento de las funciones del Fondo Rotatorio;

Que una de las funciones del Fondo Rotatorio es la de llevar en forma adecuada el manejo de sus inventarios;

Que es necesario adoptar un manual para el manejo de los bienes de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional;

Que, con motivo de la reestructuración ordenada por los Decretos 1010, 1011 y 1012 del 6 de junio de 2000 al Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil y la implementación de nuevos procedimientos en el Grupo Almacén e Inventarios; se hace necesario modificar la Resolución 085 de 2000;

Por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º Adoptar el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el cual se describe a continuación:
CAPITULO I

Generalidades

Objetivo del Manual

Dentro del proceso de actualización de disposiciones, en el presente manual se diseñan, unifican y determinan los métodos para el manejo, registro, responsabilidad y control de los elementos sirviendo de guía e instrumento de consulta permanente en todo lo relacionado con el trámite administrativo de manejo y control de bienes de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional.

Base legal

De conformidad con lo establecido en el Decreto 1060 de 1986, el Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional es una entidad de carácter jurídico con autonomía administrativa, decidiendo por tanto regular todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en sus estatutos.

De allí se desprende que las funciones del Grupo Almacén e Inventarios del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, serán entre otras las siguientes:

¿ El diseño control y ejecución de planes, programas y procedimientos para el almacenamiento, suministro, registro y control de los bienes del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional.

¿ Elaboración de comprobantes de entrada y salida de bienes muebles e inmuebles del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional.

¿ La administración de bienes muebles del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional.

¿ El manejo y control de inventarios de los bienes del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional.

¿ La realización de estudios y trámites necesarios que permitan descargar periódicamente, de los inventarios los elementos no necesarios de acuerdo al sistema PEPS.

¿ Productos terminados

Actualización

La actualización del presente manual se llevará a cabo por parte de la Dirección Administrativa de la Registraduría Nacional, con base en estudios técnicos.

Estos pueden ser resultado de iniciativas o sugerencias del Grupo Almacén e Inventarios del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, o de otras dependencias de la entidad que fundamente debidamente la necesidad o conveniencia de su actualización.

La modificación, sustitución o adición al manual se adoptará mediante acto administrativo y se manejará por el sistema de hojas intercambiables para facilitar su manejo.

CAPITULO II

Manejo de los bienes

Bienes son los elementos materiales inventariables que posea el Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, excluyendo el dinero en efectivo.

Con el fin de identificar y unificar la determinación de los mismos en la entidad de acuerdo con el plan general de contabilidad pública, se establece la siguiente distribución:

  1. Almacén

    ¿ Devolutivos

    ¿ Consumo

    ¿ Control

  2. Propiedades planta y equipo

    ¿ Edificaciones.

    ¿ Equipo de Comunicación y cómputo.

    ¿ Maquinaria y equipo.

    ¿ Equipo de transporte tracción y elevación.

    ¿ Muebles enseres y equipo de oficina.

    ¿ Terrenos.

  3. Inventarios(Suministros para Producción)

    ¿ Materias primas.

    ¿ Productos en proceso

    ¿ Productos terminados

  4. Almacén

    Representa el costo de los elementos devolutivos o de consumo en depósito que se adquieren o se producen para el suministro a las unidades o dependencias de la Entidad, para el desarrollo normal de sus actividades.

    1.1 Clasificación.

    1.1.1 Elementos devolutivos.

    Son bienes adquiridos con característica de permanencia y explotación para ser utilizados en el desarrollo de las funciones administrativas. Son los que no se consumen por primer uso que se hace de ellos. Aunque con el tiempo o por razón de su naturaleza se deterioren.

    1.1.2 Elementos de consumo.

    Son los bienes que se consumen con el primer uso que se hace de ellos o por que al agregarlos o aplicarlos, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte constitutiva o integrante de esos otros.

    1.1.3 Elementos de Control.

    Son aquellos elementos, que clasificados según sus factores de uso, clase, costos administrativos e innovación tecnológica, no pueden incluirse como elementos devolutivos, como elementos de consultorio, elementos deportivos, herramientas, libros y enseres menores.

  5. Propiedades planta y equipo

    Agrupa los elementos de carácter permanente de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional. Utilizados para el cumplimiento de las actividades de la Organización Electoral a nivel Nacional.

    2.1 Clasificación.

    ¿ Edificaciones.

    Representa el costo o el avalúo de edificios, bodegas y otras construcciones de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, excluido el valor del terreno sobre el cual se encuentran y los derechos sobre las líneas telefónicas y telefonía celular.

    ¿ Equipo de Comunicación y Computación.

    Lo conforma el valor de adquisición y montaje de equipos y maquinarias y procesamiento de datos, sistemas de programación (software), sus accesorios y suministros.

    ¿ Maquinaria y equipo.

    Es el costo de adquisición o avaluó (en el caso de donación), de la maquinaria, talleres, deportes y otros distintos al equipo de oficina o de transporte que se encuentren en las dependencias del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional.

    ¿ Equipo de transporte Tracción, Elevación y Navegación.

    Representa el costo del parque automotor o equipo de rodamiento de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, para su servicio.

    ¿ Muebles Enseres y Equipos de oficina.

    Conformado por los elementos mecánicos, eléctricos, electrónicos, destinados al trabajo específico de las oficinas, así como los mueble y elementos de decoración.

    ¿ Terrenos.

    Agrupa los suelos propiedad de la entidad.

  6. Inventarios

    Representa los bienes corporales de la entidad, destinados a ejercer el curso normal de sus actividades, así como aquellos que se hallen en proceso de producción.

    ¿ Materias Primas

    Son los productos, elementos y materiales adquiridos por el Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, destinados a la fabricación de bienes o elementos necesarios para el cumplimiento del objeto social de la entidad.

    ¿ Productos en Proceso

    Son los elementos propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, que se encuentran en un proceso de transformación a bienes terminados; estos productos en proceso pueden ser elaborados directamente en la entidad o a través de terceros.

    ¿ Producto terminado

    Son los elementos resultado de un proceso de fabricación que pasan a ser bienes propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional en el momento de su llegada al almacén.

    CAPITILO III

    Movimiento del almacén

  7. Entrada de bienes al almacén

    La entrada de bienes al almacén se efectúa con el comprobante de entrada que es el documento que acredita la entrada real del bien o del elemento a la Entidad, siendo el único soporte para el movimiento de los registros en el almacén y contabilidad.

    1.1 El comprobante de entrada debe ser elaborado por el Coordinador del Grupo Almacén e Inventarios en original y copia.

    ¿ Original para Grupo de Compras.

    ¿ Primera copia para el almacén de la entidad.

    Dicho documento debe contener como mínino la siguiente información básica.

    ¿ Lugar y fecha.

    ¿ Núme ro de orden en forma ascendente y continua.

    ¿ Concepto de transacción y número de documento soporte.

    ¿ Concepto de la entrada especificando: Nombre del proveedor o del lugar de origen, documento de identidad o NIT, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por elementos, valor total del componente y,

    ¿ Firma del Coordinador de Almacén e Inventarios.

    1.2 Procedimientos y requisitos para la entrada de bienes de acuerdo a su origen.

    La entrada de bienes según su origen puede producirse por adquisiciones y producción.

    1.2.1 Adquisiciones.

    Son operaciones mercantiles a través de las cuales la entidad adquiere bienes mediante la erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes.

    Los documentos soportes necesarios para la entrada de bienes son la Orden de servicio y/o el Contrato y la Factura.

    1.2.1.1 La entrada se perfecciona cuando el Coordinador de Almacén e Inventarios recibe los elementos y firma la factura de comprobante de recibo, sea que el pago esté o no realizado; para que el Coordinador de Almacén e Inventarios reciba los bienes debe previamente comprobar...

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