Resolución 085, por la cual se adopta el Manual para el Manejo Administrativo de los bienes de propiedad del Fondo Rotatorio - 26 de Julio de 2000 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 43139485

Resolución 085, por la cual se adopta el Manual para el Manejo Administrativo de los bienes de propiedad del Fondo Rotatorio

EmisorOficinas de Registro de Instrumentos Públicos - Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Santa Fe de Bogotá, D.C.
Número de Boletín44099

DIARIO OFICIAL 44.099 RESOLUCIÓN 085 19/07/2000 por la cual se adopta el Manual para el Manejo Administrativo de los bienes de propiedad del Fondo Rotatorio. El Registrador Nacional del Estado Civil y Representante Legal del Fondo Rotatorio, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y CONSIDERANDO: Que el Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional es un establecimiento público del orden nacional, o sea, un organismo dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente; Que los Estatutos del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional autorizan al Director del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional para administrar los bienes del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional; Que dentro de las funciones del director del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional está la de dirigir, administrar, coordinar, vigilar y controlar el cumplimiento de las funciones del Fondo Rotatorio; Que una de las funciones del Fondo Rotatorio es la de llevar en forma adecuada el manejo de sus inventarios; Que es necesario adoptar un manual para el manejo de los bienes de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional; RESUELVE: Artículo 1°. Adoptar el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el cual se describe a continuación: CAPITULO I Generalidades Objetivo del manual Dentro del proceso de actualización de disposiciones, en el presente manual se diseñan, unifican y determinan los métodos para el manejo, registro, responsabilidad y control de elementos sirviendo de guía e instrumento de consulta permanente en todo lo relacionado con el trámite administrativo de manejo y control de bienes de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Base legal De conformidad con lo establecido en el Decreto 1060 de 1986, el Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional es una entidad de carácter jurídico con autonomía administrativa, decidiendo por tanto regular todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en sus estatutos. Las funciones del almacén del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional serán, entre otras, las siguientes: ¿ El diseño, control y ejecución de planes, programas y procedimientos para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro y control de bienes del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional. ¿ Elaboración de actas de entrega de bienes muebles e inmuebles del Fondo Rotatorio a la Registraduría Nacional. ¿ La administración de los bienes muebles de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional. ¿ El manejo y el control de inventarios de los bienes del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional. ¿ La realización de los estudios y trámites necesarios que permitan descargar periódicamente, de los inventarios los elementos no necesarios de acuerdo con el sistema PEPS. ¿ Efectuado el trámite administrativo de bajas por venta de elementos los recursos serán transferidos al presupuesto de funcionamiento del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional. Actualización La actualización del presente manual se llevará a cabo por parte de la oficina de Planeación del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional con base en estudios técnicos. Estos pueden ser resultantes de iniciativas o sugerencias del almacén del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, de la Dirección de Planeación de la Registraduría Nacional o de otras dependencias de la entidad, que fundamenten debidamente la necesidad o conveniencia de su actualización. La modificación, sustitución o adición al manual se adoptará mediante resolución orgánica y se producirá por el sistema de hojas intercambiables. CAPITULO II Manejo de los bienes Bienes son los elementos materiales inventariables que posea el Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, excluyendo el dinero en efectivo. En cuanto a las edificaciones la oficina de contratos identificará el valor del terreno por separado del valor del inmueble a adquirir. Con el fin de identificar y unificar la denominación de los mismos en la entidad de acuerdo con el plan general de contabilidad pública, se establece la siguiente distribución: 1. Almacén 1. Devolutivos 2. Consumo 2. Propiedades, planta y equipo Edificios e instalaciones Equipo procedatos Maquinaria y equipo Equipo de transporte Muebles y equipo de oficina Terrenos 3. Inventarios Materias primas Productos en proceso Productos terminados 1. Almacén Representa el costo de los elementos devolutivos o de consumo en depósito que se adquieren o se producen para el suministro a las unidades o dependencias de la entidad, para el desarrollo normal de sus actividades. 1.1 Clasificación 1.1.1 Elementos devolutivos Son los bienes adquiridos con características de permanencia y explotación para ser utilizados en el desarrollo de las funciones administrativas. Son los que se devuelven después del primer uso que se hace de ellos. Aunque con el tiempo o por razón de su naturaleza se deterioren. 1.1.2 Elementos de consumo Son los bienes que se consumen con el primer uso que se hace de ellos o porque arreglarlos o aplicarlos a otros es inaplicable. Se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante constitutiva de esos otros. 2. Propiedades, planta y equipo Agrupa los elementos de carácter permanente de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional. Utilizados para el cumplimiento de las actividades de la organización electoral a nivel nacional. 2.1 Clasificación ¿ Edificios e instalaciones Representa el costo o el avalúo de los edificios, bodegas y otras construcciones de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, excluido el valor del terreno sobre el cual se encuentra y los derechos sobre las líneas telefónicas y telefonía celular. ¿ Equipo de procesamiento de datos Lo conforma el valor de adquisición y montaje de los equipos y maquinarias y procesamiento de datos, sistemas de programación (software), sus accesorios y suministros. ¿ Maquinaria y equipo En el costo de adquisición o avalúo (en caso de donación) de la maquinaria, talleres, deportes, servicios y otros distintos del equipo de oficina o de transporte que se encuentran en las dependencias de la Registraduría Nacional. ¿ Equipos de transporte Representa el costo de parque automotor o equipo de rodamiento de propiedad del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional para el servicio de la organización electoral. ¿ Muebles y equipos de oficina Conformado por los elementos mecánicos, eléctricos, electrónicos, destinados al trabajo de oficinas, así como los muebles y elementos de decoración. ¿ Terrenos Agrupa los suelos propiedad de la entidad. CAPITULO III Movimiento de almacén 1. Entrada de bienes al almacén La entrada de bienes al almacén se efectúa con el comprobante de entrada que es el documento que acredita la entrada real del bien o elemento a la entidad, siendo el único soporte para el movimiento de los registros en el almacén y contabilidad. 1.1 El comprobante de entrada debe ser elaborado por el almacenista en original y dos (2) copias: Original para el almacén del Fondo Rotatorio. Primera copia la oficina de contabilidad, y Segunda copia para la oficina de administración y finanzas. Dicho documento debe contener como mínimo la siguiente información básica: Lugar y fecha. Número de orden en forma ascendente y continua. Identificación del almacén. Concepto de transacción y número del documento soporte. Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor o del lugar de origen, documento de identidad o NIT, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por elementos valor total del comprobante, y Firma del almacenista. 1.2 Procedimientos y requisitos para la entrada de bienes de acuerdo con su origen La entrada de bienes según su origen puede producirse por adquisiciones, donaciones, traslados, reintegros, recuperación, reposición, sobrantes y producción. 1.2.1 Adquisiciones Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la entidad adquiere bienes mediante la erogación de fondos, de confor midad con las disposiciones vigentes. 1.2.1.1 La entrada se perfecciona cuando el almacenista recibe los elementos y firma la factura de comprobante de recibo, sea que el pago esté o no realizado; para que el almacenista reciba los bienes debe previamente confrontar las características físicas de los bienes objeto de entrada referente a cantidad, clase, marca, estado, etc., contra los documentos que sustentan la operación. 1.2.1.2 A la llegada de los bienes al almacén, el almacenista elabora el respectivo comprobante de entrada y envía copia debidamente tramitada a la oficina de contabilidad para el registro valorizado y contabilización en las cuentas de control del libro mayor. 1.2.2 Cajas menores Son adquisiciones de bienes a través del sistema de fondos fijos reembolsables. 1.2.2.1 En toda compra de elementos devolutivos por este sistema así como los de consumo cuyo destino es el aumento de existencias, el funcionario responsable de la compra debe enviar copia de la factura debidamente tramitada al almacenista para que éste produzca el respectivo comprobante de entrada y a su vez el comprobante de salida a nombre del funcionario que recibió el bien. 1.2.2.2 El almacenista debe informar a través de las copias de los respectivos comprobantes de entrada y salida a la división de adquisiciones y suministros y a la oficina de contabilidad. 1.2.2.3 Para su legalización es condición indispensable que los elementos hayan sido registrados en el almacén y se expida el respectivo comprobante de entrada. 1.2.3 Normas generales de entradas por adquisiciones 1.2.3.1 La recepción de los bienes debe realizarse en los almacenes, bodegas o depósitos, según lo pactado en el contrato o pedido...

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