Resolución 1952, por la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil
| Emisor | Varios - Registraduría Nacional del Estado Civil |
| Número de Boletín | 44811 |
El Registrador Nacional del Estado Civil, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y
CONSIDERANDO:
Que la Registraduría Nacional del Estado Civil, es un organismo autónomo de creación Constitucional, de conformidad con el artículo 120 de la Constitución Política;
Que dentro de las funciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil está la dirección y organización de las elecciones, el registro civil y la identificación de las personas, que para ello debe contar con los recursos necesarios para el cumplimiento de estas funciones misionales y el logro del buen servicio;
Que una de las obligaciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil ,es la de llevar en forma adecuada el manejo de sus bienes, el movimiento del almacén, del inventario, así como determinar el proceso de baja de estos bienes y las responsabilidades correlativas;
Que para el logro de estos propósitos, es necesario adoptar un manual para el manejo de los bienes de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que involucre los aspectos mencionados;
Que con motivo de la reestructuración ordenada por los Decretos 1010, 1011 y 1012 del 6 de junio de 2000 a la Registraduría Nacional del Estado Civil y la implementación de nuevos procedimientos en el Grupo Almacén e Inventarios; se hace necesario contar con un manual de manejo de bienes;
Por l o anteriormente expuesto,
RESUELVE:
Generalidades
Objetivo del Manual
Dentro del proceso de actualización de disposiciones, en el presente manual se diseñan, unifican y determinan los métodos para el manejo, registro, responsabilidad y control de los elementos sirviendo de guía e instrumento de consulta permanente en todo lo relacionado con el trámite administrativo de manejo y control de bienes de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Base legal
De conformidad con lo establecido en las Leyes 89 de 1948 y 28 de 1979, se creó la organización electoral ¿Registraduría Nacional del Estado Civil, como una entidad de carácter jurídico con autonomía administrativa, decidiendo por tanto regular todos los aspectos relacionados con sus funciones en armonía con los aspectos consagrados en su ley de creación.
De allí se desprende que las funciones del Grupo Almacén e Inventarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil, serán entre otras las siguientes:
¿ El diseño, control y ejecución de planes, programas y procedimientos para el almacenamiento, suministro, registro y control de los bienes de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
¿ Elaboración de comprobantes de entrada y salida de bienes muebles e inmuebles de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
¿ La administración de bienes muebles de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
¿ El manejo y control de inventarios de los bienes de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
¿ La realización de estudios y trámites necesarios que permitan descargar periódicamente, de los inventarios los elementos no necesarios de acuerdo al sistema PEPS.
Actualización
La actualización del presente manual se llevará a cabo por parte de la Dirección Administrativa de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con base en estudios técnicos.
Estos pueden ser resultado de iniciativas o sugerencias del Grupo Almacén e Inventarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil, o de otras dependencias de la entidad que fundamente debidamente la necesidad o conveniencia de su actualización.
La modificación, sustitución o adición al manual se adoptará mediante acto administrativo y se manejará por el sistema de hojas intercambiables para facilitar su manejo.
Manejo de los bienes
Bienes son los elementos materiales inventariables que posea la Registraduría Nacional del Estado Civil, excluyendo el dinero en efectivo.
Con el fin de identificar y unific ar la determinación de los mismos en la entidad de acuerdo al plan general de contabilidad pública, se establece la siguiente distribución:
-
Almacén
¿ Devolutivos
¿ Consumo
¿ Control
-
Propiedades planta y equipo
¿ Edificaciones.
¿ Equipos de Comunicación y Cómputo
¿ Maquinaria y equipo.
¿ Equipo de transporte, Tracción y Elevación.
¿ Muebles, enseres y equipo de oficina.
¿ Terrenos.
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Inventarios (Suministros para Producción)
¿ Materias primas.
¿ Productos en proceso
¿ Productos terminados
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Almacén
Representa el costo de los elementos devolutivos o de consumo en depósito que se adquieren o se producen para el suministro a las unidades o dependencias de la Entidad, para el desarrollo normal de sus actividades.
1.1 Clasificación.
1.1.1 Elementos devolutivos.
Son bienes adquiridos con característica de permanencia y explotación para ser utilizados en el desarrollo de las funciones administrativas. Son los que no se consumen por primer uso que se hace de ellos. Aunque con el tiempo o por razón de su naturaleza se deterioren.
1.1.2 Elementos de consumo.
Son los bienes que se consumen con el primer uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o aplicarlos, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte constitutiva o integrante de esos otros.
1.1.3 Elementos de Control.
Son aquellos elementos, que clasificados según sus factores de uso, clase, costos administrativos e innovación tecnológica, no pueden incluirse como elementos devolutivos, como elementos de consultorio, elementos deportivos, herramientas, libros y enseres menores.
-
Propiedades, planta y equipo
Agrupa los elementos de carácter permanente de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Utilizados para el cumplimiento de las actividades de la Organización Electoral a nivel Nacional.
2.1 Clasificación.
¿ Edificaciones.
Representa el costo o el avalúo de edificios, bodegas y otras construcciones de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, excluido el valor del terreno sobre el cual se encuentran y los derechos sobre las líneas telefónicas y t elefonía celular.
¿ Equipo de Comunicación y Cómputo.
Lo conforma el valor de adquisición y montaje de equipos y maquinarias y procesamiento de datos, sistemas de programación (software), sus accesorios y suministros.
¿ Maquinaria y equipo.
Es el costo de adquisición o avalúo (en el caso de donación), de la maquinaria, talleres, deportes y otros distintos al equipo de oficina o de transporte que se encuentren en las dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
¿ Equipo de transporte, Tracción, Elevación y Navegación
Representa el costo del parque automotor o equipo de rodamiento de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para su servicio.
¿ Muebles, Enseres y Equipos de oficina.
Conformado por los elementos mecánicos, eléctricos, electrónicos, destinados al trabajo específico de las oficinas, así como los muebles y elementos de decoración.
¿ Terrenos.
Agrupa los suelos propiedad de la entidad.
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Inventarios
Representa los bienes corporales de la entidad, destinados a ejercer el curso normal de sus actividades, así como aquellos que se hallen en proceso de producción.
¿ Materias primas
Son los productos, elementos y materiales adquiridos por la Registraduría Nacional del Estado Civil, destinados a la fabricación de bienes o elementos necesarios para el cumplimiento del objeto social de la entidad.
¿ Productos en Proceso
Son los elementos propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que se encuentran en un proceso de transformación a bienes terminados; estos productos en proceso pueden ser elaborados directamente en la entidad o a través de terceros.
¿ Producto Terminado
Son los elementos resultado de un proceso de fabricación que pasan a ser bienes propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil en el momento de su llegada al almacén.
Movimiento del almacén
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Entrada de bienes al almacén
La entrada de bienes al almacén se efectúa con el comprobante de entrada, documento que acredita la entrada real del bien o del elemento a la Entidad, siendo el único soporte para el movimiento de los registros en el almacén y contabilidad.
1.1 El comprobante de entrada debe ser elaborado por el Coordinador del Grupo Almacén e Inventarios en original y copia.
¿ Original para Grupo de Compras.
¿ Primera copia para el almacén de la entidad.
Dicho documento debe contene r como minino la siguiente información básica.
¿ Lugar y fecha.
¿ Número de orden en forma ascendente y continua.
¿ Concepto de transacción y número de documento soporte.
¿ Concepto de la entrada especificando: Nombre del proveedor o del lugar de origen, documento de identidad o NIT, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por elementos, valor total del componente, y
¿ Firma del Coordinador de Almacén e Inventarios.
1.2 Procedimientos y requisitos para la entrada de bienes de acuerdo a su origen.
La entrada de bienes según su origen puede producirse por adquisiciones y producción.
1.2.1 Adquisiciones.
Son operaciones mercantiles a través de las cuales la entidad adquiere bienes mediante la erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes.
Los documentos soportes necesarios para la entrada de bienes son la Orden de servicio y/o el Contrato y la Factura.
1.2.1.1 La entrada se perfecciona cuando el Coordinador de Almacén e Inventarios recibe los elementos y firma la factura de comprobante de recibo, sea que el pago esté o no realizado; para que el Coordinador de Almacén e Inventarios reciba los bienes debe previamente comprobar las características físicas de los bienes objeto de...
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