Resolución 197, por medio de la cual se modifica y adiciona la Resolución 041 del 2 de marzo de 2001. - 19 de Octubre de 2003 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 43199273

Resolución 197, por medio de la cual se modifica y adiciona la Resolución 041 del 2 de marzo de 2001.

EmisorVarios - Procuraduría General de la Nación
Número de Boletín45345

El Viceproc urador General de la Nación, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las consagradas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000 y la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, mediante la cual el Procurador General de la Nación, delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo del Decreto 262 de 2000, respecto a la expedición de los Manuales de Procedimientos de la entidad y su mejoramiento continuo, Resolución 176 del 15 de diciembre de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000 establece que corresponde al Viceprocurador General de la Nación "Coordinar el cumplimiento de las funciones administrativas de las diferentes dependencias de la entidad";

Que mediante Resolución 420 del 21 de noviembre del 2000, se delega en el Viceprocurador General de la Nación, la expedición de los manuales de procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de Mejoramiento continuo aplicables a dichos manuales;

Que la Resolución 176 del 15 de diciembre de 2000 adoptó el mejoramiento continuo en los procedimientos de la Procuraduría General de la Nación, estableciendo en el numeral 6 del artículo 1°, las directrices y mecanismos para realizarlo;

Que la Resolución 041 de 2 de marzo de 2001 adoptó los procedimientos aplicables en las diferentes dependencias de la Procuraduría General de la Nación,

RESUELVE:

Artículo 1º Incorporar a la Resolución 041 de 2001 los siguientes procedimientos:

¿ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

Dependencia: Grupo de Almacén e Inventarios.

Proceso: Ingreso.

Procedimiento: Ingreso por compras.

Código: IGAI-01.

Revisó Jefe de Oficina.

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

Fecha: Febrero de 2002.

  1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

    Hacer cumplir los términos contemplados en la Orden de Compra o Contrato, en cuanto a cantidades, características de los bienes, marcas, procedencia, estado de los elementos y compromisos de entrega y recibo.

  2. CLIENTES

    Almacén General de la Entidad

  3. ALCANCE

    El procedimiento se aplica a la Administración Pública, en este caso la Entidad, que actúa en función de Contratación Administrativa siendo competente, de otro lado están los particulares que como persona natural o jurídica tienen competencia para actuar en la Contratación Administrativa.

  4. RESPONSABI LIDADES

    El procedimiento involucra al Jefe de la División Administrativa, al Almacenista General y a los funcionarios de la Bodega.

  5. REFERENCIAS

    Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación.

    Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación.

    Ley 87 de 1993, sobre control Interno.

    Constitución Política de Colombia de 1991, artículos 209, 269 y 343.

    Ley 80 de 1993, sobre Contratación Estatal.

  6. DEFINICIONES

    ORDEN DE COMPRA O DE PEDIDO: Pacto de la Entidad con terceros, para la adquisición o suministro de bienes devolutivos o de consumo, con plazo de entrega determinado y garantías expresas.

    ORDEN DE TRABAJO O DE SERVICIO: Pacto de la Entidad con terceros, para la prestación de un servicio, con plazo de cumplimiento determinado y garantías expresas.

  7. FORMATOS A UTILIZAR

    Comprobante de Compra o Pedido, referencia PGN 229.

    Comprobante de Orden de Trabajo o de Servicio, referencia PGN 229.

    Comprobante de Alta o Ingreso a Almacén, referencia PGN 1150.

    Factura de Compra Contrato.

  8. CONDICIONES GENERALES

    Es necesario que el Comité de Compras haya efectuado los estudios y proyecciones necesarias, así como el lleno de los requisitos de Contratación, Presentación de Ofertas, Selección del Contratista, licitaciones, Registro de Proponentes, Pliegos de Condiciones y Términos de Referencia.

  9. SALIDAS

    Perfeccionamiento formal de la Entrega y Recibo físico de Bienes.

  10. REGISTROS

    Tarjeta de Kárdex.

    Registro de Movimiento Diario de Bienes.

    Libro de Ingresos.

    Boletín Diario de Ingresos y Egresos.

  11. BASES DE AUTOCONTROL

    Confrontación de registros con bienes físicos.

    Verificación de seriales y demás características.

    Codificación de bienes.

    Pruebas selectivas.

  12. ANEXOS

    Recibos.

    Constancias de Entrega.

    Actas de Entrega y Recibo de Bienes.

    Cer tificaciones. Cotizaciones.

  13. ACTIVIDADES

    Grupo de Compras

    Cotiza y busca las mejores opciones de compra.

    Presenta al Comité de Compras sus estudios y proyecciones.

    ASESORES DEL ALMACEN

    Revisan los Contratos en detalle y aclaran inconsistencias.

    ALMACENISTA GENERAL

    Programa el día de entrega y recibo de los bienes.

    Coordina el personal de Bodega.

    Efectúa el recibo formal de los bienes.

    Refrenda los documentos a que haya lugar.

    En caso de inconsistencias al momento de la entrega, reporta los informes del caso. Certifica el recibo a satisfacción.

    GRUPO DE BODEGA

    Coordina los espacios físicos.

    Programa al personal para efectos del recibo. Efectúa el recibo físico.

    GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

    Realiza los asientos contables del Ingreso.

    Consigna en libros la novedad.

    Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos.

    KARDISTA

    Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables.

    Consigna los datos referentes a los bienes.

    Lleva un consecutivo alfabético de bienes.

    GRUPO DE INVENTARIOS

    Actualiza registros de bienes devolutivos de la Bodega Nuevos.

    Consigna en el sistema Administrativo y Financiero los elementos.

    Inicia el Proceso de Ajustes por Inflación.

    Asigna número de placas o identificación alfanumérica.

  14. INDICADORES

    Valor del Ingreso de bienes por Compras en el Período.

    Dependencia: Grupo de Almacén e Inventarios.

    Proceso: Ingreso.

    Procedimiento: Ingreso por Caja Menor.

    Código: ICM-GAI-02.

    Revisó Jefe de Oficina.

    Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

    F echa: Febrero de 2002.

  15. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

    Atender necesidades urgentes de menor cuantía a través de rubros específicos asignados mediante resolución del Ordenador del Gasto.

  16. CLIENTES

    Todos los funcionarios de la Entidad que en cualquier tiempo requieran atender necesidades urgentes.

  17. ALCANCE

    El procedimiento se aplica a la Administración Pública, en este caso la Entidad que actúa en función de Contratación Administrativa siendo competente; de otro lado están los particulares que como persona natural o jurídica tienen competencia para actuar en la venta de bienes y servicios.

  18. RESPONSABILIDADES

    El procedimiento involucra al responsable asignado mediante resolución para el manejo de Caja Menor.

  19. REFERENCIAS

    Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación.

    Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación.

    Ley 87 de 1993, sobre control Interno.

    Constitución Política de Colombia de 1991, artículos 209, 269 y 343.

    Ley 80 de 1993, sobre Contratación Estatal.

  20. DEFINICIONES

    No aplica.

  21. FORMATOS A UTILIZAR

    No aplica.

  22. CONDICIONES GENERALES

    Tiene que presentarse la necesidad inmediata, con la aplicación de criterios del Ordenador del Gasto y autorización de este.

  23. SALIDAS

    Ingreso por Caja Menor de bienes o servicios.

  24. REGISTROS

    Tarjeta de Kárdex.

    Registro de Movimiento Diario de Bienes.

    Libro de Ingresos.

    Boletín Diario de Ingresos y Egresos.

  25. BASES DE AUTOCONTROL

    Verificación contable.

    Constatación de términos en cuanto a fechas, corresponsabilidad de Grupos, cantidades, cuantías.

    Legalización de Caja Menor por reembolso.

    Revisión de soportes y documentos originales debidamente autorizados.

  26. ANEXOS

    Factura Original.

  27. ACTIVIDADES

    RESPONSABLE DE CAJA MENOR

    Cotiza y busca las mejores opciones de compra.

    Solicita aprobación del Ordenador del Gasto.

    Revisa cuantías.

    Efectúa la compra.

    GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

    Realiza los asientos contables del Ingreso.

    Consigna en libros la novedad.

    Elabora el Comprobante de Ingreso por Caja Menor.

    Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos.

    KARDISTA

    Registra las contrapartidas de acuerdo con las agrupaciones contables.

    Consigna los datos referentes a los bienes.

    Lleva un consecutivo alfabético de bienes.

    GRUPO DE INVENTARIOS

    Actualiza registros de bienes devolutivos de la Bodega Nuevos.

    Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero los elementos.

    Inicia el proceso de Ajustes por Inflación.

    Asigna número de placas o identificación alfanumérica.

    Dependencia: Grupo de Almacén e Inventarios.

    Proceso: Ingreso.

    Procedimiento: Ingreso por Elementos Sobrantes.

    Código: IES-GNI-03.

    Revisó Jefe de Oficina.

    Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

    Fecha: Febrero de 2002.

  28. OBJETIVO DEL...

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