Resolución 3113, por la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil
| Emisor | Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos - Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Santa Fe de Bogotá, D.C. |
| Número de Boletín | 44099 |
DIARIO OFICIAL 44.099 RESOLUCIÓN 3113 19/07/2000 por la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil. El Registrador Nacional del Estado Civil, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y CONSIDERANDO: Que la Registraduría Nacional del Estado Civil es un establecimiento público del orden nacional, es decir, un organismo dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente; Que dentro de las funciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil, está la dirección y organización de las elecciones, el registro civil y la identificación de las personas, que para ello debe contar con los recursos necesarios para el cumplimiento de estas funciones misionales y el logro del buen servicio; Que una de las obligaciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil, es la de llevar en forma adecuada el manejo de sus bienes, el movimiento del almacén, los inventarios, así como determinar el proceso de baja de estos bienes y las responsabilidades correlativas; Que para el logro de estos propósitos es necesario adoptar un manual para el manejo de los bienes de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que involucre los aspectos mencionados; Por lo anteriormente expuesto, RESUELVE: Artículo 1°. Adoptar el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el cual se describe a continuación: CAPITULO I Generalidades Objetivo del manual Dentro del proceso de actualización de disposiciones, en el presente manual se diseñan, unifican y determinan los métodos para el manejo, registro, responsabilidad y control de elementos sirviendo de guía e instrumento de consulta permanente en todo lo relacionado con el trámite administrativo de manejo y control de bienes de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Base legal De conformidad con lo establecido en la Leyes 89 de 1948 y 28 de 1979, se creó la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil, como una entidad de carácter jurídico con autonomía administrativa, decidiendo por tanto regular todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en su ley de creación. De allí se desprende que las funciones del almacén de la Registraduría Nacional del Estado Civil, serán entre, otras las siguientes: ¿ El diseño, control y ejecución de planes, programas y procedimientos para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro y control de los bienes de la Registraduría Nacional del Estado Civil. ¿ Elaboración de actas de entrega de bienes muebles e inmuebles de la Registraduría Nacional del Estado Civil. ¿ La administración de los bienes muebles de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil. ¿ El manejo y el control de inventarios de los bienes de la Registraduría Nacional del Estado Civil. La realización de los estudios y trámites necesarios que permitan descargar periódicamente de los inventarios los elementos no necesarios de acuerdo al sistema PEPS. Actualización La actualización del presente manual se llevará a cabo por parte de la Dirección Nacional de Planeación de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con base en estudios técnicos. Estos pueden ser resultantes de iniciativas o sugerencias del almacén del Fondo Rotatorio o de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de la Dirección Nacional de Planeación de la Registraduría Nacional del Estado Civil, o de otras dependencias de la entidad, que fundamenten debidamente la necesidad o conveniencia de su actualización. La modificación, sustitución o adición al manual se adoptará mediante resolución orgánica y se producirá por el sistema de hojas intercambiables. CAPITULO II Manejo de los bienes Bienes son los elementos materiales inventariables que posea la Registraduría Nacional del Estado Civil, excluyendo el dinero en efectivo. Con el fin de identificar y unificar la denominación de los mismos en la entidad de acuerdo con el plan general de contabilidad pública, se establece la siguiente distribución: 1. Almacén ¿ Devolutivos ¿ Consumo 2. Propiedades, planta y equipo ¿ Ed ificios e instalaciones ¿ Equipo procedatos ¿ Maquinaria y equipo ¿ Equipo de transporte ¿ Muebles y equipo de oficina ¿ Terrenos 3. Inventarios ¿ Materias primas ¿ Productos en proceso ¿ Productos terminados 1. Almacén Representa el costo de los elementos devolutivos o de consumo en depósito que se adquieren o se producen para el suministro a las unidades o dependencias de la entidad, para el desarrollo normal de sus actividades. 1.1 Clasificación 1.1.1 Elementos devolutivos Son los bienes adquiridos con características de permanencia y explotación para ser utilizados en el desarrollo de las funciones administrativas. Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos. Aunque con el tiempo o por razón de su naturaleza se deterioren. 1.1.2 Elementos de consumo Son los bienes que se consumen con el primer uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o aplicarlos, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de esos otros. 2. Propiedades, planta y equipo Agrupa los elementos de carácter permanente de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Utilizados para el cumplimiento de las actividades de la Organización Electoral a nivel nacional. 2.1 Clasificación ¿ Edificios e instalaciones. Representa el costo o el avalúo de los edificios, bodegas y otras construcciones de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, excluido el valor del terreno sobre el cual se encuentran y los derechos sobre las líneas telefónicas y telefonía celular. ¿ Equipo de procesamiento de datos. Lo conforma el valor de adquisición y montaje de los equipos y maquinarias y procesamiento de datos, sistemas de programación (software), sus accesorios y suministros. ¿ Maquinaria y equipo Es el costo de adquisición o avalúo (en caso de donación), de la maquinaria, talleres, deportes, servicios y otros distintos al equipo de oficina o de transporte que se encuentran en las dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil. ¿ Equipos de transporte Representa el costo de parque automotor o equipo de rodamiento de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para su servicio. ¿ Muebles y equipos de oficina Conformado por los elementos mecánicos, eléctricos, electrónicos, destinados al trabajo específico de oficinas, así como los muebles y elementos de decoración. ¿ Terrenos Agrupa los suelos, propiedad de la entidad. CAPITULO III Movimiento de almacén 1. Entrada de bienes al almacén La entrada de bienes al almacén se efectúa con el comprobante de entrada que es el documento que acredita la entrada real del bien o elemento a la entidad, siendo el único soporte para el movimiento de los registros en el almacén y contabilidad. 1.1 El comprobante de entrada debe ser elaborado por el almacenista en original y dos (2) copias: ¿ Original para la división de contabilidad. ¿ Primera copia para el almacén de la entidad. ¿ Segunda copia para el responsable del manejo de los bienes. Dicho documento debe contener como mínimo la siguiente información básica: ¿ Lugar y fecha. ¿ Número de orden en forma ascendente y continua. ¿ Identificación del almacén. ¿ Concepto de transacción y número del documento soporte. ¿ Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor o del lugar de origen, documento de identidad o NIT, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por elementos, valor total del comprobante, y ¿ Firma del almacenista. 1.2 Procedimientos y requisitos para la entrada de bienes de acuerdo con su origen La entrada de bienes según su origen puede producirse por adquisiciones, donaciones, traslados, reintegros, recuperación, reposición, sobrantes y producción. 1.2.1 Adquisiciones Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la entidad adquiere bienes mediante la erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes. 1.2.1.1 La entrada se perfecciona cuando el almacenista recibe los elementos y firma la factura de comp robante de recibo, sea que el pago esté o no realizado, para que el almacenista reciba los bienes debe previamente confrontar las características físicas de los bienes objeto de entrada referente a cantidad, clase, marca, estado, etc., contra los documentos que sustentan la operación. l.2.1.2 A la llegada de los bienes al almacén, el almacenista elabora el respectivo comprobante de entrada y envía copia debidamente tramitada a la división de contabilidad para el registro valorizado y contabilización en las cuentas de control del libro mayor. 1.2.2 Cajas menores Son adquisiciones de bienes a través del sistema de fondos fijos reembolsables. 1.2.2.1 En toda compra de elementos devolutivos por este sistema así como los de consumo cuyo destino es el aumento de existencias, el funcionario responsable de la compra debe enviar copia de la factura debidamente tramitada al almacenista para que éste produzca el respectivo comprobante de entrada y a su vez el comprobante de salida a nombre del funcionario que recibió el bien. 12.2.2 El almacenista debe informar a través de las copias de los respectivos comprobantes de entrada y salida a la división de contabilidad. 1.2.2.3 Para su legalización es condición indispensable que los elementos hayan sido registrados en el almacén y se expida el respectivo comprobante de entrada. 1.2.3 Normas generales de entradas por adquisiciones 1.2.3.1 La recepción de los bienes debe realizarse en los almacenes, bodegas o depósitos, según lo pactado en el contrato o pedido correspondiente: pero no deben recibirse directamente en el lugar de utilización; excepto para el caso de los materiales y equipos de difícil movilización y demás bienes que...
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