Resolución número 00371 de 2016, por la cual se reglamenta el procedimiento para conferir comisiones de servicio y disponer el pago de viáticos, gastos de viaje o gastos de traslado en la Unidad de Restitución de Tierras - 11 de Junio de 2016 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 642622221

Resolución número 00371 de 2016, por la cual se reglamenta el procedimiento para conferir comisiones de servicio y disponer el pago de viáticos, gastos de viaje o gastos de traslado en la Unidad de Restitución de Tierras

EmisorUnidades Administrativas Especiales - Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas
Número de Boletín49901

El Director General de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, en uso de sus facultades legales, en especial, las que le confiere el numeral 13 del artículo del Decreto número 4801 de 2011,

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución número 0726 de 2015, se reglamentó el procedimiento para conferir comisiones de servicio y disponer el pago de viáticos, gastos de viaje o gastos de traslado, mediante el uso de nuevos mecanismos tecnológicos y procedimientos financieros, optimizando la formulación de solicitudes, legalizaciones y agilizando el proceso administrativo para generar los pagos de viáticos a los funcionarios y gastos de traslado para contratistas;

Que la Unidad requiere contar con un único instrumento que reglamente el procedimiento para conferir comisiones de servicio y disponer el pago de viáticos, gastos de viaje o gastos de traslado, como herramienta de racionalización y simplificación de los procedimientos internos;

Que se hace necesario señalar lo que establece el ordenamiento jurídico frente a las comisiones de servicio, entre ellos, el Decreto número 1950 de 1973, así:

Artículo 75. "El empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular":

Artículo 76. "Las comisiones pueden ser: a) De servicio, para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación, que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado".

Artículo 78. "Las comisiones en el interior del país se confieren por el jefe del organismo administrativo, o por quien haya recibido delegación para ello; las comisiones al exterior exclusivamente por el gobierno";

Que es pertinente señalar a su vez, lo establecido en el Decreto número 1042 de 1978, así:

Artículo 61. "De los viáticos. Los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos";

Que los artículos 64, 65 y 66 ibídem, establecen:

Artículo 64. "De las condiciones de pago. Dentro del territorio nacional solo se reconocerán viáticos cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo. Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá el cincuenta por ciento del valor fijado en el artículo 62".

Artículo 65. "De la duración de las comisiones. Las comisiones de servicio se conferirán mediante acto administrativo en el cual se expresará el término de su duración, que no podrá exceder de treinta días. Dicho término podrá prorrogarse hasta por otros treinta días cuando fuere necesario por la naturaleza especial de las tareas que deban desarrollarse".

Artículo 66. "Del otorgamiento de comisiones. Las comisiones en el interior del país serán otorgadas por el funcionario de nivel directivo que esté al frente del respectivo organismo, o por su delegado";

Que el artículo 71 del Decreto número 111 de 1996 establece:

"Todos los actos administrativos que afecten las apropiacionespresupuestales deberán contar con certificados de disponibilidadprevios que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin.

En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. (...)";

Que los viáticos y gastos de viaje han sido definidos anualmente por el Decreto Nacional de Liquidación del Presupuesto General de la Nación, así:

"Por este rubro se les reconoce a los empleados públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa resolución, deban desempeñar funciones en lugar diferente de su sede habitual de trabajo.

Este rubro también incluye los gastos de traslado de los empleados públicos y sus familias cuando estén autorizados para ello y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales.

No se podrán imputar a este rubro los gastos correspondientes a la movilización dentro del perímetro urbano de cada ciudad, ni viáticos y gastos de viaje a contratistas, salvo que se estipule así en el respectivo contrato";

Que el Decreto número 1068 de 2015, "por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores" en el Título 5, establece:

Artículo 2.8.5.7. "La legalización de los gastos de caja menor deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días siguientes a su realización.

No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior".

Artículo 2.8.5.14. "Del reembolso. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados".

Artículo 2.8.5.18. "Responsabilidad. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del Tesoro Público, para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero";

Que mediante el Decreto número 1083 del 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública", se reglamentó las Comisiones de Servicios al Interior y Exterior del País en los Capítulos X y XI;

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública fija mediante Decreto anual la escala de viáticos para las comisiones de servicios al interior y exterior;

Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario derogar la Resolución número 726 de 2015, con la finalidad de optimizar el proceso de legalización de las comisiones de los funcionarios y contratistas de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras;

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE: CAPÍTULO I Disposiciones Generales

Artículo 1º Definiciones

1.1 COMISIÓN DE SERVICIO: Es un acto administrativo proferido por el ordenador del gasto, en el cual el colaborador ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes de la sede habitual de su trabajo.

La Unidad ha definido tres clases de comisiones:

1.1.1 Comisión Ordinaria: Es aquella que se genera dentro del plazo establecido para su ejecución.

1.1.2 Comisión Excepcional: Son aquellas de carácter urgente o por situaciones extraordinarias, ya que no cumplen con los parámetros establecidos y junto con los requisitos mínimos en la presente resolución.

1.1.3 Comisión Multidestino: Son aquellas comisiones que requieren el desplazamiento a varios Departamentos, pero la cantidad de días de pernoctada en cada uno de estos, superan los 3.5 días.

1.2 VIÁTICOS: Es el reconocimiento a los funcionarios de la Unidad de los gastos de alojamiento y alimentación.

1.3 GASTOS DE TRASLADO: Corresponden al valor de los gastos de transporte, alojamiento y alimentación para contratistas que se ocasionen como consecuencia de los desplazamientos que deba realizar el mismo, con el propósito de atender diligencias propias del objeto contractual, cuando así lo estipule el contrato, de conformidad con el procedimiento y las escalas señaladas en el decreto anual que expide el Gobierno Nacional.

1.4 GASTOS DE VIAJE: Es el reconocimiento que se hace a los colaboradores de la Unidad, de los gastos en que puedan incurrir, cuando la comisión sea fuera del perímetro urbano y que cumplan con lo establecido por el Estatuto Tributario y los lineamientos de la Unidad que se consagran en la presente resolución.

1.5 SEDE O LUGAR HABITUAL DE TRABAJO: Es el perímetro o límite territorial del municipio o localidad donde se encuentra situada la oficina o dependencia a la cual ha sido asignado el funcionario y realiza las funciones de su cargo de manera habitual o el contratista ejecuta las obligaciones de sus contractuales de forma regular.

1.6 INFORME DE COMISIÓN Y GASTOS DE VIAJE: Es el documento que deben presentar los colaboradores una vez finalizada la comisión, dentro del tiempo establecido en la presente normatividad.

1.7 JORNADA LABORAL: Es aquella que se encuentra establecida mediante Resolución emitida por parte de Unidad y que se está vigente.

1.8 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS, dentro de la presente resolución se denominará la Unidad.

Artículo 2º Principios.

La política de viajes y desplazamientos de la Unidad se regirá por los siguientes principios:

2.1. Planeación: Cada Dependencia deberá...

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