Resolución número 00512 de 2016, por la cual se adopta el Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social: Propiedad, Planta y Equipo, Inventarios, Bienes de Consumo e Intangibles
| Emisor | Departamentos Administrativos - Departamento Administrativo Para La Prosperidad Social |
| Número de Boletín | 49941 |
La Directora del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, en uso de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en la Ley 489 de 1998, el Decreto número 2559 de 2015, el Decreto número 1562 de 2014, demás normas concordantes y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la Administración Pública tendrá un control interno, que se ejercerá en los términos que señale la ley y que su función administrativa se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
Que la Ley 42 de 1993 establece lineamientos sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero determinando parámetros de manejo y control de los bienes a cargo del Estado.
Que mediante la Ley 734 de 2002 se expide el Código Disciplinario Único, a través del cual se establecen lineamientos para la protección y salvaguarda de los bienes que hacen parte de los elementos de la entidad.
Que el Capítulo 2 Sección 2 del Decreto número 1082 de 2015 regula la enajenación de bienes del Estado en desarrollo de lo previsto en el literal e) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.
Que mediante el Decreto número 2559 de 2015 se fusionó la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema (ANSPE) y la Unidad Administrativa para la Consolidación Territorial (UACT) en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
Que mediante Resolución número 00511 del 1º de marzo de 2016 se creó el Comité de Evaluación de Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
Que el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social cuenta con elementos de consumo y devolutivos que por su estado de deterioro, desgaste, alteración, desuso, vencimiento y obsolescencia no son útiles para el servicio al cual se hallan destinados, ni son susceptibles de adaptación o reparación lo que hace necesaria la creación de un comité que evalúe y recomiende el destino final de estos elementos que resultarían inservibles.
Que así mismo, recibe donaciones en especie entregadas por la DIAN, así como de otros donantes nacionales, internacionales públicos y privados, con destino a la población pobre y vulnerable, que hacen tránsito o ingresan al Almacén General de Prosperidad Social y por ende a su contabilidad.
Que se hace necesario organizar la disposición de los bienes que ingresan al Almacén General de la entidad conforme la fusión de la que han sido objeto la ANSPE y la UACT en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y, a las normas vigentes técnicas y contables, con el objeto de lograr un adecuado mantenimiento, suministro y custodia.
Que la entidad debe garantizar la identificación, control, registro y custodia sistemática de todos los activos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
Que se deben unificar criterios para la administración y gestión de bienes muebles e inmuebles que requiere la entidad para su adecuado funcionamiento y garantizar la correcta recepción, almacenamiento, ingreso, suministro, funcionalidad, mantenimiento, bajas, registros e inventarios físicos de los mismos.
Que se deben establecer los lineamientos de clasificación y codificación de los bienes conforme a la normativa aplicable del Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación, así como los lineamientos para el ingreso a los inventarios del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, de los bienes adquiridos a través de proyectos y de las donaciones en especie.
Que se hace necesario establecer procedimientos para la confrontación física de inventarios en servicio y en depósito en el almacén de la entidad, así como, para el retiro de los bienes muebles e inmuebles de la entidad, sea en físico y de sus registros contables.
Que en mérito de lo anterior,
RESUELVE:
Reglamento Operativo para el manejo y control administrativo de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social: Propiedad, planta y equipo, inventarios, bienes de consumo e intangibles.
Definiciones
Almacén: Espacio físico en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias para cumplir los objetivos misionales. En Prosperidad Social se separan en los de (a) elementos devolutivos; (b) elementos de consumo; (c) inventarios y (d) elementos controlados.
Amortización: Distribución sistemática del costo de una inversión realizada, entre los años de uso o aprovechamiento de los beneficios de la misma.
Avalúo técnico: Estimación del valor o precio de un bien realizada por un perito o especialista para determinar el valor comercial o de reposición de un bien.
Baja de bienes: Retiro físico definitivo de un bien del servicio y de los registros contables de la entidad por obsolescencia, por encontrarse en estado inservible, por fuerza mayor o caso fortuito. En los casos de los bienes servibles, por transferencia, venta, permuta o por hurto o robo del bien.
Bien: Activos de cualquier clase. Para Prosperidad Social son elementos en depósito, la propiedad, planta y equipo de la entidad y los recibidos para uso, excluyendo dinero y títulos valores.
Bienes devolutivos: Aquellos que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razones de su naturaleza se deterioran.
Bienes de consumo: Son aquellos que se consumen en el primer uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. Contablemente se imputan al gasto.
Bienes de consumo controlado: Son aquellos bienes que a pesar de haber sido registrados directamente al gasto como consumo, la entidad definió que deben ser controlados administrativamente.
Bienes muebles: Aquellos que pueden transportarse de un lugar a otro, moviéndose por ellos mismos o por externa.
Bienes por adhesión: Son los que se incorporan materialmente a un inmueble, para utilidad o beneficio de este. No existe por sí mismo pues hace parte del inmueble y la incorporación es permanente.
Bienes recibidos en comodato: Son aquellos que se encuentran en calidad de préstamo y deben ser devueltos al finalizar el término del contrato o acto administrativo.
Bienes faltantes: Hace referencia a aquellos bienes que se encuentran registrados en los inventarios de la entidad, pero que al momento de la actualización o toma física del inventario no se encuentran.
Bienes sobrantes: Los bienes sobrantes son aquellos bienes que se encuentran ubicados físicamente en una dependencia de la entidad, pero que no se dispone de información documental que permita su identificación.
Bienes inservibles: Son aquellos bienes que por desgaste, deterioro u obsolescencia física, no son útiles para el servicio para el cual fueron destinados.
Bienes servibles: Son bienes que se encuentran en condiciones óptimas de funcionamiento y que en consecuencia pueden ser puestos al servicio de los funcionarios de la entidad.
Bienes en servicio: Son el conjunto de elementos devolutivos y de consumo controlado que están en uso en las dependencias o direcciones regionales de la Entidad.
Bienes en depósito: Son el conjunto de bienes, tanto nuevos como usados, ubicados en el almacén de la Entidad.
Bodega elementos controlados: Espacio del Almacén donde se custodian y controlan los elementos adquiridos cuyo valor no supera medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente, y que la entidad definió que deben ser controlados administrativamente.
Bodega elementos devolutivos: Espacio del Almacén donde se custodian los elementos devolutivos en depósito que se adquieren para el suministro a las dependencias y direcciones regionales de la Entidad, para el desarrollo normal de sus actividades.
Bodega elementos de consumo: Espacio del Almacén donde se custodian y controlan los elementos de consumo (diferidos) en depósito que se adquieren para el suministro a las dependencias y direcciones regionales de la Entidad para el desarrollo normal de sus actividades.
Bodega donaciones: Espacio del Almacén donde se custodian y controlan las donaciones en especie provenientes de la DIAN y de otros donantes nacionales, internacionales o extranjeros, públicos o privados con destino a la población pobre y vulnerable que atiende el sector administrativo de la Inclusión Social y la Reconciliación.
Costo histórico: Es el valor de adquisición de un bien, incluidos los costos y gastos en que se incurren para la colocación de los bienes en condiciones de ser utilizables. También hacen parte de este valor, las adiciones y mejoras efectuadas a los bienes.
Costo de reposición: Representa el valor o precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene. Es el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones similares al que se va a reponer.
Depreciación: Reconocimiento sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada.
Donaciones: Cuando una persona natural o jurídica transfiere a una entidad pública, bienes, previa aceptación del funcionario competente de la misma.
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