Resolución número 061583 de 2016, por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos, que deben cumplir los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte - 11 de Noviembre de 2016 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 653305057

Resolución número 061583 de 2016, por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos, que deben cumplir los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte

EmisorSuperintendencias - Superintendencia de Puertos y Transportes
Número de Boletín50054

El Superintendente de Puertos y Transporte, en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, las previstas en el numeral 18 artículo 7º del Decreto número 1016 de 2000 y el artículo 2.8.2.3.1 del Decreto número 1080 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los artículos 209 de la Constitución Política, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que el numeral 18 del artículo del Decreto número 1016 de 2000, establece como función del Superintendente de Puertos y Transporte, entre otras, expedir los actos administrativos que como jefe de organismo le corresponde, así como los reglamentos e instrucciones internas que sean necesarios para el cabal funcionamiento de la Entidad;

Que el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, comprende la Administración Pública en sus diferentes niveles, por lo cual se hace necesario establecer que los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte cumplan con la citada ley y demás normas reglamentarias en lo que tiene que ver con la adecuada organización y control de sus documentos de archivo, independientemente del soporte en el cual se encuentren;

Que el parágrafo 1º del artículo 2.8.2.3.1 del Decreto número 1080 de 26 de mayo de 2015, por el cual se expidió el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, estipula que es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de la Nación;

Que el artículo 2.8.2.8.1 del Decreto número 1080 de 26 de mayo de 2015, dispone que la responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el decreto, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias;

Que para el adecuado desarrollo de los objetivos y facultades que por ley están a cargo de la Superintendencia de Puertos y Transporte, así como para el adecuado seguimiento a las políticas impartidas para el sector, se hace necesario exigir a los sujetos de supervisión de esta Entidad, el oportuno cumplimiento de los preceptos establecidos en la Ley 594 de 2000, y sus normas reglamentarias, con el fin de disponer de documentos y de información útil, veraz y oportuna para la verificación de la gestión de las mismas;

Que para el desarrollo del ejercicio de inspección, control y vigilancia por parte de los distintos agentes del Estado, se hace necesario exigir la adecuada organización de sus documentos y archivos, producto del desarrollo de las actividades que realicen;

Que el artículo 2.8.2.3.3 del Decreto número 1080 de 2015, establece que las entidades privadas que cumplen funciones públicas que sean liquidadas, suprimidas o intervenidas, una vez decretada la liquidación, supresión o intervención, deberán levantar inventario de los documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio público respectivo, el cual deberá ser entregado a la entidad interventora o a la que se transfieren las funciones, con el fin de mantener un control sobre los mismos;

Que el artículo 24 del Acuerdo número 005 del 15 de marzo de 2013, del Archivo General de la Nación, atribuye a los Ministerios y Superintendencias, en sus respectivos sectores, la responsabilidad de establecer mecanismos dirigidos a los sujetos de supervisión de las Superintendencias, con el objeto de que cumplan con la adecuada organización, conservación, control y servicios de sus archivos en atención a los parámetros establecidos en la ley;

Que para efectos del adecuado desarrollo de los objetivos, funciones y facultades a cargo de la Superintendencia de Puertos y Transporte, así como para el eficiente funcionamiento de las políticas impartidas para el sector, se hace necesario que los sujetos, cuya inspección, control y vigilancia corresponde a esta Entidad, adelanten programas de gestión documental que garanticen la adecuada organización de sus archivos, facilitando tanto la toma de decisiones como el acceso y disponibilidad de la información cuando esta sea requerida;

Que en cumplimiento del numeral 8 del artículo , del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el proyecto de acto administrativo fue publicado en la página web de la Superintendencia de Puertos y Transporte, del día 4 de octubre de 2016 al 10 de octubre de 2016, con el fin de recibir los respectivos comentarios y sugerencias. Sin embargo, no se recibieron observaciones;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º Objeto.

La presente resolución tiene por objeto establecer las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, para el cumplimiento de la normatividad archivística nacional, asegurando la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta de los documentos de archivo a nivel interno y de los ciudadanos y de las entidades del Estado, que en el ejercicio de sus funciones los requieran, garantizando la disponibilidad de la información.

Artículo 2º Ámbito de aplicación

La presente resolución aplica para todos los supervisados por la Superintendencia de Puertos y Transporte, quienes deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad archivística.

Artículo 3º Instrumentos archivísticos para la gestión documental.

Los supervisados por la Superintendencia, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos:

  1. Programa de Gestión Documental;

  2. Tabla de Retención Documental;

  3. Tabla de Valoración Documental (aplica para los supervisados que posean fondos acumulados);

  4. Reglamento Interno de Archivo.

Parágrafo. El cumplimiento de las disposiciones adoptadas mediante la presente resolución y las demás normas relacionadas en materia archivística, es responsabilidad de los representantes legales de las empresas, verificar que todos los instrumentos estén debidamente documentados. La falta de cumplimiento de dichas disposiciones, acarrean responsabilidad no sólo por parte de la persona jurídica vigilada, sino también de quien ejerce la representación legal.

Artículo 4º Organización y conformación de los archivos.

La organización de los archivos deberá realizarse a partir del Cuadro de Clasificación Documental y de la Tabla de Retención Documental, mediante la conformación de expedientes agrupados en series y subseries documentales, atendiendo al principio de procedencia, el orden original y al ciclo vital de los documentos, independientemente del soporte en el cual se encuentren.

Artículo 5º Programa de gestión documental.

En la implementación del programa de gestión documental, se podrá contemplar el uso de nuevas tecnologías de información, empleando para ello cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático para la producción, conservación y servicios documentales de archivo, siempre que quede garantizada la organización archivística, la autenticidad, posterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas, seguridad y perdurabilidad de la información, el ciclo vital de los documentos, la posibilidad de reproducción y el funcionamiento razonable del sistema, durante el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental para cada una de las series documentales.

Artículo 6º Tablas de Retención Documental.

Las Tablas de Retención Documental adoptadas por los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, deberán ser publicadas...

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