Resolución número 1959 de 2020, por la cual se dictan disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos y se deroga la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018
| Emisor | Ministerio de Relaciones Exteriores |
| Número de Boletín | 51395 |
La Ministra de Relaciones Exteriores, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el artículo 208 de la Constitución Política de Colombia, el numeral 3 del artículo 59 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7º del Decreto 0869 de 2016 y,
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 869 de 2016, el Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a su cargo, entre otras funciones, ejecutar de manera directa o a través de las distintas entidades y organismos del Estado, la política exterior del Estado colombiano, así como evaluarla, proponer los ajustes y modificaciones que correspondan;
Que según el numeral 11 del artículo 21 del Decreto 869 de 2016, la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a su cargo, entre otras funciones, "...instruir y supervisar a las entidades que el Ministerio determine en el proceso de expedición de pasaportes, apostilla y legalización de documentos, de conformidad con los convenios que se suscriban sobre la materia y gestionar su reconocimiento internacional";
Que la República de Colombia hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961, la cual fue aprobada mediante la Ley 455 de 1998 y observa, como documento de referencia, el Manual sobre el funcionamiento práctico del Convenio sobre Apostilla, el cual trata temas respecto del funcionamiento actual del Convenio para facilitar su aplicación y asistir las buenas prácticas a las autoridades competentes en lo relacionado con la expedición de apostillas;
Que el artículo 6º de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros establece que el Estado contratante designará a las autoridades a las que le atribuye competencia para expedir la Apostilla y, adicionalmente deberá notificar de "esta designación al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o de adhesión o de su declaración de extensión. Le notificará también a dicho Ministerio cualquier modificación en la designación de estas autoridades";
Que el artículo 6º del Decreto-Ley 19 de 2012 señala que "Los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir. Las autoridades deben estandarizar los trámites, estableciendo requisitos similares";
Que, así mismo, el artículo 52 del Decreto-Ley 19 de 2012 señaló la facultad del Gobierno nacional para reglamentar el procedimiento y el uso de medios electrónicos en el trámite de la apostilla;
Que el Ministerio de Relaciones Exteriores no es la autoridad competente para regular el ejercicio del oficio de traductor oficial y que, en consecuencia, tampoco cuenta con la facultad legal para verificar o certificar la idoneidad para el desempeño de tal oficio, ni para su designación o registro según lo dispuesto en el Decreto 382 del 19 de febrero de 1951 y en el artículo 33 de la Ley 962 de 2005;
Que, por otra parte, resulta conveniente suprimir la descripción de los procedimientos para apostillar o legalizar documentos por cuanto el uso de herramientas que aplican nuevas tecnologías, requieren, de manera frecuente, generar actualizaciones y ajustes en el trámite, cada vez que resulte necesario;
Que se hace necesario expedir una nueva resolución que contemple tanto las especificaciones técnicas de los documentos base o fuente para que puedan ser apostillados o legalizados, como también las definiciones relacionadas con los conceptos de "traducción oficial" y de "traductor oficial", entre otros;
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
Adoptar las disposiciones en materia de apostilla y de legalización de documentos.
Para los efectos de la presente resolución, entiéndase lo siguiente:
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Apostilla: Certificación de la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento surta plenos efectos legales en otro país que hace parte de la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961 y adoptada por Colombia mediante la Ley 455 de 1998;
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Autenticación de copia de documento: Acto notarial mediante el cual el Notario da testimonio de que la copia de un documento, corresponde exactamente al original que ha tenido a la vista;
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Cadena de legalización: Procedimiento mediante el cual se legalizan documentos según las normas legales vigentes de cada Estado, aplicable a los documentos emitidos en países que no hacen parte del Convenio de La Haya sobre la apostilla;
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Circunscripción consular: Territorio atribuido a una Oficina consular para el ejercicio de las funciones consulares;
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Documento base o fuente: Documento público o privado original, físico, digi-talizado o electrónico, sobre el cual se emitirá una apostilla o una legalización, siendo este la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permitan garantizar la autenticidad y la integridad del mismo;
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Documento digitalizado: Es la reproducción del documento base o fuente en físico (papel) con firma manuscrita que ha sido escaneado y convertido en una imagen digital, el cual deberá ser cargado en formato PDF por parte del usuario, al momento de diligenciar el formulario de solicitud en línea de la apostilla o de la legalización, cumpliendo los requisitos establecidos en el artículo 7º de la presente resolución, los cuales también podrán ser verificados en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores www.cancilleria.gov.co o en el Portal Único del Estado colombiano www.gov.co o en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado, de manera que el documento pueda ser revisado según corresponda;
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Documento electrónico: Es el documento emitido en formato electrónico con una firma digital, que puede ser objeto de interoperabilidad, para facilitar su envío de una Entidad a otra, mediante un sistema automático o semiautomático;
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Documento excedido: Documento adicional que no hace parte del documento base o fuente y tampoco es mencionado en el mismo como documento adjunto;
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Documento privado: Es el documento expedido y firmado por una persona natural o jurídica de carácter privado que, para los efectos de apostilla o de legalización, deberá contener certificación oficial de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas, que avale la firma o la entidad que lo emite;
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Documento público: Es el documento expedido y firmado por una autoridad o por un servidor público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas reconocidas por la ley...
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