Resolución número 3333 de 2015, por la cual se deroga la Resolución número 4272 de 2008 y se actualizan, establecen y unifican los requisitos y documentos soportes para el pago de las obligaciones contraídas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
| Emisor | Establecimientos Públicos - Instituto Colombiano de Bienestar Familiar |
| Número de Boletín | 49547 |
La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras (ICBF), en uso de las facultades Legales y estatutarias y en especial de las conferidas en el artículo 28, literal b) de la Ley 7a de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 987 3de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 2093 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.
Que es indispensable establecer los requisitos y documentos soportes necesarios para el pago de las obligaciones contraídas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en desarrollo de su misión institucional.
Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en adelante ICBF, suscribe diferentes modalidades de contratos tales como: de Aporte, de Prestación de Servicios y Consultoría, de Obras Públicas y Concesión, Convenios interadministrativos y de Cooperación Internacional, de Suministro, deArrendamiento, entre otros; conforme con las normas civiles, comerciales y demás que regulan la materia que incluyen en algunos casos anticipos y pagos anticipados a contratistas.
Que para el cumplimiento de sus obligaciones el ICBF expide diferentes actos administrativos contemplados a través de Contratos, Resoluciones, Oficios u otros documentos que reconocen pagos y gastos, en el cumplimiento de las funciones misionales y administrativas otorgadas al Instituto.
Que existe otro tipo de obligaciones que el ICBF debe pagar contra la presentación de facturas o liquidaciones tales como servicios públicos e impuestos y gastos notariales, entre otros, las cuales se remiten a las pagadurías mediante oficio remisorio con los anexos respectivos.
Que el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007, estableció el deber que tienen las entidades públicas de respetar el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas, bajo la figura del Derecho de Turno, el cual solo podrá ser modificado por el Jefe de la entidad por razones de interés público, dejando constancia de tal actuación.
Que mediante Resolución número 4040 de 2012 se estableció el procedimiento para la autorización de comisiones de servicio y el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y gastos de viaje a los servidores públicos y contratistas del ICBF
Que el Decreto 2674 de 2012, por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación, en los artículos 16, 17, 18 y 19 del Capítulo III, estableció que las entidades y órganos ejecutores del SIIF Nación efectuarán el pago de sus obligaciones directamente a los beneficiarios a través de dicho aplicativo con abono en cuenta bancaria previamente registrada y validada en el mismo.
Que mediante Resolución número 2926 de 2013, se incorporaron, entre otros, los requisitos para el proceso de certificación de cumplimiento y la expedición del certificado de pago por los supervisores y/o interventores de los servicios contratados de los programas y modalidades de Restablecimiento de Derechos, Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, Niñez y Adolescencia y Primera Infancia a cargo del ICBF.
Que la Resolución número 4272 de 2008 proferida por el ICBF estableció y unificó los requisitos y documentos soporte para el pago de las obligaciones contraídas por el ICBF; no obstante, de acuerdo con lo expuesto, se hace necesario actualizar los requisitos y documentos soportes mínimos para el trámite y pago de las obligaciones adquiridas por el ICBF; adicionales a las específicas contempladas en cada uno de los contratos y en las reglamentaciones específicas de cada programa.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
Actualizar y unificar el procedimiento, los requisitos y documentos soporte que se deben anexar a las cuentas para su presentación ante las áreas de Pagadurías de las Direcciones Regionales y del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, por parte de los supervisores o interventores de los contratos y ordenadores del gasto, frente al tipo de contrato y/o actos administrativos, con el fin de ser verificados como soporte de pago.
1. CONTRATOS DE APORTE
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Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el
Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.
En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente.
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Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.
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Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación.
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Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y los Grupos Jurídicos en las Direcciones Regionales del ICBF, incluyendo las de manejo de anticipos, según lo pactado en cada contrato.
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Copia de las consignaciones que acredite el pago del impuesto de timbre cuando haya lugar.
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Copia del acta de inicio, cuando se haya pactado como requisito para la ejecución contractual.
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Certificación original de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 "Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios vl.xlsx".
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Planilla de liquidación de los servicios prestados firmada por el respectivo Coordinador del Centro Zonal, Supervisor o Interventores de contrato, los asesores financieros y técnico del programa (de acuerdo a la estructura llevada en el centro zonal o Regional para la revisión de cuentas), en medio impreso. (Para aquellos casos en que las certificaciones se generen en forma individual, la planilla no se requiere).
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Factura o documento equivalente.
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Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales; si es persona natural debe anexar la planilla de aporte a seguridad social de los aportes en salud, pensión y ARL.
2. CONTRATOS U ÓRDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS (diferentes
a honorarios)
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Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.
En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente.
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Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.
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Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación
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Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación y los Grupos Jurídicos en las Direcciones Regionales del ICBF, incluyendo las de manejo de anticipos, según lo pactado en cada contrato u orden de prestación de servicios.
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Certificación original de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 "Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios vl.xlsx".
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Copia de la consignación que acredite el pago de impuestos Departamentales o Municipales y demás a que haya lugar.
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Copia de Acta de Inicio, si es del caso.
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Factura o documento equivalente.
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Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales, si es persona natural documento en el cual se evidencia que se encuentra al día en el pago de los aportes a la seguridad social en salud, pensiones y ARL.
3. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS - HONORARIOS
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Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.
En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente.
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Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.
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Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación
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