Acuerdo número 004 de 2013, por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental
| Emisor | Establecimientos Públicos - Archivo General de la Nación Colombia |
| Número de Boletín | 48754 |
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, los Decretos 2126 y 2578 de 2012, el Acuerdo 09 de 2012 y,
CONSIDERANDO:
Que las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades del orden nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas en el marco normativo colombiano como instrumentos archivísticos a través de cuya
implementación se busca garantizar la protección de la información pública y del patrimonio documental.
Que mediante el Decreto 2126 del día 16 de octubre de 2012. el Presidente de la República aprobó la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación, y se determinaron las funciones de sus dependencias, y que el numeral 9 del artículo 3º estableció que es función del Consejo Directivo "expedir las normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de lafunción archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y territorial".
Que el Gobierno Nacional mediante Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, "por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado", modificó las competencias asignadas al comité interno de archivo y a los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos relacionadas con la evaluación y aprobación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental.
Que el Decreto 2578 de 2012, en su artículo 3º estableció entre otras, como instancia de articulación del Sistema Nacional de Archivos a nivel nacional, el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.
Que el parágrafo del artículo 9º del Decreto 2578 de 2012, establece que "el Archivo General de la Nación, podrá evaluar las tablas de retención documental y de valoración documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los municipios distritos y departamentos una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad".
Que el artículo 22 del Decreto 2578 de 2012, establece que el resultado de la valoración de documentos de archivo se registrará en las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental y que el Archivo General de la Nación, reglamentará el procedimiento para su elaboración evaluación, aprobación, imple-mentación y actualización continua.
Que el artículo 25 del Decreto 2578 de 2012, establece que el Archivo General de la Nación reglamentará el procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando siempre el principio de transparencia y máxima divulgación.
Que el artículo 8º del Decreto 2609 de 2012, establece los instrumentos archivísticos para la gestión documental entre los cuales se encuentran los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental.
Que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental reflejan el valor primario y secundario de los documentos de una entidad, con miras a su conservación definitiva o su eliminación y que su aprobación requiere ser más eficiente con miras a evitar la pérdida del patrimonio documental del país, facilitando a su vez la adecuada organización de los archivos del Estado y por consiguiente el acceso ciudadano a la información pública.
Que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental son instrumentos archivísticos necesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos del Estado, sin los cuales no es posible disponer de archivos técnicamente organizados.
Que los cambios en la estructura del Estado y las directrices que en materia de buen gobierno está formulando el gobierno nacional, así como las relativas a la im-plementación de las tecnologías de la información en todas las entidades públicas, hacen necesario actualizar y adecuar la normatividad que en materia de elaboración, evaluación e implementación de tablas de retención documental y tablas de valoración documental ha expedido el Archivo General de la Nación, a las nuevas exigencias de la administración pública.
Que en mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
Las entidades del Estado del orden nacional. departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración documental de conformidad con lo establecido en el presente acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación.
Parágrafo 1º. En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial, los procedimientos aquí indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas archivísticas judiciales.
Parágrafo 2º. El Archivo General de la Nación definirá procedimientos especiales en concordancia con lo establecido en el presente acuerdo para las notarías, personerías, curadurías urbanas, grupos étnicos y demás entes públicos que no cuenten con una estructura organizacional definida.
Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoración Documental se deben elaborar y aplicar para la organización de Fondos Documentales Acumulados.
Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras.
La elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental, siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad.
Parágrafo 1º. Podrán tenerse en cuenta en la elaboración de las tablas de retención documental los procesos de la entidad, siguiendo en todo caso la estructura orgánico-funcional...
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