Resolución número 566 de 2013, por medio de la cual se expide el Reglamento para el manejo de la Caja Menor del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil - 2 de Octubre de 2013 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 466864906

Resolución número 566 de 2013, por medio de la cual se expide el Reglamento para el manejo de la Caja Menor del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil

EmisorVarios - Registraduría Nacional del Estado Civil
Número de Boletín48931

El Representante Legal del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en uso de sus atribuciones constitucionales legales, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con el artículo 59 del Decreto número 2241 de 1986, la Representación Legal del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que el artículo 18 de la Ley 1593 de 2012 señala que el Gobierno Nacional regulará la constitución y funcionamiento de las cajas menores en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, y en las entidades nacionales con régimen presupuestal de Empresas Industriales y Comerciales del Estado, con carácter no financiero, respecto de los recursos que le asigna la Nación.

Que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público expidió el Decreto número 2789 del 31 de agosto de 2004, por medio del cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), Nación, del cual hacen parte las entidades del orden nacional y los establecimientos públicos.

Que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público expidió el Decreto número 2768 de diciembre 28 de 2012, por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores.

Que teniendo en cuenta las disposiciones previamente enunciadas para la constitución y funcionamiento de las cajas menores es necesario expedir un reglamento para el manejo de todas las cajas menores que se asignen en el Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil en las diferentes vigencias.

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º Adoptar el Reglamento para el manejo de la Caja Menor del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que hace parte integral de la presente resolución.
Artículo 2º Comunicar la presente resolución a la Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección Financiera, Dirección Administrativa y Control Interno.
Artículo 3º La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución número 173 del 28 de septiembre de 2006.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 29 de agosto de 2013.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

Carlos Ariel Sánchez Torres,

Representante Legal del Fondo Rotatorio.

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE LA (S) CAJA (S) MENOR (ES) DEL FONDO ROTATORIO DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL

DEL ESTADO CIVIL

1. CREACIÓN DE LA CAJA MENOR

La (s) Caja (s) Menor (es) se debe crear para cada vigencia fiscal mediante resolución suscrita por la Representante Legal del Fondo Rotatorio, teniendo como respaldo normativo el Decreto número 2768 del 28 de diciembre de 2012, expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, "por la cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores", o las normas expedidas por el Ministerio antes referido en esta materia, adjuntado como parte de la resolución la justificación técnica y económica.

2. CONSTITUCIÓN DE LA CAJA MENOR

El Representante Legal del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de acuerdo con los requerimientos de la entidad, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su constitución, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en el Decreto número 2768 de 2012, adjuntando como parte de la resolución la justificación técnico y económica y la resolución de creación de la caja menor.

La constitución de las cajas menores se realizará para cada vigencia fiscal, mediante resolución indicando la cuantía, responsable, finalidad, clase de gastos a realizarse, unidad ejecutora y cuantía de cada rubro presupuestal.

Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

3. CUANTÍA

La cuantía de cada una de las cajas menores constituidas se establecerá de acuerdo con el Artículo 4º del Decreto número 2768 de 2012, o de las normas que la sustituyan, modifiquen o adicionen.

4. DESTINACIÓN

El dinero que se entregue para la constitución de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación, que tengan el carácter urgente.

La disponibilidad en efectivo con el fin de atender gastos urgentes y esporádicos, puede ser hasta la cuantía máxima autorizada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para la respectiva vigencia y se deberá tener estricto control del presupuesto asignado a cada concepto.

Solo se pueden efectuar gastos autorizados para los respectivos rubros pre-supuestales de Ley asignados a cada Caja Menor, y de acuerdo con la respectiva desagregación autorizada en el presupuesto del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Cuando se requiera atender gastos de mantenimiento, estos solo se aceptan si no están contemplados en los contratos de mantenimiento celebrados, por lo tanto se debe contar previamente con la certificación correspondiente expedida por el área competente.

Con recursos de la Caja Menor se pueden adquirir elementos previa certificación de no existencia en el almacén, expedida en Oficinas Centrales por la Dirección Administrativa - Grupo Almacén e Inventarios, o de la Gerencia Informática en el caso que se requiera.

5. PROHIBICIONES

Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las Cajas Menores:

· Fraccionar compras de un mismo elemento.

· Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

· Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deben contar por escrito.

· Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

· Cambiar cheques o efectuar préstamos.

Cuando por cualquier...

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