Acta 16 - 21 de Febrero de 2005 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 43219294

Acta 16

Emisor:Varios - Museo Nacional de Colombia
 
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En Bogotá, D. C., a los 5 días del mes de noviembre de 2004, se reunieron en las instalaciones de la Subgerencia Administrativa y Financiera los doctores Celia Rentería de Cabrera, Subgerente Administrativa y Financiera; Jorge Mario Sandoval Daza, Jefe Oficina Asesora Jurídica; María Cristina Duque González, Jefe Oficina Asesora de Planeación; Gonzalo Parra Rodríguez, Coordinador Grupo de Contabilidad; Fernando Pamplona, Coordinador Grupo de Tesorería; Oscar Mariño Hernández, Coordinador Grupo de Cartera y César Javier Rodríguez Marín, funcionario responsable de presupuesto, como invitados: Sandra Gutiérrez Alvarez, Coordinadora Centro de Documentación; Pedro Ruiz Marín, responsable del manejo del módulo de Activos Fijos, y por la Oficina de Control Interno Nayith Agreda y Adriana Cárdenas R.

ORDEN DEL DIA

  1. Verificación del quórum.

  2. Aprobación del Acta número 15.

  3. Conciliación del inventario físico y el módulo de activos fijos.

  4. Otros.

  5. Verificación del quórum

    Asistieron todos los miembros del Comité.

  6. Aprobación del acta anterior

    El acta anterior es aprobada por unanimidad.

  7. Conciliación del inventario físico y el módulo de activos fijos

    Se hace necesario precisar que como la Ley 716 de 2001 vencía el 31 de diciembre de 2003, se presentó al Comité de Saneamiento Contable el avance de la conciliación efectuada con corte a 30 de noviembre de 2003 y se llevó a la Junta Directiva en diciembre de 2003, aprobando la cifra resultante de $1.488.569.305, como valor máximo para saneamiento contable del costo histórico de los activos fijos.

    Teniendo en cuenta que en diciembre 29 de 2003 se expidió la Ley 863 en la cual se prorrogó la vigencia de la Ley 716 hasta el 31 de diciembre de 2005, se determinó efectuar un a revisión de la depuración realizada, actualizando la información a 31 de diciembre de 2003, mediante el acopio y verificación de la documentación soporte, como lo son las resoluciones de baja, actas de adjudicación de venta de los elementos dados de baja, la revisión de la misma toma física de inventarios, identificación y reclasificación de los bienes registrados como activos fijos, los cuales se constituyeron en el fundamento para el siguiente resultado:

    ● $436.023.801 corresponden al costo histórico de elementos contenidos en resoluciones de bajas no registradas en los módulos de contabilidad y de activos fijos (ver cuadro número 1).

    CUADRO NUMERO 1

    Bajas

    Depreciación Grupo Descripción Costo Ajuste por Costo acumulada histórico inflación ajustado ajustada

    201 Discotecas y musicotecas 165.520 18.969 184.489 166.574

    601 Equipo para comedor y cocina 496.331 309.600 805.931 643.059

    701 Equipo para comunicación 4.769.440 3.912.094 8.681.534 7.336.563

    702 Líneas telefónicas 1.700.000 1.240.318 2.940.318 2.466.813

    703 Equipo comunicación Circular 01 1 413.209 47.490 460.699 243.334

    801 Maquinaria industrial 94.526.469 176.045.269 270.571.738 272.815.689

    804 Maquinaria y equipo Circular 011 45.000 6.029 51.029 18.994

    1201 Equipo de Oficina 3.880.273 3.470.812 7.351.085 6.213.151

    1204 Equipo de oficina y dibujo Circular 011 1.409.034 292.046 1.701.080 983.924

    1401 Herramientas y accesorios 20.722.470 34.881.367 55.603.837 51.221.667

    1402 Herramientas y accesorios Circular 011 968.151 162.061 1.130.212 411.802

    1801 Mobiliario y enseres 28.777.329 9.437.960 38.215.289 26.115.899

    1807 Muebles y enseres Circular 011 7.286.346 1.909.680 9.196.026 5.718.425

    2401 Equipo de computación 270.783.229 335.922.382 606.705.611 606.705.611

    2403 Equipo de procesamiento 81.000 59.149 140.149 140.149

    TOTALES 436.023.801 567.715.226 1.003.739.027 981.201.654

    Como resultado del cuadro anterior, el ajuste neto a realizar que afectará las cuentas patrimoniales de la Imprenta Nacional de Colombia, disminuirá la utilidad de ejercicios anteriores en la suma de $22.537.373, tal como se explica en el siguiente detalle contable:

    Costo ajustado $1.003.739.027

    Menos depreciación acumulada ajustada $981.201.654

    Ajuste neto $22.537.373

    Analizada la situación presentada, y con base en la Ley 716 de 2001 y sus decretos reglamentarios, en concordancia con la Ley 863 de 2003, el Comité de Saneamiento Contable recomienda a la Gerente General presentar ante la Junta Directiva de la Imprenta Nacional de Colombia, para su aprobación, el ajuste neto de $22.537.373.

    ● $265.152.431 corresponden al costo histórico de diferentes software registrados erróneamente como activos fijos, debiéndose registrar como activos intangibles amortizables. Tratándose de una reclasificación de cuentas (ver cuadro número 2).

    CUADRO NUMERO 2

    Software

    Depreciación Grupo Descripción Costo Ajuste por Costo acumulada histórico inflación ajustado ajustada

    701 Equipo para comunicación 2.250.400 1.223.997 3.474.397 2.395.630

    801 Maquinaria industrial 42.000 24.459 66.459 33.203

    2401 Equipo de computación 262.860.031 117.157.979 380.018.010 380.018.010

    TOTALES 265.152.431 118.406.435 383.558.866 382.446.843

    Como resultado del cuadro anterior, se efectuará una reclasificación entre los auxiliares de las cuentas de balance y en los grupos del módulo de activos fijos que afectará las cuentas patrimoniales de la Imprenta Nacional de Colombia, disminuyendo en la suma de $1.112.023 la utilidad de ejercicios anteriores, tal como se explica en el siguiente detalle contable:

    Costo ajustado $383.558.866

    Menos depreciación acumulada ajustada $382.446.843

    Ajuste neto $1.112.023

    Analizada la situación presentada, y con base en la Ley 716 de 2001 y sus decretos reglamentarios y en concordancia con la Ley 863 de 2003, el Comité de Saneamiento Contable recomienda a la Gerente General presentar ante la Junta Directiva de la Imprenta Nacional de Colombia, para su aprobación, el ajuste neto de $1.112.023.

    ● $324.876.903, costo histórico representado en bienes adquiridos con anterioridad al año 1994, los cuales en su mayoría se registraron globalmente, de tal forma, que no pudieron ser identificados individualmente y no existe evidencia de su recibo por parte de la Imprenta, cuando se constituyó como Empresa Industrial y Comercial del Estado. (Ver cuadro número 3).

    Cabe anotar que en este grupo existen equipos de cómputo por $295.736.743; sin emba rgo, en 1997 mediante la resolución 388, se dieron de baja algunos elementos, en la cual figura un lote de equipos de cómputo y/o partes, sin detalle de los elementos que lo conformaban. Además, en los registros que fueron incorporados en el módulo de activos fijos, aparecen unos equipos con la anotación "baja" en su descripción, lo que hace presumir que pudieron ser dados de baja en la resolución antes mencionada, toda vez que en la toma física no aparecen estos elementos.

    CUADRO NUMERO 3

    Bienes adquiridos con anterioridad al año 1994

    Descripción Fecha de adquisición Costo

    Equipo de cómputo (baja Autoedición) Jul-94 148.974.922

    Equipo de cómputo (baja Fotomecánica) Jul-94 78.199.299

    Equipo de cómputo (baja Contabilidad) Jul-94 10.491.342

    Unidad de disco Fixed - DIX 1100 PLUS (baja) Jun-92 8.230.000

    Equipo de cómputo (baja atención al cliente) Jul-94 7.229.834

    Computador Apple Mac (baja) Mar-93 7.000.000

    Computador Apple Mac (baja) Mar-93 7.000.000

    Computador Apple Mac (baja) Mar-93 7.000.000

    Equipo de cómputo (baja Tesorería) Jul-94 4.905.686

    Equipo de cómputo (baja) Jul-94 2.694.715

    Equipo de cómputo (baja Operativa) Jul-94 2.666.886

    Computador Premio Sep-94 2.662.000

    Computador Premio Sep-94 2.662.000

    ...

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