Acta 16
| Emisor | Varios - Museo Nacional de Colombia |
| Número de Boletín | 45829 |
En Bogotá, D. C., a los 5 días del mes de noviembre de 2004, se reunieron en las instalaciones de la Subgerencia Administrativa y Financiera los doctores Celia Rentería de Cabrera, Subgerente Administrativa y Financiera; Jorge Mario Sandoval Daza, Jefe Oficina Asesora Jurídica; María Cristina Duque González, Jefe Oficina Asesora de Planeación; Gonzalo Parra Rodríguez, Coordinador Grupo de Contabilidad; Fernando Pamplona, Coordinador Grupo de Tesorería; Oscar Mariño Hernández, Coordinador Grupo de Cartera y César Javier Rodríguez Marín, funcionario responsable de presupuesto, como invitados: Sandra Gutiérrez Alvarez, Coordinadora Centro de Documentación; Pedro Ruiz Marín, responsable del manejo del módulo de Activos Fijos, y por la Oficina de Control Interno Nayith Agreda y Adriana Cárdenas R.
ORDEN DEL DIA
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Verificación del quórum.
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Aprobación del Acta número 15.
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Conciliación del inventario físico y el módulo de activos fijos.
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Otros.
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Verificación del quórum
Asistieron todos los miembros del Comité.
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Aprobación del acta anterior
El acta anterior es aprobada por unanimidad.
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Conciliación del inventario físico y el módulo de activos fijos
Se hace necesario precisar que como la Ley 716 de 2001 vencía el 31 de diciembre de 2003, se presentó al Comité de Saneamiento Contable el avance de la conciliación efectuada con corte a 30 de noviembre de 2003 y se llevó a la Junta Directiva en diciembre de 2003, aprobando la cifra resultante de $1.488.569.305, como valor máximo para saneamiento contable del costo histórico de los activos fijos.
Teniendo en cuenta que en diciembre 29 de 2003 se expidió la Ley 863 en la cual se prorrogó la vigencia de la Ley 716 hasta el 31 de diciembre de 2005, se determinó efectuar un a revisión de la depuración realizada, actualizando la información a 31 de diciembre de 2003, mediante el acopio y verificación de la documentación soporte, como lo son las resoluciones de baja, actas de adjudicación de venta de los elementos dados de baja, la revisión de la misma toma física de inventarios, identificación y reclasificación de los bienes registrados como activos fijos, los cuales se constituyeron en el fundamento para el siguiente resultado:
● $436.023.801 corresponden al costo histórico de elementos contenidos en resoluciones de bajas no registradas en los módulos de contabilidad y de activos fijos (ver cuadro número 1).
CUADRO NUMERO 1
Bajas
Depreciación Grupo Descripción Costo Ajuste por Costo acumulada histórico inflación ajustado ajustada
201 Discotecas y musicotecas 165.520 18.969 184.489 166.574
601 Equipo para comedor y cocina 496.331 309.600 805.931 643.059
701 Equipo para comunicación 4.769.440 3.912.094 8.681.534 7.336.563
702 Líneas telefónicas 1.700.000 1.240.318 2.940.318 2.466.813
703 Equipo comunicación Circular 01 1 413.209 47.490 460.699 243.334
801 Maquinaria industrial 94.526.469 176.045.269 270.571.738 272.815.689
804 Maquinaria y equipo Circular 011 45.000 6.029 51.029 18.994
1201 Equipo de Oficina 3.880.273 3.470.812 7.351.085 6.213.151
1204 Equipo de oficina y dibujo Circular 011 1.409.034 292.046 1.701.080 983.924
1401 Herramientas y accesorios 20.722.470 34.881.367 55.603.837 51.221.667
1402 Herramientas y accesorios Circular 011 968.151 162.061 1.130.212 411.802
1801 Mobiliario y enseres 28.777.329 9.437.960 38.215.289 26.115.899
1807 Muebles y enseres Circular 011 7.286.346 1.909.680 9.196.026 5.718.425
2401 Equipo de computación 270.783.229 335.922.382 606.705.611 606.705.611
2403 Equipo de procesamiento 81.000 59.149 140.149 140.149
TOTALES 436.023.801 567.715.226 1.003.739.027 981.201.654
Como resultado del cuadro anterior, el ajuste neto a realizar que afectará las cuentas patrimoniales de la Imprenta Nacional de Colombia, disminuirá la utilidad de ejercicios anteriores en la suma de $22.537.373, tal como se explica en el siguiente detalle contable:
Costo ajustado $1.003.739.027
Menos depreciación acumulada ajustada $981.201.654
Ajuste neto $22.537.373
Analizada la situación presentada, y con base en la Ley 716 de 2001 y sus decretos reglamentarios, en concordancia con la Ley 863 de 2003, el Comité de Saneamiento Contable recomienda a la Gerente General presentar ante la Junta Directiva de la Imprenta Nacional de Colombia, para su aprobación, el ajuste neto de $22.537.373.
● $265.152.431 corresponden al costo histórico de diferentes software registrados erróneamente como activos fijos, debiéndose registrar como activos intangibles amortizables. Tratándose de una reclasificación de cuentas (ver cuadro número 2).
CUADRO NUMERO 2
Software
Depreciación Grupo Descripción Costo Ajuste por Costo acumulada histórico inflación ajustado ajustada
701 Equipo para comunicación 2.250.400 1.223.997 3.474.397 2.395.630
801 Maquinaria industrial 42.000 24.459 66.459 33.203
2401 Equipo de computación 262.860.031 117.157.979 380.018.010 380.018.010
TOTALES 265.152.431 118.406.435 383.558.866 382.446.843
Como resultado del cuadro anterior, se efectuará una reclasificación entre los auxiliares de las cuentas de balance y en los grupos del módulo de activos fijos que afectará las cuentas patrimoniales de la Imprenta Nacional de Colombia, disminuyendo en la suma de $1.112.023 la utilidad de ejercicios anteriores, tal como se explica en el siguiente detalle contable:
Costo ajustado $383.558.866
Menos depreciación acumulada ajustada $382.446.843
Ajuste neto $1.112.023
Analizada la situación presentada, y con base en la Ley 716 de 2001 y sus decretos reglamentarios y en concordancia con la Ley 863 de 2003, el Comité de Saneamiento Contable recomienda a la Gerente General presentar ante la Junta Directiva de la Imprenta Nacional de Colombia, para su aprobación, el ajuste neto de $1.112.023.
● $324.876.903, costo histórico representado en bienes adquiridos con anterioridad al año 1994, los cuales en su mayoría se registraron globalmente, de tal forma, que no pudieron ser identificados individualmente y no existe evidencia de su recibo por parte de la Imprenta, cuando se constituyó como Empresa Industrial y Comercial del Estado. (Ver cuadro número 3).
Cabe anotar que en este grupo existen equipos de cómputo por $295.736.743; sin emba rgo, en 1997 mediante la resolución 388, se dieron de baja algunos elementos, en la cual figura un lote de equipos de cómputo y/o partes, sin detalle de los elementos que lo conformaban. Además, en los registros que fueron incorporados en el módulo de activos fijos, aparecen unos equipos con la anotación "baja" en su descripción, lo que hace presumir que pudieron ser dados de baja en la resolución antes mencionada, toda vez que en la toma física no aparecen estos elementos.
CUADRO NUMERO 3
Bienes adquiridos con anterioridad al año 1994
Descripción Fecha de adquisición Costo
Equipo de cómputo (baja Autoedición) Jul-94 148.974.922
Equipo de cómputo (baja Fotomecánica) Jul-94 78.199.299
Equipo de cómputo (baja Contabilidad) Jul-94 10.491.342
Unidad de disco Fixed - DIX 1100 PLUS (baja) Jun-92 8.230.000
Equipo de cómputo (baja atención al cliente) Jul-94 7.229.834
Computador Apple Mac (baja) Mar-93 7.000.000
Computador Apple Mac (baja) Mar-93 7.000.000
Computador Apple Mac (baja) Mar-93 7.000.000
Equipo de cómputo (baja Tesorería) Jul-94 4.905.686
Equipo de cómputo (baja) Jul-94 2.694.715
Equipo de cómputo (baja Operativa) Jul-94 2.666.886
Computador Premio Sep-94 2.662.000
Computador Premio Sep-94 2.662.000
Computador Premio Sep-94 2.662.000
Computador Premio Sep-94 2.662.000
Computador Premio Sep-94 2.662.000
Pantallas para entrada de Acer de texto (baja) Jun-92 2.340.000
Equipo de cómputo (baja Comercial) Jul-94 2.283.690
Computador Olivetti May-94 1.861.886
Computador Olivetti May-94 1.861.886
Kit de repuestos para terminales (baja) Jun-92 1.160.000
Computador DTK Nov-93 1.097.600
Computador DTK Nov-93 1.097.600
Computador DTK Nov-93 1.097.600
Computador DTK Nov-93 1.097.600
Computador DTK Nov-93 1.097.600
Computador DTK Nov-93 1.097.600
Computador DTK Nov-93 1.097.600
Computador DTK (baja) Nov-93 1.097.600
Computador DTK (baja) Nov-93 1.097.600
Computador DTK (baja) Nov-93 1.097.600
Fax Harris Dic-93 880.000
Equipo de cómputo (baja Almacén) Jul-94 770.695
Cubierta de 60 x 50 Ref. 206 (baja) Jun-92 690.390
Disco de fuentes (baja) Jun-92 496.485
Impresora Epson FX11170 Ago-93 421.800
Descripción Fecha de adquisición Costo
Impresora Epson FX11170 Ago-93 421.800
Prensa de contacto Nuarc Dic-94 374.000
Máquina eléctrica Panasonic KXE 508-E Feb-90 332.024
Máquina eléctrica Panasonic KXE 508-E Feb-90 332.024
Lector de disco REMC-410 Microcom (baja) Jun-92 310.000
Máquina eléctrica Panasonic KXE 508-E (saldo) Feb-90 243.690
Mesa de pinpong Pong número 01 Abr-90 217.505
Mesa de pinpong Pong número 02 Abr-90 217.505
Mesa de pinpong Pong número 03 Abr-90 217.505
Impresora Epson LX-310 Mar-93 188.160
Mesa para computador vinotinto Dic-84 127.000
Mesa en madera grande azul Dic-84 75.350
Mesa en madera color verde Dic-84 72.000
Mesa en madera color verde Dic-84 72.000
Mesa para impresora Dic-84 72.000
Mesa en fórmica para computador Dic-84 72.000
Copy holder uno (1) Ago-87 43.732
Mesa en madera con dos entrepaños Dic-84 16.750
Mesa en madera color rojo Dic-84 16.750
Perforadora General Electric Ago-58 3.000
Cosedora Fortuna Wercke Ago-62 1.820
Prensa hidráulica Stenhoj Jul-57 1.500
Prensa manual con cruceta Jul-58 1.000
Prensa manual con cruceta Jul-58 900
Perforadora Klimsch Abr-62 350
Perforadora Hang Jul-62 322
Máquina para hacer troqueles Ene-50 200
Plato perno de 3 unidades de 11, 12 y 6" Feb-84 180
Perforadora caladora Tauco Jun-58 113
Yunque para herrería Feb-84 100
Prensa para tubo Feb-82 100
Muelas (juego de tres unidades) Feb-84 10
TOTAL 324.876.903
Dado que los elementos anteriormente relacionados no existen físicamente, se debe registrar el retiro de los mismos de las cuentas de balance y del módulo de activos fijos. De acuerdo con la fecha de compra y la vida útil estimada para este tipo de activos por parte de la Contaduría General...
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