Acuerdo 1746
Emisor | Varios - Defensoría del Pueblo |
Número de Boletín | 45202 |
La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial de las conferidas en los artículos 257, numeral 3 de la Constitución Política de Colombia, en el artículo 85, numeral 13, en los artículos 95, 106 y 110 de la Ley 270 de 1996 y en lo dispuesto por la Ley 594 del 4 de julio de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 200 de 1995, en el numeral 5 de su artículo 40, establece como deber de los servidores públicos custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo, cargo o función , conserven bajo su custodia o a la cual tengan acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos de los mismos;
Que el artículo 19 del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, emanado del Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística del Estado, modificado por el artículo 4º del Acuerdo 12 del 18 de octubre de 1995, establece que cada entidad creará un Comité de Archivo mediante el correspondiente acto administrativo, como un grupo asesor de la Alta Dirección, responsable de definir los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;
Que el parágrafo único del precitado artículo establece la conformación mínima de cada Comité de Archivo, por lo cual se hace necesario integrar el Comité de Archivo y los Subcomités de Archivo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura,
ACUERDA:
Este Acuerdo tiene por objeto definir los principios y criterios que regulan la administración de documentos en los ámbitos de la gestión judicial y del gobierno de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que tales documentos son expresión material de la gestión judicial y administrativa y que constituyen fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de Administración de Justicia, medio de acceso a la información judicial e indispensable instrumento de la memoria institucional.
El presente Acuerdo se aplica a los organismos del sector jurisdiccional de la Rama Judicial en las diferentes jurisdicciones, especialidades y niveles d e competencia y a los organismos de apoyo administrativo a la gestión judicial.
Los principios que rigen la administración de documentos de la Rama Judicial son los siguientes:
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De correspondencia
A los procesos judiciales que administra el sector jurisdiccional de la Rama Judicial corresponde una serie documental representada en un expediente. A la gestión documental de apoyo administrativo le corresponde una serie documental que representa las funciones constitucionales y legales asignadas al órgano de gobierno, gestión y administración de la Rama Judicial.
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De identificación
El documento judicial será plenamente identificado mediante la radicación, registro y descripción para control, durante su ciclo vital en cumplimiento de funciones judiciales y administrativas.
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De administración
La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura garantizará el registro, control, organización y administración de la documentación judicial y administrativa desde su producción o recepción, hasta su disposición final, con el fin de coadyuvar al cumplimiento de los principios de acceso a la información pública, transparencia y eficiencia en la gestión judicial y administrativa.
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De unidad o integridad
Cada pieza o tipo documental debe representar la unidad de los procesos judiciales o administrativos mediante la conformación de series documentales contempladas en Tablas de Retención Documental.
Para los efectos de la gestión judicial, se consideran parte integral del expediente la totalidad de las piezas procesales, los títulos judiciales, los títulos ejecutivos y demás soportes documentales, los cuales, al igual que los elementos del proceso, deben tener la misma identificación y control, aunque reposen en sitio diferente.
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De permanencia
Los documentos judiciales y administrativos permanecerán en forma íntegra en el archivo al que correspondan, durante el tiempo que indiquen los períodos de retención establecidos en las Tablas de Retención Documental.
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De procedencia
La documentación permite identificar el despacho judicial o dependencia administrativa que la produce, su función o competencia asignada y refleja los trámites surtidos en los procesos, en cada una de las instancias.
La documentación permanecerá en el despacho o dependencia de origen hasta cumplir la totalidad de los trámites y, si se traslada a otras instancias, deberá volver al despacho o dependencia de origen, una vez finalicen los respectivos procesos de gestión.
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De acceso
La Rama Judicial permitirá el acceso a los expedientes y documentos administrativos a otros organismos, las partes, funcionarios o personas que requieran la consulta, certificación o desglose de documentación, siempre que no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
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De competencia
Son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales y en las dependencias administrativas, durante la etapa de trámite; durante las fases de archivo central e histórico, lo serán los empleados designados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.
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De acervo documental
Los documentos producidos por la Rama Judicial, en desarrollo de la gestión judicial o de apoyo administrativo, se constituyen en acervo documental para la realización de estudios y análisis de orden histórico, social, político y cultural sobre la evolución de la vida nacional, así como la formulación prospectiva de la política judicial del país.
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De incorporación tecnológica
El gobierno de la Rama Judicial debe procurar la incorporación de avances tecnológicos para la gestión, almacenamiento y administración documental, tales como la implementación de redes y sistemas de información, en la producción, recepción, distribución y trámite electrónico de documentos y su reproducción...
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