Acuerdo número 005 de 2018, por el cual se reglamenta la gestión documental en las cámaras de comercio en desarrollo de sus funciones públicas
| Emisor | Establecimientos Públicos - Archivo General de la Nación |
| Número de Boletín | 50679 |
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Acuerdo 09 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 80 de 1989, artículo 2º, faculta al Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para: "b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, (...)".
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el uso de mensajes de datos, el comercio electrónico, las firmas digitales y los requisitos jurídicos de los mensajes de datos.
Que el artículo 2º de la Ley 594 de 2000 indica el ámbito de aplicación de la misma señalando que comprende a "las entidades privadas que cumplen funciones públicas" , como lo son las Cámaras de Comercio.
Que el artículo 19 de la Ley 594 de 2000, faculta a las Entidades del Estado, para implementar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de archivos, empleando cualquier medio tecnológico.
Que el artículo 34 de la Ley 594 de 2000, faculta al Archivo General de la Nación, para fijar los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos.
Que la Ley 1581 de 2012 regula la protección de datos personales.
Que la Ley 1712 de 2014, artículo 5º, literal c), establece: "Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público" por lo tanto obliga a las Cámaras de Comercio al cumplimiento de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional en cuanto al cumplimiento de las funciones públicas a ellas delegadas y la administración de los recursos públicos. En esta ley se determina la implantación del programa de gestión documental, las Tablas de Retención Documental y los inventarios documentales como instrumentos para la transparencia.
Que el Decreto 1080 de 2015 reglamentó en su Título II el Sistema Nacional de Archivos del cual hace parte las Cámaras de Comercio.
Que el artículo 2.8.2.3.1 del Decreto 1080 de 2015, dispone que: "Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia deberán con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000".
Que el Decreto 1080 de 2015 reglamentó el Título V de la Ley 594 de 2000, referente a la Gestión de Documentos y la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
Que el libro primero, Título III, del Código de Comercio reglamento lo relacionado con el Registro mercantil que deben llevar las Cámaras de Comercio.
Que el Acuerdo 016 de 2002, se adoptó la política archivística y se dictaron otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio.
Que el Acuerdo 004 de 2013, se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
Que la Circular 002 de 2016 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, modificó el Título VIII de la Circular Única de 2001, reglamentando así la forma de llevar los registros públicos.
Que el artículo 78 del Código de Comercio, en concordancia con el Decreto 1074 de 2015, define las Cámaras de Comercio como "instituciones de orden legal con personería jurídica, creadas por el Gobierno nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde hayan de operar".
Que el artículo 86 del Código de Comercio y el artículo 1.2.3.1 del Decreto 1074 de 2015, establecen, entre otras, las funciones que deben cumplir las Cámaras de Comercio, indicando: "(...) Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este Código y (...) Dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el registro mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones" , respectivamente.
Que las Cámaras de Comercio administran los registros públicos delegados por la ley en ejercicio de las facultades que les han sido otorgadas.
Que teniendo en la reglamentación expedida con posterioridad al Acuerdo 016 de 2002 se hace necesario actualizar la política archivística para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio.
Que en mérito de lo expuesto
ACUERDA:
Aspectos generales
El presente acuerdo reglamenta los procesos de la gestión documental, así como la difusión y acceso de los archivos generados, enviados, recibidos y almacenados por las Cámaras de Comercio, en ejercicio de las funciones públicas que le han sido otorgadas por ley.
Se encuentran obligadas al cumplimiento del presente acuerdo, todas las Cámaras de Comercio legalmente constituidas en Colombia, para el manejo de los archivos generados en ejercicio de la función pública registral.
Las Cámaras de Comercio deberán implementar instrumentos archivísticos según lo dispuesto en las normas legales y reglamentarias sobre la materia, para el desarrollo y aplicación de los procesos de la gestión documental.
Cada Cámara de Comercio definirá, según sus políticas, el documento mediante el cual se da la directriz para la conformación y/o actualización del comité de archivo, que actuará como grupo asesor de la alta dirección, y será el responsable de definir las políticas...
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