Acuerdo número 010 de 2018, por medio del cual se reglamentan y establecen los lineamientos técnicos generales en materia de gestión documental y en concordancia con la Ley General de Archivos para el Sistema Nacional de Depuración de Datos y Archivos de Inteligencia y Contrainteligencia creado mediante Decreto 2149 de 2017
| Emisor | Establecimientos Públicos - Archivo General de la Nación |
| Número de Boletín | 50820 |
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación "Jorge Palacios Preciado", en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, Ley 489 de 1998, Ley 594 de 2000, los Decretos 2126 de 2012 y 1080 de 2014, el Acuerdo 07 de 1999, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con la Constitución Política y las leyes, le corresponde al Presidente de la República velar por el mantenimiento del orden público, la soberanía nacional, la vigencia de las leyes, la integridad de las instituciones y la convivencia pacífica;
Que las funciones de Inteligencia y Contrainteligencia son desarrolladas por los organismos especializados del Estado del orden nacional, con el fin de proteger los derechos humanos, prevenir y combatir amenazas internas o externas contra la vigencia del régimen democrático, el régimen constitucional y legal, la seguridad y la defensa nacional;
Que es indispensable regularizar y optimizar las actividades de inteligencia y contrainteligencia, relacionadas con la depuración de datos y archivos de estas características;
Que se requiere fortalecer la integración y coordinación de los organismos de inteligencia y contrainteligencia, así como unificar criterios de depuración de datos y archivos de dichos organismos para así definir las políticas y adelantar las labores correspondientes al proceso de depuración;
Que es indispensable velar que el proceso de depuración de datos y archivos de inteligencia y contrainteligencia se desarrolle observando el marco jurídico, de manera, que se logre preservar la validez y reserva legal de los mismos;
Que la Ley 80 de 1989 en su artículo 2º literal b), establece que es función del Archivo General de la Nación "Jorge Palacios Preciado" promover la organización y fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental y de acuerdo con el literal d), el Archivo General de la Nación "Jorge Palacios Preciado" tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos;
Que la Ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica. En el artículo 5º de la citada norma, se establece el reconocimiento jurídico a los mensajes de datos, en las mismas condiciones que se ha otorgado para los soportes que se encuentren en medios físicos;
Que la Ley 594 de 2000 en su artículo 4º literal c), reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultura del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones;
Que la Ley 594 de 2000 en su artículo 21, establece que "Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de' nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos";
Que la Ley 594 de 2000 en su artículo 22, entiende la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo los procesos producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos;
Que la Ley 594 de 2000 en su artículo 25, autoriza al Ministerio de Cultura, al del Archivo General de la Nación "Jorge Palacios Preciado", para reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos;
Que la Ley 594 de 2000 en su artículo 26, obliga a las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases;
Que la Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica;
Que el Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autoriza la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6º y 9º, los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación "Jorge Palacios preciado" como ente rector de la política archivística del Estado;
Que la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en su artículo 103, establece lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes;
Que el Decreto-ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 4º y 14 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública;
Que el Decreto número 2482 del 3 de diciembre de 2012, "por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión", en su artículo 2º, el cual tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, buscando un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus espacios de participación y su interlocución con la sociedad, en procura de la prestación de mejores y más efectivos servicios;
Que la Ley 1621 del 17 de abril de 2013, contiene normas para fortalecer el marco legal que permite a los organismos que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia, cumplir con su misión constitucional y legal, siendo necesaria la reglamentación de uno de sus artículos para efectos de su adecuada, armoniosa, eficaz y eficiente ejecución;
Que la Ley 1621 de 2013 en su artículo 30, crea la Comisión Asesora para la Depuración de Datos y Archivos de Inteligencia y Contrainteligencia, cuya misión era la producción de un informe, en el cual se formularían recomendaciones al Gobierno nacional sobre los criterios de permanencia, los criterios de retiro y el destino de los datos y archivos de inteligencia y contrainteligencia que sean retirados y señala que "El Gobierno nacional pondrá en marcha, dentro del año siguiente a la rendición del informe de la Comisión, un sistema de depuración de datos y archivos de inteligencia y contrainteligencia, orientado por el informe de recomendaciones de la Comisión. Una vez creado el sistema de depuración de datos y archivos de inteligencia y contrainteligencia, el Gobierno nacional rendirá informes periódicos a la Procuraduría General de la Nación sobre la implementación del mismo...";
Que la elaboración de programas de gestión de documentos públicos electrónicos, debe ajustarse a lo ordenado en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, en concordancia con la Ley 1712 de 2014, especialmente lo reglamentado en el inciso 2º del artículo 4º implementando procesos archivísticos;
Que el artículo 2.2.3.4.1 del Decreto 1070 de 2015, "Decreto Único del Sector Administrativo de la Defensa", indica que son documentos de Inteligencia y Contrainteligencia todos aquellos originados, procesados y/o producidos en los organismos de inteligencia y contrainteligencia con niveles de clasificación establecidos en el presente título. Estos documentos de conformidad con la ley están protegidos por la reserva legal;
Que el Decreto 1070 de 2015, "Decreto Único del Sector Administrativo de la Defensa", en su artículo 2.2.3.6.1, establece que en los términos del artículo 33 de la Ley 1621 de 2013, los documentos, información y elementos técnicos de los organismos de inteligencia y...
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