Carta Circular 066
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 46133 |
Representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de Control Interno, jefes de Contabilidad y contadores de los entes Públicos del Nivel Nacional y Territorial.
Referencia: Procedimientos para el cierre contable de la vigencia 2005.
Apreciados señores:
Con el propósito de que las actividades que preceden al cierre contable incluyan todos los procedimientos relacionados con el debido reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones en el período contable (1º de enero al 31 de diciembre de 2005) y los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte de diciembre, se deben seguir las siguientes instrucciones:
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Plazos y Requisitos.
La información con corte al 31 de diciembre deberá presentarse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 550 de 2005. En todos los casos se tendrá por no presentada la información reportada que no cumpla con los requisitos señalados en dicha norma.
Se relacionan a continuación la información básica e informes con corte a 31 de diciembre de 2005, que deben ser enviados a más tardar el 15 de febrero de 2006 por todas las entidades:
Información básica
- Formato CGN96-001 - Catálogo de cuentas
- Formato CGN96-002 - Información sobre saldos de operaciones recíprocas
- Formato CGN98-003 - Información sobre participación patrimonial, cuando la composición Patrimonial haya cambiado. (Para empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta).
La información debe presentarse en medio magnético, debidamente validada, con cifras en miles de pesos y sin decimales.
Entidades que integran el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública ¿ Chip.
Las entidades que obtengan el acceso a este sistema deben reportar al corte de diciembre 31 de 2005, adicionalmente a la información mencionada anteriormente, a través del CHIP:
Formularios de la Categoría Información Contable Pública.
- CGN2005_001_Saldos_y_Movimientos
- CGN2005_002_Operaciones_Recíprocas
- CGN2005NE_003_Notas de_Carácter_Específico
Formularios de la Categoría Notas Generales
CGN2005NG_003_Notas_de Carácter_General
Presentación de Información Impresa.
Es importante precisar que, a partir del corte a 31 de diciembre de 2005, únicamente debe presentarse la siguiente información en forma impresa:
¿ La certificación de que trata el artículo cuarto de la resolución 550 de 2005, y
¿ El Dictamen del Revisor Fiscal, para las entidades que estén obligadas por ley o por estatutos a tenerlo.
Entidades Territoriales.
De acuerdo a lo establecido en el instructivo 018 de 2005, las entidades de la administración central territorial deben presentar por única vez, al corte de diciembre 31 de 2005, el formato CGN2005.008 denominado ¿Activos Vendidos al Sector Privado¿ en forma magnética e impresa.
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Actividades Administrativas Previas al Cierre Contable.
Corresponden a todas aquellas de orden administrativo que conllevan a un cierre integral de todas las áreas que generan hechos financieros, económicos y sociales; tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones bancarias y verificación de operaciones recíprocas, entre otras.
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Reconocimiento de Ingresos de la Nación.
Las entidades del sector descentralizado nacional que generen ingresos correspondientes al presupuesto nacional deberán realizar el traslado de los recursos a las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y en ningún caso podrán reconocerlos como ingresos propios.
Los organismos de la Administración Central Nacional a los cuales están adscritas o vinculadas las entidades del sector descentralizado, deberán reconocer y reclasificar el ingreso que generen a través del Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF, utilizando para esto el rubroconcepto respectivo.
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Análisis, Verificaciones y Ajustes.
Antes de efectuar el cierre contable debe tenerse en cuenta, entre otros, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones bancarias, provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial, aplicando los procedimientos contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública, relacionados con las cuentas patrimoniales, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables.
Igualmente, deberán efectuarse los registros correspondientes a la aplicación de las normas de saneamiento contable, según lo dispuesto en la Circular Externa 056 de 2004. También se requiere efectuar las correcciones y reclasificaciones necesarias.
Consolidación de las prestaciones sociales.
De conformidad con la normatividad exp edida por la Contaduría General de la Nación -CGN, las entidades deben reconocer al cierre de la vigencia, el pasivo real de prestaciones sociales y ajustar los pasivos estimados correspondientes.
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Conciliación de los Saldos de la cuenta principal y subalterna.
Para este efecto debe tenerse en cuenta lo establecido en el numeral 2.4 del PGCP relacionado con las instrucciones para el manejo contable y cierre de la cuenta Principal y Subalterna.
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Cierre de cuentas de Planeación y Presupuesto.
Las entidades deben tomar las medidas necesarias, tendientes a obtener las cifras definitivas de la ejecución presupuestal, acumuladas por cada una de las cuentas establecidas en el Catálogo General de Cuentas - CGC, de tal manera que les permita conformar el reporte CGN96.001 en lo que se refiere a las cuentas de planeación y presupuesto.
Al final de la vigencia debe efectuarse el respectivo cierre de acuerdo con lo establecido en la dinámica contable definida en el PGCP.
Dado que para realizar los procesos de refrendación de la información correspondiente al recaudo de los ingresos tributarios y a la inversión con ingresos corrientes de libre destinación, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 715 de 2001, y de categorización de los departamentos, distritos y municipios, según lo contemplado en la Ley 617 de 2000, se toma como base la información reportada a 31 de diciembre; estas entidades deberán registrar de manera clara la ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos, especialmente en lo relacionado con la debida desagregación de los Ingresos por participación para la salud, educación y propósito general.
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Reconocimiento y Registro de los Pasivos Pensionales.
Todas las entidades, sean empleadoras o administradoras, que tengan a su cargo el...
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