Carta Circular 59
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 45776 |
Representantes Legales, Jefes de Areas Financieras, Jefes de Control Interno, Jefes de Contabilidad y Contadores de los Entes Públicos del Nivel Nacional y Territorial.
Referencia: Procedimientos para el cierre contable de la vigencia 2004.
Apreciados señores:
Con el propósito de que las actividades que preceden al cierre contable incluyan todos los procedimientos relacionados con el debido reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones en el período contable (1º de enero al 31 de diciembre de 2004) y los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte de diciembre, se deben seguir las siguientes instrucciones:
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Plazos y requisitos
La información con corte al 31 de diciembre deberá presentarse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución número 250 de 2003. En todos los casos se tendrá por no presentada la información reportada que no cumpla con los requisitos señalados en dicha resolución, según lo establece el artículo 9º de la misma.
Se relacionan a continuación la información básica, los estados contables e informes con corte a 31 de diciembre de 2004, que deben ser enviados a más tardar el 15 de febrero de 2005.
Información básica
- Formato CGN96-001 - Catálogo de cuentas.
- Formato CGN96-002 - Información sobre saldos de operaciones recíprocas.
- Formato CGN98-003 - Información sobre participación patrimonial, cuando la composición Patrimonial haya cambiado.
Es importante recordar que toda la información debe presentarse en miles de pesos y sin cifras decimales. Además, recordamos que toda la información debe ser enviada en medio magnético e impresa con las firmas correspondientes. Los disquetes deben venir adecuadamente rotulados y tener en cuenta que la información enviada por E-mail no reemplaza el envío de los impresos.
Estados contables
- Balance general.
- Estado de actividad financiera económica y social.
- Estado de cambios en el patrimonio.
- Notas a los estados contables (en medio magnético e impreso).
- Estado de flujos de efectivo, para las entidades que aplique.
Informes
- Informe de control interno contable: Las oficinas de Control interno contable o quien haga sus veces, verificarán las actividades consagradas en el numeral 5 de la Circular Externa 042 de 2001 y numeral 4 de la Circular Externa 048 de 2001 (entidades SIIF), en armonía con la circular 042 del 10 de diciembre de 2004, expedido por el Consejo asesor en materia de Control interno del Gobierno Nacional.
- Relación de bienes inmuebles cuando se hubiesen presentado modificaciones.
- Recursos públicos entregados en administración según Instructivo número 16 del 16 de diciembre de 2003.
- Saneamiento Contable, remitirse a la Circular Externa 056 de febrero 20 de 2004.
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Actividades administrativas previas al cierre contable
Corresponden a todas aquellas de orden administrativo que conllevan a un cierre integral de todas las áreas que generan hechos financieros económicos y sociales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones bancarias y verificación de operaciones recíprocas, entre otras.
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Reconocimiento de ingresos de la Nación
Las entidades del sector descentralizado nacional que generen ingresos que correspondan al presupuesto nacional deberán realizar el traslado de los recursos a las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y en ningún caso podrán reconocerlos como ingresos propios.
Los organismos de la Administración Central Nacional a los cuales están adscritas o vinculadas las entidades del sector descentralizado, deberán reconocer y reclasificar el ingreso que generen a través del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, utilizando para esto el rubro concepto respectivo.
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Análisis, verificaciones y ajustes
Con el propósito de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con sus objetivos, características y requisitos en el marco de los principios del marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, PGCP, antes del cierre contable se debe hacer una revisión minuciosa de las cifras para identificar y analizar las partidas que requieran ajustes o reclasificaciones, relacionados con la debida aplicación de las normas técnicas y los procedimientos específicos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública, PGCP, complementados con las políticas y procedimientos establecidos por el ente público.
Se deben tener en cuenta, entre otros, los procedimientos que se relacionan con las provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales, cálculo actuarial. Aplicando los procedimientos contenidos en la Circular Externa 051 de 2002 relacionados con las cuentas patrimoniales, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables.
Igualm ente, deberán efectuarse los registros correspondientes a la aplicación de la Ley 716 de 2001 en lo relacionado con el saneamiento contable del ente público según lo dispuesto en la Circular Externa 056 de 2004. También se requiere efectuar las correcciones y reclasificaciones necesarias con base en las observaciones del caso.
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Consolidación de las prestaciones sociales
De conformidad con la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, CGN, las entidades deben reconocer al cierre de la vigencia, el pasivo real de prestaciones sociales y ajustar los pasivos estimados correspondientes.
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Conciliación de los saldos de la cuenta principal y subalterna
Para este efecto debe tenerse en cuenta lo establecido en el numeral 2.4 del PGCP relacionado con las instrucciones para el manejo contable y cierre de la cuenta Principal y Subalterna.
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Cierre de...
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