Carta Circular 71
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 46491 |
Representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de Control Interno, jefes de contabilidad y contadores de los entes públicos del nivel nacional y territorial.
Referencia: Procedimientos para el cierre contable de la vigencia 2006.
Apreciados señores:
Con el propósito de que las actividades que preceden al cierre contable incluyan todos los procedimientos relacionados con el debido reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones en el período contable (1º de enero al 31 de diciembre de 2006) y los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte de diciembre, se deben seguir las siguientes instrucciones:
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Plazos y requisitos.
La información con corte a 31 de diciembre de 2006 deberá presentarse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 550 de 2005. En todos los casos se tendrá por no presentada la información reportada que no cumpla con los requisitos señalados en dicha norma.
Para el corte 31 de diciembre de 2006, todas las entidades del ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública (artículo 2° de la Resolución 400 de 2000) deberán reportar la información financiera, económica y social a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP).
Se relaciona a continuación la información con corte a 31 de diciembre de 2006, que debe ser presentada a más tardar el 15 de febrero de 2007 por las entidades del ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), en los términos establecidos en la Resolución 550 de 2005:
Formularios de la Categoría Información Contable Pública
CGN2005_001_SALDOS _Y_MOVIMIENTOS
CGN2005_002_OPERACIONES _RECIPROCAS
CGN2005NE_003_NOTAS DE_CARACTER_ESPECIFICO
Formulario de la Categoría Notas Generales
CGN2005NG_003_NOTAS DE_CARACTER_GENERAL
Presentación de Información Impresa
Es importante precisar que para el corte a 31 de diciembre de 2006, únicamente debe presentarse la siguiente información en forma impresa:
La certificación de que trata el artículo 4° de la Resolución 550 de 2005.
El Dictamen del Revisor Fiscal, para las entidades que estén obligadas por ley o por estatutos.
Formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS y las notas específicas de los fondos cuenta y fondos especiales.
Presentación de información en medio magnético.
Informe de Control Interno Contable: En cumplimiento de la Resolución 048 de 2004 expedida por la Contaduría General de la Nación, del informe de control interno anual que debe ser enviado al Departamento Administrativo de la Función Pública, las entidades contables públicas remitirán a este organismo regulador de la contabilidad pública solamente el anexo denominado ¿CONTROL INTERNO CONTABLE¿, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al período evaluado, en medio magnético, y en lo posible dentro del mismo medio que envía la información básica. El Archivo se denominará ICICONTABLE acompañado de la extensión que corresponda al año del reporte (ICICONTABLE_2006.DOC).
Para la elaboración del informe relacionado con la evaluación del sistema de control interno contable debe tenerse en cuenta, como mínimo, los numerales 3, 4 y 5 contenidos en la Resolución 119 de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación, es decir, se analizarán las situaciones que ponen en riesgo la calidad de la información contable y están asociadas a cada una de las actividades que se desarrollan regularmente durante el proceso.
La estructura del informe contendrá la evaluación del sistema de control interno contable donde se resalten las fortalezas y debilidades de este sistema de control. Deben indicarse las recomendaciones que se desprendan de dicha evaluación, y señalar en forma concreta los avances obtenidos respecto de las evaluaciones y recomendaciones realizadas en períodos anteriores. En este sentido, dicho informe contendrá, en su orden, la evaluación de los controles a que se refiere el numeral 5 de la mencionada resolución.
En este informe también se debe indicar, con relación al saneamiento contable, los siguientes aspectos:
¿ Estado final del proceso de saneamiento contable realizado por la entidad.
¿ Actividades adelantadas por la Oficina de Control Interno Contable, o quien haga sus veces, para evaluar el cumplimiento del saneamiento contable de la entidad.
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Actividades administrativas previas al cierre contable.
Corresponden a todas las de orden administrativo que conllevan a un cierre integral de todas las áreas que generan hechos financieros, económicos y sociales; tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones bancarias y verificación de operaciones recíprocas, entre otras.
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Reconocimiento de ingresos de la Nación.
Las entidades del sector descentralizado nacional que generen ingresos correspondientes al presupuesto nacional deberán realizar el traslado de los recursos a las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y en ningún caso podrán reconocerlos como ingresos propios.
Los organismos de la Administración Central Nacional a los cuales están adscritas o vinculadas las entidades del sector descentralizado, deberán reconocer y reclasificar el ingreso que generen a través del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, utilizando para esto el rubroconcepto respectivo.
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Análisis, verificaciones y ajustes.
Antes de efectuar el cierre contable debe tenerse en cuenta, entre otros, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones bancarias, provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial, aplicando los procedimientos contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública, relacionados con las cuentas patrimoniales, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables.
4.1. Consolidación de las prestaciones sociales.
De conformidad con la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, las entidades deben reconocer al cierre de la vigencia, el pasivo real de prestaciones sociales y ajustar los pasivos estimados correspondientes.
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Conciliación de los saldos de la cuenta principal y subalterna.
Para este efecto debe tenerse en cuenta lo establecido en el numeral 2.4 del PGCP relacionado con las instrucciones para el manejo contable y cierre de la cuenta Principal y Subalterna.
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Cierre de cuentas de planeación y presupuesto.
Las entidades deben tomar las medidas necesarias, tendientes a obtener las cifras definitivas de la ejecución presupuestal, acumuladas por cada una de las cuentas establecidas en el Catálogo General de Cuentas, CGC, de tal manera que les permita conformar el reporte CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS en lo que se refiere a las cuentas de planeación y presupuesto. Al final de la vigencia debe efectuarse el respectivo cierre de acuerdo con lo establecido en la dinámica contable definida en el PGCP.
Dado que para realizar los procesos de refrendación de la información correspondiente al recaudo de los ingresos tributarios y a la inversión con ingresos corrientes de libre destinación, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 715 de 2001, y de categorización de los departamentos, distritos y municipios, según lo contemplado en la Ley 617 de 2000, se toma como base la información reportada a 31 de diciembre; estas entidades deberán registrar de manera clara la ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos, especialmente en lo relacionado con la debida desagregación de los Ingresos por participación para la salud, educación y propósito general.
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Reconocimiento y registro de los pasivos pensionales.
Todas las...
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